Cómo detener las distracciones cada 5 minutos y concentrarse en tareas importantes

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Extracto de un libro de un especialista en productividad que ha probado técnicas de concentración en sí mismo y ha elegido las más eficaces.

Hyperfocus es la capacidad de dedicar su tiempo y atención a un solo problema o proyecto. En Hyperfocus: cómo aprendí a hacer más con menos tiempo, Chris Bailey explica cuántas cosas planificar para el día para hacer las cosas con éxito, cómo elegir las tareas más importantes de una lista de tareas y eliminar las distracciones.

El hiperfocus implica muchas cosas al mismo tiempo: es un estado consciente, cuando no estamos distraídos, recuperamos rápidamente la concentración y nos sumergimos por completo en el trabajo.

Estamos publicando un extracto del Capítulo 3, El poder del hiperenfoque, que explica cómo ingresar al estado de hiperenfoque y elegir el enfoque correcto para enfocar.

Cuatro etapas de hiperenfoque

En un momento dado, estás enfocado en el entorno externo, o en los pensamientos en tu cabeza, o en ambos al mismo tiempo. Si solo le preocupa el entorno externo, significa que vive en modo de piloto automático. Entra en este estado mientras espera un semáforo o cambia interminablemente entre las mismas aplicaciones en su teléfono inteligente. Si estás ocupado solo con tus propios pensamientos, entonces estás inmerso en sueños. Esto puede suceder si decide caminar sin su teléfono, está pensando en algo en la ducha o sale a correr.

Para entrar en un estado de hiperenfoque, necesita conectarse con sus propios pensamientos y con el entorno externo y dirigir conscientemente todo esto a la solución de un problema.

En este sentido, el hiperenfoque precede al estado que Mihai Csikszentmihalyi llama "flujo", cuando estamos completamente inmersos en nuestro negocio y el tiempo vuela mucho más rápido. Como explica Csikszentmihalyi en su libro Flow, en este estado, "todo lo demás nos parece irrelevante". Esta es otra razón por la que es absolutamente imperativo concentrarse en una sola cosa: las posibilidades de entrar en estados de flujo crecen exponencialmente cuando varios objetos no compiten por nuestra atención limitada. Hyperfocus es el proceso que nos lleva al flujo.

Cómo entrar en el estado de hiperenfoque

Según la investigación científica, cuando nos concentramos, pasamos por cuatro etapas. Estamos enfocados (y productivos) al principio. Entonces, si nosotros mismos no cambiamos a otra cosa y si no interfieren con nosotros, los pensamientos comienzan a dispersarse. En la tercera etapa, notamos que estamos pensando en cosas ajenas. Puede que pase bastante tiempo hasta este momento, sobre todo si no tenemos la costumbre de comprobar con regularidad qué llena el espacio de atención. (En promedio, notamos que pensamos en cosas extrañas, unas cinco veces por hora). Y en la cuarta etapa, volvemos al objeto de atención original.

Las cuatro etapas del hiperenfoque se basan en este diagrama.

Para ingresar al estado de hiperenfoque, debe:

1. Elija un objeto de atención productivo o significativo.
2. Elimine tantas distracciones externas e internas como sea posible.
3. Concéntrese en el objeto de atención elegido.
4. Regrese constantemente a este objeto y concéntrese en él nuevamente.

Tomar una decisión sobre en qué planeamos enfocarnos es el paso más importante, porque cuanto más productiva y significativa es la tarea, más productivas y significativas se vuelven sus acciones. Por ejemplo, si decide concentrarse en capacitar a un nuevo empleado, automatizar una actividad repetitiva o realizar una lluvia de ideas para el lanzamiento de un nuevo producto, será infinitamente más productivo que trabajar en modo de piloto automático.

La misma idea se aplica en el círculo del hogar: cuanto más significativo sea el objeto de su atención, más significativa será toda su vida. Obtenemos los beneficios del hiperenfoque al formar intenciones muy simples, por ejemplo, sumergirnos por completo en una conversación con un ser querido o disfrutar de una cena familiar tanto como sea posible. Aprendemos más, recordamos más y analizamos mejor nuestras acciones. Como resultado, nuestras vidas adquieren más significado.

El primer paso absolutamente necesario para el hiperenfoque es la intención, que debe preceder a la atención.

El siguiente paso es eliminar tantas distracciones internas y externas como sea posible. Hay una razón simple por la que caemos presa de ellos: en algún momento, las distracciones se convierten en objetos de atención más atractivos que las cosas que realmente necesitamos hacer. Esto es cierto tanto en el trabajo como en casa. Las alertas de nuevas letras que aparecen en la esquina de un monitor de computadora suelen seducirnos más que el trabajo que estamos haciendo en otra ventana, y el televisor a espaldas del interlocutor en el pub se vuelve más atractivo que la conversación real.

Las distracciones son mucho más fáciles de manejar por adelantado; cuando aparecen, a menudo es demasiado tarde para defender sus intenciones contra ellas. La interferencia también debe neutralizarse, incluidos los recuerdos y pensamientos arbitrarios (y a veces vergonzosos) que nos vienen a la cabeza mientras intentamos concentrarnos, la resistencia mental a tareas poco atractivas (como presentar una declaración de impuestos o limpiar el garaje) y simplemente la necesidad pensar en cosas diferentes, cosas cuando nos gustaría centrarnos en una.

En tercer lugar, el hiperenfoque se vuelve posible cuando nos concentramos en un objeto de atención seleccionado durante un período predeterminado. Esto significa que tenemos un plan para sumergirnos en el trabajo durante un período determinado, que es conveniente y posible para nosotros. Cuanto más cuidadosamente trabajemos en las dos primeras etapas, mejor y con más confianza haremos frente a la tarea en esta etapa.

Finalmente, en cuarto lugar, se necesita hiperconcentración para devolver la atención al objeto original cuando la mente comienza a divagar. Repetiré esta afirmación más de una vez, porque se encuentra entre las ideas más importantes de este libro: según la investigación, nuestros pensamientos se dispersan hacia los lados el 47% del tiempo. En otras palabras, si estamos despiertos durante 18 horas, entonces durante solo ocho de ellas estamos inmersos en las tareas actuales. Es normal que los pensamientos se desvíen hacia un lado, pero es importante traerlos de vuelta para dedicar tiempo y atención a los objetos que tenemos frente a nosotros.

Además, se necesitan 22 minutos para volver a la tarea actual después de haber sido interrumpido o interrumpido. Y si nosotros mismos nos distraemos o nos interrumpen, entonces ya nos lleva 29 minutos volver a trabajar en la tarea original.

Cuanto más a menudo evaluemos qué ocupa exactamente el espacio de atención, más rápido podremos volver a encarrilarnos.

Pero no se preocupe demasiado por esto por ahora, lo discutiremos en detalle más adelante.

La idea de hiperenfoque se puede resumir en una frase: mientras trabaja, mantenga su atención en un objeto importante y complejo.

Elegir en qué enfocarse

La atención sin intención es un desperdicio de energía. La atención debe ir siempre precedida de la intención; además, están perfectamente combinados. Una vez que haya formulado su intención, puede decidir cómo dedicar su tiempo; al centrarnos en la tarea, podemos afrontarla de forma eficaz. La mejor manera de ser más productivo es elegir lo que desea lograr antes de comenzar.

Al formar intenciones, es importante recordar que no todas las tareas laborales son iguales. Algunos pueden lograr resultados increíbles en cada minuto invertido. Esto incluye objetivos como planificar las tareas principales que desea realizar durante el día, capacitar a un nuevo empleado que se unió al equipo hace un mes y trabajar en un libro que ha estado escribiendo durante varios años. Estas tareas se clasifican en las categorías "necesarias" y "enfocadas", que discutimos en el Capítulo 1. Es fácil relacionar el trabajo en estos sectores con actividades innecesarias y que distraen, como asistir a reuniones inútiles, leer feeds de redes sociales y revisar constantemente el correo electrónico. ver cuál es más productivo. Si no elige en qué sectores dedicar tiempo, se activa el modo de piloto automático.

Esto no significa que no pueda salir de la situación de alguna manera operando en el modo de piloto automático. Al responder a todas las tareas laborales que surgen, puede mantener la mayoría de ellas bajo control y mantenerse lo suficientemente productivo como para no perder su trabajo. Pero el piloto automático no permite muchos avances en el trabajo. Sospecho que no se le paga por el hecho de que usted, como clasificador en el correo, envía cartas, conversaciones y mensajes en mensajeros en las direcciones correctas a medida que llegan. A veces tenemos que hacer esto, así como también reaccionar ante solicitudes imprevistas entrantes. Pero siempre que sea posible, debe elegir activamente en qué desea dedicar tiempo y atención.

Después de investigar la atención y la intención a lo largo de los años, desarrollé varios ejercicios diarios que te ayudarán a establecer una meta. Estos son tres de mis ejercicios favoritos.

1. La regla de tres

Si ya está familiarizado con mis textos, esta sección probablemente se pueda ejecutar en diagonal. Si no, permítanme presentarles la Regla de Tres. Comience su día eligiendo tres tareas que desee completar por la noche.

Necesitamos una lista de tareas pendientes para detallar las próximas acciones, y estas tres intenciones deben dirigirse a las tareas más importantes.

He hecho esto todas las mañanas desde que escuché sobre esta regla hace años de parte de Jay Dee Meier, director de transformación digital de Microsoft. La regla parece engañosamente simple. Determinando todo al comienzo del día

tres tareas principales para usted, logra varios objetivos. Tú decides qué es importante y qué no lo es ahora: las restricciones impuestas por la regla muestran lo que más te importa. Además, la regla te da cierta flexibilidad durante el día. Si está repleto de reuniones, esto puede determinar su volumen y contenido, y se puede dedicar un día libre a asuntos más importantes y menos urgentes. Si surgen circunstancias y proyectos imprevistos, será posible reconsiderar el orden de los planes nuevos y existentes. Dado que las tres tareas encajan bien en el espacio de atención, puede recordar sus intenciones originales con relativa facilidad.

Asegúrese de tener a la vista sus tres tareas principales: las anoto en una gran pizarra en mi oficina o, si no estoy, encima de la lista de tareas pendientes para el día en que OneNote se sincronice entre mis gadgets. Puede que le resulte útil establecer tres tareas para la semana y también elegir tres tareas diarias que no sean del trabajo, como no pensar en el trabajo durante la cena, ir al gimnasio por la noche o recoger los recibos para su declaración de impuestos.

2. Tareas con el máximo impacto

La segunda regla para determinar las intenciones, que me ayuda mucho, es decidir qué cosas de mi lista de tareas pendientes tienen el mayor impacto.

Si estás acostumbrado a hacer una lista de tareas pendientes (y te la recomiendo mucho, y a continuación te cuento cómo puede ser útil), piensa por un segundo en las consecuencias de cada una de ellas, tanto a corto como a largo plazo. -término. Las principales tareas de esta lista son aquellas que conducirán a los resultados positivos más significativos.

¿Qué cambiará en el mundo, o en su trabajo y vida, si se toma el tiempo para completar cada uno de los puntos? ¿Qué tarea, como un dominó tirado en una fila larga, desencadenará una reacción en cadena y finalmente conducirá a un resultado impresionante?

Otra forma de evaluar la situación: al decidir qué hacer, piense no solo en las consecuencias inmediatas de sus acciones, sino también en la influencia de segundo y tercer orden. Por ejemplo, usted decide si pide un pastel de Hormiguero como postre. La consecuencia inmediata de esta decisión es el placer de comerse el dulce. Pero las consecuencias del segundo y tercer orden pueden ser muy tristes; por ejemplo, luego se sentirá fatal, aumentará de peso o romperá la dieta prescrita.

Esta es una idea poderosa que vale la pena aprender bien, especialmente porque muchas tareas importantes a menudo no son las que parecen más urgentes y productivas en un momento dado. Por ejemplo, escribir un manual para los nuevos empleados puede no parecer tan gratificante como responder a una docena de correos electrónicos, pero un manual acortará el tiempo de incorporación de los nuevos empleados, los hará sentir bienvenidos y aumentará la productividad. Esto significa que esta es una tarea con máximas consecuencias. Estas tareas pueden ser automatizar un proceso repetitivo que te molesta, asignar roles en un proyecto en curso o preparar un programa que permita a los empleados compartir conocimientos.

Si tiene muchas cosas por hacer en su lista de cosas por hacer, pregúntese cuáles llevarán a las consecuencias más importantes.

Este ejercicio funciona bien cuando se combina con cuatro grupos de casos. Una vez que los coloque en los sectores necesarios, con propósito, distractores y sin importancia, pregúntese: ¿cuál de las actividades necesarias y con propósito puede desencadenar una reacción en cadena?

3. La señal horaria de la conciencia

Definir tres intenciones para el día y priorizar las tareas con las consecuencias más importantes es una excelente manera de concentrarse todos los días y todas las semanas. ¿Pero estás seguro de que estás actuando conscientemente en todo momento?

Cuando se trata de productividad, estos momentos son primordiales: es inútil establecer metas y formular metas si no hace nada para implementarlas durante el día. Mi forma favorita de controlar que me apego a mis objetivos es comprobar con la mayor frecuencia posible qué ocupa mi espacio de atención. Esto me permite saber si me estoy concentrando en cosas importantes que tienen consecuencias graves o si estoy pasando al modo de piloto automático. Para hacer esto, utilizo la señal de conciencia por hora.

Una de las ideas clave de Hyperfocus es no reprocharse demasiado si nota que sus pensamientos están vagando por alguna parte. Esto es inevitable, así que considere estos momentos como una oportunidad para evaluar cómo se siente y trazar un camino hacia su próximo desafío. La investigación ha demostrado que es más probable que notemos que estamos distraídos cuando nos recompensamos por ello.

Incluso si elimina una o dos distracciones o formula una o dos tareas para el día, sus resultados ya serán mejores que la mayoría.

Si somos similares de alguna manera, la señal horaria de la conciencia mostrará que por lo general no está involucrado en nada importante o con consecuencias a largo plazo. Esto es normal e incluso esperado.

Lo importante es que puedas comprobar periódicamente lo que actualmente ocupa el espacio de tu atención. Configure una señal por hora en su teléfono, reloj u otro dispositivo, y es el obstáculo más productivo de su día.

Cuando suene el timbre cada hora, pregúntese:

• ¿Estaba su mente ocupada con pensamientos extraños cuando sonó la señal de conciencia?
• ¿Está en piloto automático o está ocupado con una tarea percibida? (Con el tiempo, a medida que mejora la situación con la conciencia, esto dará muchas razones para sentirse satisfecho).
• ¿Estás inmerso en actividades productivas? Si es así, ¿cuánto tiempo dedicó a concentrarse en él? (Si ha sido una gran cantidad de tiempo, no permita que la señal de conciencia lo desvíe del rumbo, ¡siga trabajando!)
• ¿Cuál de las tareas en las que podría estar trabajando ahora tiene el impacto más positivo? ¿Estás trabajando en eso?
• ¿Qué tan lleno está tu espacio de atención? Si ya está abarrotado, ¿tiene recursos de atención adicionales?
• ¿Hay alguna distracción que se interponga en su hiperconcentración?

No es necesario que responda a todas estas preguntas: elija tres o dos que le resulten más útiles y que le permitan concentrarse en las cosas importantes nuevamente. Si las contesta cada hora, la calidad de la atención aumentará en las tres áreas: podrá concentrarse mejor porque notará distracciones en el horizonte y evitará su influencia; Notará más a menudo que los pensamientos se han ido a un lado y podrá concentrarse nuevamente; con el tiempo, pasará la mayor parte del día haciendo un trabajo enfocado.

Cuando empiece a practicar esto, es posible que se dé cuenta de que a menudo entra en modo de piloto automático, se distrae y pierde el tiempo en cosas insignificantes y confusas. ¡Está bien! En esos momentos, debe cambiar la trayectoria de sus pensamientos y pasar a una tarea más productiva, lidiando con las distracciones que se interpusieron en su camino. Si se distrae con regularidad con las mismas cosas, haga un plan para solucionar el problema. (Trataremos de esto en el próximo capítulo).

Elija un día hábil de esta semana e intente configurar la señal horaria. Puede resultar molesto al principio, pero con el tiempo desarrollará un nuevo hábito valioso. Si no te gusta la idea de una señal, prueba con otros estímulos externos que te harán ver lo que está ocupando tu espacio de atención. Ya no uso la señal horaria para la atención plena, aunque al principio fue el método más efectivo para mí. Ahora considero el espacio de atención varias veces en momentos predeterminados: cada vez que voy al baño, cuando voy a buscar agua o té, o cuando suena el teléfono. (Respondo después de unos timbres, dándome cuenta de lo que tengo en mente).

Chris Bailey es un escritor canadiense y creador del proyecto A Life of Productivity. Después de graduarse de la universidad, dedicó un año entero a estudiar la productividad. Durante este tiempo, Chris habló con decenas de expertos, leyó muchos artículos científicos y organizó varios experimentos en sí mismo para comprender cómo puede aprovechar al máximo sus capacidades. Todos los días, Chris escribía un informe sobre lo que había aprendido en su blog. En Hyperfocus: cómo aprendí a hacer más con menos tiempo, comparte técnicas y ejercicios que ha probado él mismo.