Una guía para principiantes de GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

La técnica de gestión del tiempo de GTD le ayuda a organizar y realizar un seguimiento de las tareas, sacar toda la información de su cabeza y empezar a actuar.

Que es GTD

A nuestro cerebro se le ocurren nuevas ideas con facilidad, pero recordarlas todas le resulta mucho más difícil. Por ejemplo, recuerda que debes comprar el regalo de cumpleaños de tu mamá la próxima semana. En lugar de recordarle esto cuando pase por su tienda favorita, su cerebro simplemente le hará sentir que debería haber comprado algo.

GTD (Getting Things Done) es una técnica que ayuda a convertir ideas vagas, impulsos, percepciones y reflexiones nocturnas en acción. Cuando aprenda a confiar en este sistema, su cerebro no retendrá toda la información. Esto reducirá el estrés y tendrá la fuerza para realizar actividades más productivas.

Cómo funciona esta técnica

GTD se basa en un sistema de listas con el que organizas lo que te viene a la mente. Para implementarlo en su vida, debe registrar y procesar la información entrante. Además, deberá crear dichas listas: "Entrantes", "Próximas acciones", "Lista de espera", "Proyectos" y "Algún día". Todo lo que requiera su atención irá primero a la "Bandeja de entrada" y luego a una de las otras listas.

1. Colección

Reúne toda la información que necesita tu atención, desde las cartas que necesitas para responder hasta las ingeniosas ideas que te vienen a la mente mientras te duchas. El punto de recogida puede ser un cuaderno de papel, un archivo adjunto o un correo electrónico al que te enviarás cartas a ti mismo.

Cuando empezó a utilizar la técnica GTD, intente liberar su cabeza de toda la información acumulada. Anota todo lo que necesitas o quieres hacer, todo lo que te ha ocupado en los últimos días o semanas, interfirió en tu concentración, o fue recordado en el momento inoportuno.

2. Procesamiento

Considere la información acumulada. Esta es la regla principal de todo el sistema. Haga esto con regularidad para no recolectar demasiado. Para procesar la información, hágase una serie de preguntas.

• ¿Es solucionable? Se pregunta si se puede hacer algo para eliminar este elemento de la lista. Si no es así, elimínelo o muévalo a la lista Algún día. Guarde la información útil con la que no necesita hacer nada, como una receta o un artículo interesante, en un lugar separado. Cosas que desea hacer en un futuro lejano (aprender japonés, escribir un libro), muévalas a la lista "Algún día" para que no se ubiquen entre las "Acciones siguientes".
• ¿Es posible completar un caso en un solo paso? En GTD, cualquier cosa que requiera más de un paso se llama proyecto. Si tiene varias tareas relacionadas en su Bandeja de entrada, cree un proyecto separado para ellas. Agregue su nombre a su lista de proyectos y seleccione una acción para agregar a "Siguiente".
• ¿Tardará más de dos minutos? Si no es así, hágalo de inmediato. Es más rápido que agregarlo a su próxima lista de tareas o delegarlo a otra persona. Si lleva más tiempo completar la tarea, considere si solo usted puede hacerlo o si puede delegarla en alguien.
• ¿Puedo delegarlo en alguien? Si es así, delegue. Cuando necesite realizar un seguimiento del progreso, mueva el elemento a la "Lista de espera". Si no puede delegar una tarea, agréguela a su calendario oa la lista "Siguiente".
• ¿Existe una fecha límite específica? Si es así, agregue esto a su calendario. No escriba todo lo que quiere hacer en un día. Ingrese solo lo que debe hacerse: una visita al dentista, una reunión, un vuelo. Si no hay una fecha límite específica, mueva el caso a Pasos siguientes.

3. Organización

Ordene todo en su lugar: en una de las cinco listas, en una carpeta con información útil para el futuro, en su calendario o en la papelera.

Agregue a la "Lista de espera" cualquier caso que se haya estancado por alguna razón. Por ejemplo, cuando no puede continuar hasta que reciba una respuesta a su correo electrónico o cuando esté esperando la entrega. Recuerde incluir la fecha al lado de cada artículo.

Los siguientes pasos deben incluir tareas que deben completarse lo más rápido posible. Formúlelas como acciones físicas factibles, para que sea más fácil ponerse manos a la obra. Por ejemplo, es mejor escribir "llamar a Lena y hacer arreglos para que se siente con el niño el jueves por la noche" que "hacer arreglos para que alguien se siente con el niño", aunque en esencia es lo mismo.

Idealmente, debería agregar una etiqueta de contexto a cada elemento en "Siguiente". Él te dirá dónde debes estar, con quién, qué necesitas llevar contigo. Por ejemplo, puede tener etiquetas "compras", "en el trabajo", "con niños", "teléfono", "computadora". También puedes indicar cuánto tiempo tienes para este caso o qué prioridad tiene. Luego, si es necesario, puede ordenar rápidamente todos los casos por etiquetas.

4. Resumen

Asegúrese de revisar todas las listas una vez a la semana. Cuanto más tiempo deje cosas en la bandeja de entrada, más difícil será tratar con ellas más tarde.

• Se debe definir una próxima acción para cada proyecto.
• Cada elemento de "Siguiente" debe ser algo que desee hacer durante la próxima semana. Mueva todas las cosas innecesarias a la lista "Algún día" o elimínelas por completo.
• De vez en cuando, intente mover algo de la lista "Algún día" a "Pasos siguientes".

5. Ejecución

¡Tomar acción! Si ha organizado su sistema correctamente, este será el paso más fácil. Al repetir los primeros cuatro pasos de forma regular, estará completamente seguro de que todas las cosas de la lista son necesarias para que pueda progresar y acercarse a sus objetivos.