Para que sirve una biblioteca corporativa y como crearla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Instrucciones para quienes quieran organizar los libros esparcidos por la oficina, inculcar en los empleados una cultura de lectura y hacer que el aprendizaje y el desarrollo sean un proceso natural.

¿Por qué la empresa necesita una biblioteca?

La biblioteca corporativa hace que la lectura sea accesible para todos

Un empleado no tiene que comprar un libro y pasar por la agonía de la elección. La biblioteca ya ha recopilado lo que es útil y útil en el trabajo.

Biblioteca corporativa: el primer paso hacia el sistema de formación

En nuestra empresa, cada empleado tiene un plan de desarrollo individual. Dice qué metas debe alcanzar en un mes y cuarto. Los libros son una de las herramientas para conseguirlos, junto con la formación y la tutoría internas.

La biblioteca corporativa acelera la adquisición de conocimientos

Si una empresa se centra en el crecimiento y el desarrollo, simplemente tiene que acumular, dominar y transferir conocimientos rápidamente. La lectura regular de libros crea una atmósfera en la que el aprendizaje continuo y la autoeducación es un proceso natural.

Dónde empezar

1. Ensamble el primer estante

Lo más probable es que resulte espontáneo. Dígaselo a sus empleados, rastree su reacción. Sugiera algunos productos nuevos que definitivamente interesarán a los trabajadores más activos.

Todo comenzó para nosotros cuando comenzamos a recolectar folletos de las capacitaciones realizadas en la empresa en la oficina del departamento de recursos humanos. Con el tiempo, hubo más y más personas que vinieron a buscar materiales y solicitaron literatura adicional. Nos dimos cuenta de que era hora de construir nuestra propia biblioteca.

2. Designar a una persona responsable del proyecto: el comisario de la biblioteca

Hemos designado a un empleado del departamento de recursos humanos. Por supuesto, esta no es su actividad principal, pero si un especialista administra los libros, con el tiempo se convierte en un verdadero experto y puede elegir un libro para cualquier empleado con cualquier propósito.

3. Identificar los encabezados principales de la biblioteca

Por regla general, corresponden a la línea de negocio de la empresa. Recopile comentarios, averigüe qué libros faltan, escuche las opiniones de los empleados. Al principio, nuestra biblioteca solo tenía libros sobre marketing en Internet. Con el tiempo, hubo cada vez más publicaciones sobre gestión, gestión de procesos, autodesarrollo y diseño.

4. Asigne un presupuesto para la compra de libros

Es importante tener en cuenta que algunos libros cuestan 300 rublos, y algunos, por ejemplo, sobre programación o en inglés sobre administración, hasta 1, 5-2 mil, sin incluir la entrega.

La lista de nuevos productos para la compra está formada por los propios empleados: le dicen al curador cómo este o aquel libro los ayudará a ellos y a sus colegas en su trabajo. Y luego el curador prioriza las adquisiciones dentro del presupuesto.

5. Organice el espacio de almacenamiento para libros

Repartimos todos los libros, no se requiere una sala separada para la sala de lectura. Por lo tanto, los estantes compactos están ubicados a lo largo de la pared en la oficina de recursos humanos y no interfieren con el trabajo. La ventaja de esta organización es que el comisario, especialista en formación y desarrollo de personal, en su tiempo libre con la biblioteca, hace lo suyo junto con colegas de RRHH.

Cómo automatizar el proceso

1. Ingrese la contabilidad de libros, incluso si la biblioteca es pequeña

El curador debe realizar un seguimiento del período en el que el libro está con el empleado y enviar un recordatorio: "No olvide entregar el libro". En una empresa pequeña, las listas de correo con una solicitud para dejar comentarios también se pueden enviar manualmente, lo principal es realizar este trabajo de manera sistemática. Al principio, nuestra biblioteca solo existía sin conexión. Había que venir, elegir un libro, y el empleado de la biblioteca (curador) dejó huella en Excel.

2. Esté preparado para el crecimiento de la biblioteca y la complejidad del sistema

En 2011, la biblioteca obtuvo un caparazón tecnológico, un análogo de un catálogo electrónico con un sistema de contabilidad. Hemos creado una nueva sección en el portal corporativo, un sistema con el que automatizamos el proceso de pedido y seguimiento de libros, lo vinculamos a la base de datos de todas las publicaciones. Tan pronto como llega una nueva instancia a la biblioteca, se le asigna un identificador y se ingresa en el registro y la base de datos. Luego, el libro aparece en la página principal del portal corporativo en la sección de nuevos productos. Los libros electrónicos, que compramos si los libros en papel son demasiado caros o raros, también van allí.

3. Organiza una cola para los libros

Si hay un catálogo electrónico en el portal, los empleados pueden ver la lista de libros, leer reseñas y solicitar la copia deseada. Cuando un empleado hace clic en el botón "Quiero leer", recibe una notificación si el libro está disponible o si tendrá que esperar.

Gratis: el curador recibe una carta que indica que el libro debe enviarse a un empleado en una de las oficinas. No, el empleado ingresa a la cola electrónica y espera a que el libro esté disponible.

Puede organizar la cola para libros de trabajo en Excel o Google Sheets, pero será más difícil. En una empresa pequeña, los propios empleados pueden ponerse de acuerdo sobre a quién transferir el libro después de leerlo. Lo principal es que el comisario esté informado sobre el cambio de lector. Puede ingresar a una lista de espera para los libros más populares, donde los propios empleados ingresarán nombres y los tacharán antes de entregar el libro.

4. Solicite copias adicionales de libros populares

Si hay una cola constantemente larga para un libro (no solo en los primeros meses después de ordenarlo), nuestro curador recibe una notificación. Si hay una gran cantidad de críticas positivas, si el libro es realmente útil, se solicitan copias adicionales.

Cómo mantener la biblioteca funcionando de manera eficiente

La biblioteca en sí no es suficiente. Todos los empleados deben conocerlo, ver actualizaciones constantes, comprender lo que están leyendo los colegas e intercambiar experiencias.

1. Organizar un sistema de retroalimentación

Tan pronto como el empleado devuelve el libro, recibe una carta de agradecimiento y una solicitud de comentarios. Los comentarios de personas con un campo de información similar permiten que otros comprendan lo útil que es este libro para ellos. Puede hacer preguntas al autor de la revisión, aclarar detalles o discutir una publicación ya leída.

2. Comenta los libros que leíste

En ausencia de una plataforma electrónica corporativa, introduzca una regla para reunirse regularmente y discutir los libros que ha leído. Las ediciones específicas pueden indicarse en el plan de desarrollo de empleados o recomendarse para un departamento en particular.

3. Comparta las noticias de la biblioteca

Tenemos una sección especial para obtener información en nuestro resumen de noticias mensual. Hay novedades publicadas, colecciones de la literatura más popular o reseñas de los mejores libros según uno de los empleados. A veces, las selecciones personales de los empleados terminan en un blog corporativo.

4. Diseñe los estantes de su biblioteca

De modo que me gustaría mirar los libros y hablar con el curador. Coloque los encabezados más relevantes a la altura de los ojos, especialmente para aquellos que han ingresado a la oficina de recursos humanos por su propio negocio, de modo que una persona probablemente no pase por publicaciones populares. Coloque pequeñas cosas brillantes en los estantes: llame la atención, deje que el empleado se quede más tiempo, hojee y seleccione un libro.

5. Considere los riesgos

Los libros a menudo se retrasan, incluso si se les da al menos un mes para leerlos. Los recordatorios deben enviarse tanto a los especialistas como a la alta dirección. Si las notificaciones estándar no funcionan, el curador de la biblioteca escribe mensajes en persona después de un par de meses. A veces los libros se rompen, con menos frecuencia los empleados los pierden. Esto significa que el libro popular tendrá que ser ordenado fuera de turno.

Si no se echa en falta nada, la biblioteca, su efecto y los resultados obtenidos serán como una bola de nieve: por un lado, la empresa invierte en formación, crea un entorno para el desarrollo de los empleados, por otro lado, los empleados invierten tiempo y energía en el autodesarrollo, luchar por algo nuevo y dar ejemplo a otros colegas.