Cómo programar reuniones para hacerlas efectivas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

No pierdas tu tiempo.

Puede que no le gusten las reuniones, pero aún así debe realizarlas. Esta es una parte esencial del flujo de trabajo en cualquier empresa. Una forma de hacer que las citas sean más útiles y rápidas es programarlas con cuidado. El libro de Olga Demyanova, Doctora en Economía, “Reuniones rápidas y eficaces. Desde la preparación hasta la obtención del resultado deseado.

Con el permiso de la editorial "Alpina PRO", Lifehacker publica un extracto del segundo capítulo.

Las reuniones en sí mismas no son un problema. Incluso son necesarios y son un atributo gerencial del poder. Necesita deshacerse de reuniones prolongadas inútiles e ineficaces.

Los tipos de reuniones más habituales:

• semanalmente;
• estratégico;
• trabajadores;
• informes;
• reuniones de planificación;
• lluvia de ideas;
• conversaciones y reuniones de negocios;
• sesiones informativas.

Todos estos tipos se pueden agrupar en cuatro grupos principales:

1. por duración: rápido (hasta 30 minutos) y prolongado (más de una hora);
2. por el número de participantes: hasta 10 personas o más;
3. por finalidad: laboral, política e informativa;
4. por tiempo: planeado y no planeado.

Atributos necesarios para la programación de reuniones

Qué planificar:

• metas;
• agenda;
• lista de invitados;
• calendario;
• materiales de información;
• responsable de mantener el protocolo;
• límite de tiempo para los discursos.

En primer lugar, el líder debe considerar los objetivos de la reunión. Este es el punto de partida de la agenda y la lista de participantes, horario y reglamento.

Los principales objetivos de las reuniones:

1. Nueva información - para la reunión informativa:

• noticias importantes y cambios de política;
• discusión de planes y estrategias;
• previsión a corto plazo;
• presentación de nuevos productos y enfoques;
• discusión del presupuesto;
• cuestiones de personal.

2. Seguimiento de eventos y toma de decisiones operativas - para reuniones periódicas:

• principales riesgos y dificultades;
• parámetros para evaluar el progreso;
• evaluación de procesos clave y cambios necesarios;
• discusión de lo que está sucediendo: qué va bien, qué necesita mejorar;
• lecciones clave y resultados de las acciones;
• coordinación de esfuerzos;
• comunicaciones.

3. Motivación: reuniones creativas, desarrollo de nuevos enfoques y formación de equipos:

• motivación para la acción;
• toma de decisiones colectivas;
• honrando el éxito individual y colectivo.

Así, el propósito incide en el tipo de encuentro y el modelo para organizarlo. Por ejemplo, las sesiones informativas difieren en el número de participantes y la duración. Los regulares son de carácter planificado, son más rápidos en el tiempo y con un número limitado de participantes. Las reuniones creativas requieren una preparación especial: organización de muebles (generalmente mesas separadas), té, café y un ambiente informal; no requieren adherencia al código de vestimenta.

Matriz de Eisenhower para preguntas de reuniones de clasificación

Hay que recordar que una reunión es una plataforma donde se toman decisiones importantes y se superan problemas. La Matriz de Eisenhower es el campo donde se recopilan todos los problemas y preguntas. Están clasificados en términos de importancia y urgencia.

	Urgentemente	No te apresures
Importante	A	B
No importa	C	D

Cuadrado A: asuntos importantes y urgentes

El cuadrado de asuntos importantes y urgentes debe estar vacío o pequeño. Esto indicará que está cumpliendo con la fecha límite. Si hay muchos de estos casos, esto es un signo de desorganización. Ejemplos de casos que se pueden cuadrar:

• casos directamente relacionados con sus deberes funcionales y que afecten su desempeño;
• casos, cuyo fracaso puede crear problemas;
• asuntos relacionados con la salud y el clima psicológico en el equipo;
• asuntos que afectan la seguridad del equipo;
• casos, cuyos resultados deben coordinarse o presentarse a su dirección.

Cuadrado B: asuntos importantes pero no urgentes

Cuando las asignaciones o asuntos no tienen urgencia y no se especifica cuándo deben completarse, el albacea mismo asigna el tiempo. Este cuadrado incluye todas las cosas que se relacionan con su funcionalidad en la empresa, las cosas que hace de forma regular y, como regla, su implementación está ligada al cronograma general de la empresa (por ejemplo, la preparación de la versión final). informes). Las asignaciones de investigación que requieren una cierta cantidad de tiempo también se pueden atribuir a tales casos, pero la cantidad de costos laborales no está clara hasta el momento de su finalización. Las tareas de la primera y segunda plaza deben ser monitoreadas constantemente, por lo que es recomendable incluirlas en la agenda de las reuniones.

Cuadrado C: asunto urgente pero sin importancia

Son distracciones. A menudo, simplemente interfieren con el enfoque en tareas importantes y reducen la eficiencia. Recuerda siempre tus metas y aprende a distinguir entre lo importante y lo secundario.

Vale la pena entrar en esta plaza:

• reuniones o negociaciones impuestas por alguien del lado;
• discusión de problemas que los subordinados pueden resolver;
• discusión de asuntos no comerciales;
• discusión de temas abstractos.

Cuadrado D: asuntos no urgentes y sin importancia

Los casos en esta categoría no lo promueven en proyectos, pero lo distraen de trabajar en ellos.

• no aporta ningún beneficio en absoluto;
• es útil no ocuparse de ellos en absoluto;
• Comedores de tiempo.

Para cada objetivo, el líder hace las siguientes preguntas:

• ¿Quién tiene la información y el conocimiento sobre el tema en consideración?
• ¿A quiénes afecta este tema?
• ¿De quién depende la decisión?
• ¿Quién necesita conocer la información a discutir?
• ¿Quién implementará las decisiones tomadas?

Puede utilizar la metodología 99/50/1 al programar reuniones de proyectos.

El líder organiza reuniones en tres puntos importantes del proyecto:

• al principio, para sumergir a todos los participantes en el ritmo del proyecto y para la formación de equipos del grupo;
• en una etapa intermedia, para discutir los resultados del trabajo realizado y otros ajustes, si es necesario;
• en la línea de meta, cuando queda por realizar el 1% del volumen total, para un resumen preliminar.

Este momento le ayudará a aprovechar mejor su tiempo en las reuniones.

Agenda

La agenda es un plan de tareas a resolver en la reunión. Es necesario definir claramente el tiempo de cada discurso, asignar un tiempo separado para la discusión y la retroalimentación de todos los participantes.

Al planificar el horario de su reunión, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• la importancia del tema de la agenda;
• el límite de tiempo para cada actuación;
• se rompe si es necesario;
• 20% del tiempo para información adicional importante.

La agenda se envía a todos los participantes de la reunión.

Agenda con fijación de tiempo y concreción de discursos

1. Resultados del trabajo sobre la celebración de contratos. Informe de I. Ivanov (15 minutos).
2. Problemas en el transporte de suministros. Informe de I. Petrov (15 minutos).
3. Resultados y planes de trabajo del proyecto. Informe de T. Sidorov (20 minutos).

A partir de las 11:00.

Finaliza a las 12:15.

¡Necesita capacitarse para tener reuniones rápidas y efectivas!

Tus pautas de tiempo:

Importante y urgente	12 minutos
Importante y no urgente	24-36 minutos Urgente e importante: 12 minutos: el principio de Pareto funciona aquí: el 20% del tiempo crea el 80% del resultado, con una reunión promedio de una hora (60 minutos), el tiempo más productivo es de 12 minutos (20% de 60 minutos). Importante y no urgente: generalmente planeado. El tiempo efectivo para tales reuniones es de 24 a 36 minutos. El método 60/40 funciona aquí, según el cual, al elaborar un plan para el día, el 40% del tiempo debe quedar libre, el 60% debe asignarse al trabajo planificado, incluido el 20% para "impredecible" y 20% para los que surgen de forma espontánea o se vuelven acompañantes. Con un tiempo promedio de reunión de una hora (60 minutos), el tiempo para asuntos importantes pero no urgentes planificados es de 24 a 36 minutos (40 a 60% de 60 minutos).
Sin importancia y urgente	Delegación y control por teléfono y otros medios de comunicación, no más de tres minutos para el control.
Sin importancia y sin urgencia	Delegación y control por parte de la dirección, no más de un minuto por delegación.

Lista de invitados

El número óptimo de participantes en reuniones rápidas es de 5-7 personas. Se aceptan de 8 a 12 personas si el líder de la reunión tiene habilidades de facilitador.

Para generar ideas, fijar metas y volar, la composición ideal es de no más de 15 personas.

Hay una regla tácita en Google: el número máximo de participantes no es más de 10.

Amazon tiene una regla de dos pizzas: debe haber tantas personas en una reunión como puedas alimentar a dos pizzas.

Hay una regla 8-18-1800:

• no más de 8 personas - resolviendo problemas laborales;
• no más de 18 - lluvia de ideas, resolución colectiva de problemas;
• hasta 1800 personas: información y la oportunidad de comunicarse.

Un estudio de Bain and Company dice que en los grupos de toma de decisiones, agregar más de siete de cada participante resulta en aproximadamente un 10% menos de eficiencia.

Los responsables directos están obligados a participar en las reuniones.

Apple enumera el nombre de la persona a cargo junto a cada elemento de la reunión. Así, cada empleado tiene un área de responsabilidad clara en el marco del trabajo asignado.

Si organiza reuniones con frecuencia, este libro definitivamente será útil: Olga Demyanova ofrece 16 métodos y cuatro herramientas para estudiar que ayudarán a aumentar la efectividad de todos los participantes en tales reuniones.