Cómo hacer que las reuniones sean más productivas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El empresario e inversor Ray Dalio compartió los secretos de las reuniones exitosas.

1. Determine quién dirige la reunión y para quién se lleva a cabo

Cualquier reunión debe lograr el objetivo de alguien. Esta es la persona que debe dirigir la conversación. Identifica los objetivos del encuentro y cómo solucionarlos. De lo contrario, todos hablarán al azar y no habrá una discusión productiva.

2. Decide qué tipo de comunicación prevalecerá

La forma de la reunión depende del propósito de la reunión. Por ejemplo, la discusión y la conferencia instructiva se llevan a cabo de diferentes maneras. Las discusiones toman mucho tiempo. Cuantos más participantes hay, más se arrastran. Así que elija cuidadosamente a los asistentes a su reunión.

No invites solo a quienes estén de acuerdo con tu opinión. Evite tanto el pensamiento grupal, cuando los participantes no expresan sus propias opiniones, como la toma de decisiones singulares.

3. Sea persistente y abierto

Tendrás que gestionar los conflictos, salir de los puntos muertos y gestionar tu tiempo sabiamente. Las dificultades suelen surgir cuando habla un empleado sin experiencia. Sopesa lo que es más importante para ti: ahorra tiempo sin discutir su opinión, o comprende cómo piensa. La segunda opción ayudará a determinar cómo afrontará una persona determinadas responsabilidades. Si tiene tiempo, discuta con él dónde está equivocado. Pero siempre admite tu propio error.

4. No salte de un tema a otro

Así que en la reunión no se resolverá ni un solo tema. Para evitarlo, marque la conversación en la pizarra.

5. Siga la lógica de la conversación

Durante las disputas, las emociones se intensifican y dificultan la percepción objetiva de la realidad. Mantén la calma y la racionalidad. Por ejemplo, la gente a veces dice: "Creo que es verdad" y luego actúa como si fuera un hecho establecido. Aunque sus interlocutores ven la situación de una forma completamente diferente. Para que prevalezca la lógica en la conversación, y no las emociones, pregúntele a esa persona: "¿Es realmente cierto?"

6. Distribuya las responsabilidades de cada participante

Cuando las decisiones las toma un grupo, a menudo se olvida asignar responsabilidades. Y luego no está claro quién debe hacer qué y quién es el responsable. Asegúrese de definir claramente las responsabilidades de cada miembro de la decisión del grupo.

7. Introduzca la regla de los dos minutos

Deles a todos dos minutos para que expresen con calma sus pensamientos. Y solo entonces discutir su propuesta. De esta forma, todos los participantes expresarán su opinión sin temor a ser interrumpidos o incomprendidos.

8. Detenga a los que hablan demasiado rápido

El habla rápida es más difícil de entender. Algunos se aprovechan de esto. La gente no quiere parecer estúpida y no volver a preguntar, aunque no entienda algo. No caiga en este cebo. Es su responsabilidad aclarar cualquier ambigüedad y resolver disputas. Así que no tenga miedo de decir: “Lo siento, no lo entendí. ¿Podrías hablar mas despacio? Y luego haga las preguntas pendientes.

9. Resume la conversación

Si todos intercambiaron ideas, saque conclusiones. Si llega a un acuerdo en la reunión, repítalo en voz alta. Si no es así, dígalo también. Si ha identificado tareas para el futuro, distribúyalas entre los participantes y especifique los plazos.

Escriba las conclusiones, las teorías de trabajo y los problemas para que todos tengan acceso a ellos. Esto facilitará el seguimiento del progreso.