Cómo hacer un horario para todos los días y nunca romperlo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El tiempo es sin duda el recurso más valioso que poseemos. Por lo tanto, las habilidades de gestión del tiempo son fundamentales. Pero hacer un buen horario no es suficiente. Estos consejos te ayudarán a componerlo para que no quieras romper el orden establecido.

Tu bienestar, productividad y buen humor dependen de cómo gestiones tu tiempo. Utilice estos consejos y cree un horario que sería casi un pecado mortal romper.

1. Necesitas trabajar sin interrupciones

Si se dedica principalmente al trabajo intelectual (por ejemplo, es diseñador, ingeniero, escritor, científico), debe concentrarse en la tarea en cuestión y captar el llamado flujo. Para trabajar bien y de manera productiva, deje en el horario intervalos claros durante los cuales no se distraerá, interrumpirá o dejará su lugar de trabajo. Utilice estas ventanas de tiempo solo para trabajar.

La cantidad de tiempo óptima es fácil de calcular de acuerdo con la regla sugerida por el administrador de Facebook, David Gillis.

Su horario semanal debe tener al menos seis brechas, de al menos tres horas y media de duración, reservadas estrictamente para el trabajo continuo.

Es difícil, pero es necesario luchar por ello. Básicamente, tienes que trabajar tres horas y media todos los días hasta la hora del almuerzo. Y encuentra un día en el que trabajarás tres horas y media sin parar y por la tarde.

Revise su horario. ¿Hay un lugar en él para que se implemente esta regla? Si no hay espacio, tienes un problema. Y necesitas resolverlo con urgencia.

¿Qué pasa si no sigues esta regla?

• No serás productivo.
• Tendrá que terminar el trabajo fuera del horario de atención, por la noche o dedicarle los fines de semana.

Obviamente, no durará mucho en este estado. Así que intente reorganizar su horario para que se ajuste a la regla. Para hacer esto, puede:

• reprogramar las reuniones para que no lo distraigan del trabajo;
• encuentre un día durante el cual no habrá reuniones, ni reuniones, ni reuniones de planificación;
• hable con su gerente: seguro que está listo para optimizar su día para que trabaje de manera más eficiente.

Una vez que haya elaborado un horario que defina estrictamente estos bloques de tiempo, trátelo como si fuera una joya de la abuela. Santa vaca. Botella de vino de colección.

Para que sea más fácil seguir el nuevo horario, explíquese a sí mismo por qué lo necesita. Fíjese una meta. Por ejemplo, diga: "Quiero terminar un proyecto en una semana".

Le resultará fácil y agradable trabajar. Encuentre un lugar cómodo, apague las notificaciones en su teléfono, tome un café. Capte la corriente e involúcrese en el proceso.

2. Revise su horario semanalmente

Decide tus prioridades

Su horario debe tener una ventana de 30 minutos programada para el lunes. Utilice este tiempo para revisar su calendario para la próxima semana. Decida cuáles son los tres objetivos principales que debe alcanzar en los próximos siete días. Cuales son tus prioridades?

Asegúrese de consultar todas las citas de esta semana. No deben interrumpir los bloques de tiempo de trabajo.

• Si te invitan a participar en un evento del que no sabes nada, escribe al organizador y pregunta por el programa del evento.
• Si tiene una reunión programada con una persona, pero no tiene nada que discutir esta vez, cancélela.
• Si tiene una reunión o presentación programada, programe también un tiempo de preparación.
• Si no hay una reunión programada, pero tiene algunas preguntas importantes para una persona o equipo, programe una reunión, una reunión o al menos una llamada telefónica.

La planificación activa no es fácil. Pero a cambio, obtendrá la agradable sensación de tener un control total sobre su tiempo durante siete días.

3. Pregúntese si así es como debe ser en esta reunión

Reuniones, reuniones, presentaciones: todo esto consume mucho tiempo. Por lo general, estos eventos están programados de manera inconveniente y son completamente ineficaces. ¿Por qué son necesarios en absoluto?

¿Por qué aparecimos en ellos?

• No queremos molestar a la otra persona. Hizo una cita para ti, lo que significa que necesita discutir algo. A regañadientes, acepta asistir a la reunión, sacrificando sus asuntos importantes.
• Nos sentimos involucrados en el proceso. Por ejemplo, si todo el equipo se reúne para discutir un proyecto, sientes que definitivamente deberías venir. De lo contrario, tus compañeros de trabajo pensarán que no eres tan dedicado como los demás.
• El deseo de estar informado. Si la reunión parece importante (por ejemplo, alguien de la gerencia estará presente en ella o se planea tomar una decisión fatídica), naturalmente desea estar allí.

De hecho, su eficiencia podría ser mayor si permaneciera en el lugar de trabajo y no se separara del proceso. ¿Cómo sabe a qué reunión debe asistir y a cuál puede omitir? Utilice esta regla.

Debe asistir a la reunión si:

a) está seguro de que su presencia afectará el resultado de la reunión, b) aumentará su eficiencia a través de esta reunión.

Para ver si su presencia afectará el resultado de la reunión, pregúntese si va a hablar de su trabajo o si quiere sentarse en silencio. Quizás haya alguien en el pasillo que pueda expresar su opinión con más confianza y mejor.

Para ver si será más eficaz después de esta reunión, pregúntese si aprenderá algo nuevo en esta reunión. Si no aprende nada nuevo, no tiene la intención de hacer preguntas, no habla de su trabajo y, por lo tanto, no espera críticas constructivas, es poco probable que aumente su eficacia.

Si ni en el primero ni en el segundo caso no puede explicarse a sí mismo por qué necesita asistir a esta reunión, sáltesela. Su tiempo es limitado y necesita usar cada minuto sabiamente.

4. Haz que tus reuniones sean efectivas

Ciertas reuniones y citas pueden ser más eficientes y productivas. Verifique si su evento laboral cumple con estos criterios y responda algunas preguntas.

• Hay una agenda y un propósito claros para la reunión. De lo contrario, pídale al organizador que anuncie exactamente lo que debe lograrse al final de la reunión.
• ¿Están presentes en la reunión los que no asisten a la reunión? Cuanto más grande sea la reunión de planificación, más le cuesta a cada miembro del equipo, más habilidades y habilidades se requieren del líder.
• ¿Podría dividir una reunión grande en varias reuniones más pequeñas? Así, todo el equipo trabajará durante la reunión, expresará su opinión, discutirá el trabajo realizado.
• ¿La discusión se está yendo a un lado? Lleve un registro del tiempo: cuando el tema de conversación cambia, es fácil distraerse y olvidarse de cuántos minutos quedan para el final de la reunión. No se permita perder su precioso tiempo de manera tan irreflexiva. Recuerde a sus colegas: "Nos quedan 10 minutos y no hemos tocado algunos temas".

5. Deja tiempo para el estudio y la creatividad

No todas las tareas importantes deben completarse con urgencia. Pero asegúrese de programar un horario para estas actividades.

Dependiendo de la meta que te propongas, deja una ventana para el estudio, la creatividad o la búsqueda de inspiración. Puede ser bastante pequeño, solo un par de horas. Pero en unos años, te darás las gracias a ti mismo por estas horas felices. Incluso una inversión tan pequeña generará beneficios en el futuro.

Por ejemplo, me encanta dibujar y creo que esta habilidad no se puede perder. Por lo tanto, en mi horario hay dos horas asignadas solo para dibujar. Pinto el domingo, que es el día menos ocupado de mi agenda. Esto es suficiente para divertirse y no olvidar cómo sostener un cepillo en las manos.

6. Recuerde: debe hacer todo lo que ha planeado

Independientemente de si te encanta hacerlo o no.

Me encanta la hamburguesa doble con queso, pero la como con mucha menos frecuencia que las ensaladas, los cereales y las sopas. Simplemente porque comer hamburguesas dobles con queso todo el tiempo no será saludable ni fuerte. A veces es muy difícil obligarse a comer la comida adecuada. Pero estas debilidades deben superarse, porque es bueno para la salud.

Lo mismo ocurre con su horario. Haz lo que amas. Haz lo que amas no tanto, sino lo que es bueno para ti, tu carrera, tu salud, tu desarrollo. Los elementos de tu agenda aparecieron por una razón: ya hemos descartado todo lo innecesario, solo hay aquello que te ayudará a mejorar.

Ahora no se puede violar el horario.