Revisión de Notion: la herramienta de productividad todo en uno para el trabajo y la vida

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Instale esta aplicación y olvídese de Google Docs, Evernote, Trello y una docena de programas más.

¿Qué es la noción?

Notion combina una gran cantidad de herramientas en una. Notas y listas de tareas pendientes, documentos y hojas de cálculo, tableros kanban y bases de conocimiento: todo lo que tenemos que afrontar a diario está aquí.

El servicio presenta todo esto en forma de un único espacio de trabajo. Al igual que las piezas de LEGO, es fácil agregar las piezas que desee y armar su herramienta de productividad ideal para almacenar ideas, planificar y colaborar con colegas.

Compare Notion con un híbrido de Evernote, Google Docs, Trello y Todoist. El objetivo principal de la aplicación es reemplazar muchos servicios para resolver problemas específicos con el fin de hacer el trabajo más fácil y conveniente.

En lugar de hacer malabarismos con los sitios web y cambiar entre interfaces de software, Notion le permite ejecutar todos los procesos en un entorno limpio y universal y mantenerlos bajo control.

¿Cómo funciona esta herramienta?

Es difícil imaginar una operación conveniente con tantas funciones. Pero, de hecho, la interfaz de Notion es incluso más minimalista que la de los programas individuales a los que reemplaza.

Todo el contenido se almacena aquí en páginas que constan de varios bloques, la esencia principal del servicio. Pueden ser textos, listas, códigos, imágenes o enlaces.

Los bloques se pueden transformar fácilmente en cualquier momento, convirtiendo una lista con viñetas en una lista de verificación y el texto en una página separada, un bloque de código o una cita en un segundo.

Se pueden recopilar varios otros en una página, que a su vez se pueden ocultar dentro de listas desplegables de varios niveles. Puede agregarles tablas, tableros kanban, wikis y bases de datos.

Esto abre posibilidades casi ilimitadas para poner cualquier cosa en los estantes. Para navegar por los registros, se utiliza una barra lateral con estructura de árbol, que muestra cómodamente todo el contenido, así como una búsqueda rápida con consejos.

Cuando crea un nuevo archivo, se abre un cuadro de diálogo donde puede comenzar desde una página en blanco o elegir una de las muchas plantillas listas para usar para una variedad de propósitos.

Cuando haces clic en

/

se abre un menú de comandos, que sirve para agregar bloques básicos como subtítulos, listas y separadores, así como recordatorios, tablas, tableros y calendarios.

Además, la incorporación de medios y archivos de varios servicios está disponible aquí, incluidos Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma y muchos otros.

Al familiarizarse con Notion por primera vez, es bastante difícil entender su concepto, por lo que los desarrolladores han creado uno en vivo, que está disponible sin registrarse directamente en la ventana del navegador y funciona de la misma manera que en la propia aplicación.

Para que se puede utilizar Notion

Los creadores dividen todas las funciones de Notion en cuatro componentes principales: notas y documentos, base de conocimientos, tareas y proyectos y hojas de cálculo y bases de datos. El primero se posiciona como una alternativa a Google Docs y Evernote y se utiliza para trabajar con textos y notas.

El segundo está destinado a reemplazar GitHub Wiki y Confluence y ayuda a construir bases de conocimiento. El tercero asume las funciones de Trello, Asana y Jira, respectivamente, lo que facilita el trabajo con tareas y proyectos. Finalmente, este último reemplaza a Google Sheets y Airtable y sirve para crear tablas y bases de datos.

1. Notas y documentos

Para organizar notas y trabajar con documentos, Notion tiene todo lo que pueda desear. Desde un clipper web y convenientes fragmentos de enlaces agregados hasta un editor funcional con soporte para marcado Markdown e inserción de medios.

Cualquier contenido que cree se puede compartir con otros y colaborar en él en tiempo real. Al mismo tiempo, están disponibles el control de versiones, los comentarios y el control de acceso.

2. Base de conocimientos

Sin ninguna habilidad en Notion, es fácil hacer una wiki fácil de usar y legible. Para hacer esto, simplemente cree una página en blanco y coloque otras en ella. Sus encabezados actuarán como enlaces y pueden contener cualquier cosa en su interior, incluidas otras subpáginas.

En la página principal, puede agregar secciones y la wiki en sí es fácil de vincular con otras bases de conocimiento. Sin embargo, cada página se puede diseñar con portadas y emojis que aparecen junto al título y facilitan la navegación.

3. Tareas y gestión de proyectos

Hay muchas opciones disponibles para organizar tareas. Las cosas simples son más rápidas con las listas de verificación y las listas anidadas, y los proyectos complejos son más fáciles con los tableros Kanban.

Este último se ve y funciona exactamente igual que en Trello, e incluso le permite transferir proyectos desde allí con un solo clic. Además, hay mapas de carreteras, un calendario y un planificador semanal.

4. Tablas y bases de datos

En términos de tablas, Notion puede reemplazar a Google Sheets y Excel, pero solo para cosas no muy complejas y básicas. Aunque, si no necesita fórmulas matemáticas sofisticadas, las capacidades integradas serán suficientes.

Las tablas se pueden crear desde cero, importar desde otras aplicaciones e insertar en documentos y colocar en páginas.

¿Cuáles son los escenarios para usar la herramienta?

El caso de uso más común de Notion es para tomar notas y escribir textos, pero hay más usos para él.

Solo en la galería incorporada, hay 20 plantillas listas para usar para diversas necesidades, que cubren casi cualquier tarea. Sin embargo, gracias al concepto del constructor, siempre puede recopilar una plantilla única para sus objetivos.

La principal belleza de Notion es que puede organizar su vida y su trabajo combinando todos los procesos diarios en un único y conveniente servicio.

Además de las notas obvias, el administrador de tareas, la gestión de proyectos y las bases de conocimientos, la aplicación tiene muchos otros casos de uso. Para entender las posibilidades, aquí hay algunas opciones interesantes como ejemplo:

• Repositorio: recopile ideas, enlaces a artículos, videos y otra información que deba procesarse más adelante.
• Objetivos: traza un mapa de lo que quieres lograr y consulta la lista para mantenerte encaminado.
• Tareas domésticas: escriba planes, guarde las ideas que le gustan para la renovación y mejora.
• Viajes: recopile información sobre los próximos viajes y lugares que desea visitar.
• Finanzas: controle los recibos, realice un seguimiento de los pagos y los gastos.
• Calendario editorial: programe publicaciones para su blog o canal.
• Registro de entrenamiento: realice un seguimiento de sus actividades, realice un seguimiento del progreso, lleve un diario de alimentos.

¿Qué pasa con la sincronización y la presencia de aplicaciones móviles?

Notion está disponible en todas las plataformas y funciona tanto en aplicaciones como en el navegador. Además de los clientes de escritorio para Mac y PC, también existen versiones móviles para iOS y Android que ofrecen una funcionalidad similar.

Todo el contenido se almacena en la propia nube de Notion y se sincroniza entre dispositivos, y aparece casi instantáneamente cuando se edita.

Lo que resultó en el proceso de uso

Escuché sobre Notion hace mucho tiempo. Instalé una aplicación para Mac dos veces, intenté aprenderla y comencé a usarla, pero ambos intentos no tuvieron éxito.

Principalmente trabajo con textos, por lo que esperaba tomar notas y escribir borradores de artículos en Notion. Con notas breves, así como con listas de tareas, resultó fácil, pero con los textos no funcionó.

Realmente extrañé el soporte completo para Markdown e incluso más: la configuración de visualización de fuentes: en el editor solo hay tres tipos de letra, dos tamaños de fuentes y márgenes.

Creo que no tiene sentido usarlo sin transferir todos los procesos a Notion, ya que todo el concepto armonioso de un solo espacio se rompe. Por lo tanto, sigo usando Bear, en el que escribo textos, tomo notas y llevo listas simples.

Pero al mismo tiempo, sigo de cerca a Notion y espero a que aparezcan más configuraciones. Aún así, la aplicación es muy poderosa y prometedora, y la idea de una herramienta universal es tentadora para mí.

Nuestro editor en jefe lo ha hecho mejor. Le gusta usar Notion y esto es lo que dice al respecto.

Para que Notion comience a funcionar, debe pasar varias horas configurándolo: estudiar plantillas, lidiar con la mecánica, mirar videos en YouTube, idear casos de uso. Es largo y tedioso en algunos lugares.

¡Pero! Tan pronto como personalices Notion para ti, comienza el cuento de hadas: ya no serán necesarias otras aplicaciones para notas y tareas. Tablas, listas de verificación, formato de texto con bloques: hay tantas características ocultas aquí que sorprende cuando encuentra algo nuevo.

Me quedé sin espacio después de un mes, pero gracias al programa de referidos y un par de publicaciones, tengo dos años de suscripción.

Cuanto cuesta Notion

Notion se puede usar de forma gratuita, pero en general, esta opción solo es adecuada para conocidos. En la cuenta gratuita, la sincronización funciona y todas las funciones están disponibles, y el problema radica en la limitación de 1.000 bloques de contenido.

Esto es suficiente para empezar, pero si transfiere todos los procesos a la aplicación, el límite terminará rápidamente.

Una suscripción paga elimina todas las restricciones y también abre el historial de versiones, la configuración de acceso y el soporte técnico prioritario. Si te registras para una membresía anual, una cuenta personal costará $ 4 por mes, y si trabajas en equipo, tendrás que desembolsar $ 8 por persona.

En este caso, después del registro e instalación de las aplicaciones, se cobran 15 dólares, que se pueden gastar para pagar la suscripción. Se otorgan bonificaciones adicionales por invitar amigos; en este caso, obtienes $ 5 y un amigo, $ 10.

Por cierto, si lo desea, regístrese usando el enlace, si no, entonces hay uno que no es de referencia a continuación.

¿Cuál es el resultado final?

La noción es realmente una herramienta poderosa, habiendo dominado las posibilidades de la cual, puede establecer asuntos personales y laborales. El servicio ahorra tiempo y ayuda a ser más productivo debido a un único espacio en el que se recogen notas, documentos, casos y proyectos. De hecho, no tiene análogos con funciones iguales.

Pero no te hagas ilusiones, porque Notion es solo una herramienta y no hará todo el trabajo por ti. Con su ayuda, puede lograr el éxito, pero solo para aquellos que están acostumbrados a poner todo en los estantes y están dispuestos a dedicar tiempo a organizar sus registros.

pros

• Versatilidad: reemplaza muchas aplicaciones y servicios diferentes.
• Colaboración: puede publicar documentos, proporcionando acceso a enlaces incluso para aquellos que no están registrados.
• Interfaz fácil de usar: a pesar de la abundancia de funciones, todo está de un vistazo.
• Multiplataforma: es posible el acceso desde cualquier dispositivo.

Desventajas

• Complejidad: debido a la gran cantidad de funciones, descubrir qué y cómo hacer no es tan fácil.
• Tipografía débil: la configuración de visualización de fuentes es muy escasa, casi inexistente.
• Falta de localización: junto con la dificultad de dominar para algunos, esto será un problema.