Por qué no hay suficiente tiempo y energía para las cosas más importantes y qué hacer al respecto

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

La trampa de la urgencia tiene la culpa. Descubrimos cómo funciona y cómo no entrar en él.

¿Cuántas veces al final de un día duro y ajetreado te has dado cuenta de que parecías estar girando como una ardilla en una rueda durante muchas horas y resolviste muchos problemas, pero no dedicaste tiempo a proyectos realmente importantes? ¿Cuántas veces te has prometido a ti mismo abordar asuntos personales que son significativos para ti: deportes, creatividad, estudio, pero no pudiste ni iniciarlos durante meses? Si esto le ha sucedido, entonces, como la mayoría de la gente, ha caído en la trampa de la urgencia.

¿Qué es la trampa de la urgencia?

La investigación de la Escuela de Negocios de la Universidad Johns Hopkins ha demostrado que la mayoría de las veces, abandonamos las tareas importantes e interesantes en favor de las urgentes. Y estamos literalmente predispuestos a posponer proyectos significativos para después, en primer lugar, asumir aquellos que, como nos parece, hay que hacer ahora mismo.

A esto se le llama trampa de urgencia. Nos lleva al estrés, al agotamiento emocional y, curiosamente, a la pérdida de dinero. Los investigadores han descubierto que tendemos a asumir una tarea que parece más urgente, incluso si pagamos menos por ella que por una tarea con un plazo más suave. Esto sucede por varias razones.

¿Por qué caemos en la trampa de la urgencia?

1. Sufrimos si no podemos completar la tarea

Esto se descubrió en 1927, y luego se confirmó más de una vez: la gente se siente incómoda si hay un asunto pendiente que se cierne sobre ellos. Esta característica del pensamiento se denominó efecto Zeigarnik. Y dado que las tareas urgentes, por regla general, son lo suficientemente pequeñas y no llevan mucho tiempo, no podemos posponerlas, porque entonces el siguiente elemento de la lista de tareas pendientes no se tachará. Y nos aferramos a estas pequeñas tareas, las resolvemos una por una y no podemos detenernos. Como con un paquete de patatas fritas: hasta que te comas de todo, no te vas a calmar.

2. Estamos atrapados en un túnel y no vemos nada alrededor

Es decir, nos encontramos tan abrumados por asuntos a corto plazo que literalmente no podemos exhalar, mirar nuestro horario desde afuera y evaluar qué es realmente importante y qué no lo es. Esta situación se puede comparar con la visión de túnel: no vemos la imagen completa, sino solo un fragmento que está en el centro de nuestra atención en este momento.

3. No podemos organizar la jornada laboral correctamente

Si los procesos no se depuran por culpa suya o por culpa de la administración, las tareas rutinarias comienzan a consumir literalmente tiempo y esfuerzo. Digamos que es demasiado vago para crear plantillas para documentos y cartas, y cada vez pasa muchas horas preciosas trabajando con documentación o correo entrante. O su gerente de proyecto no ha acordado con el cliente realizar todas las ediciones a la vez, y debe distraerse con nuevos comentarios innumerables veces.

4. Nos parece que si ignoramos una tarea urgente, se producirá un desastre

Vendrá un líder o cliente malvado y jurará mucho, te privarás de dinero, el cielo se caerá al suelo, todos moriremos.

Todas estas notificaciones de nuevos mensajes, llamadas, ediciones, pequeños pedidos adicionales crean la ilusión de que no se pueden posponer. Aunque, de hecho, no hay tantas tareas realmente candentes.

Cómo evitar quedar atrapado en la urgencia

1. Empiece el día con tareas importantes y no urgentes

Los libros clásicos de gestión del tiempo dicen que lo primero que hay que hacer es "comerse la rana". Es decir, acabar con una tarea pequeña y poco agradable. Hay lógica en este enfoque: después de hacer una llamada difícil o de responder cartas aburridas, nos sentimos ganadores y en aumento asumimos otras cosas.

Pero existe el riesgo de que la primera "rana" sea seguida por la segunda, luego la tercera, la cuarta … Y ahora es de noche, las "ranas" se han comido inconmensurablemente, pero las manos no han llegado a lo realmente importante. Tareas. Por lo tanto, puede intentar lo contrario: comenzar el día con lo más significativo, pero no urgente, y solo luego pasar a todo este montón de pequeñas tareas.

2. Aprenda a tomarse un descanso

No se apresure a responder de inmediato a nuevos mensajes y a realizar pequeñas tareas y solicitudes. Inhale y exhale y aprecie lo urgente que es esto. Si la tarea se resiente, pospóngala dando prioridad al proyecto más grande y valioso.

3. Intenta trabajar en bloques

Digamos 40 minutos para tareas importantes y 15 minutos para tareas urgentes. Configure un temporizador para que la pequeña rutina no lo absorba demasiado, y tan pronto como suene, vuelva a las cosas grandes. Lo más probable es que una llamada o carta pueda esperar durante los próximos 40 minutos.

4. Combinar cosas

Se pueden hacer muchas pequeñas cosas mientras viaja en el metro, hace cola en la oficina de correos, espera a un niño de una lección de dibujo. Es poco probable que sea posible realizar una disertación, un libro, un informe o un plan en esos momentos, pero es muy posible responder rápidamente a los mensajes, completar algunos formularios, realizar modificaciones menores.

5. Recuerde que las tareas urgentes nunca terminarán

Es un error muy grande pensar que ahora limpiará rápidamente toda esta rutina: haga una cita con un médico, responda cartas, pida zapatillas nuevas a su hijo, complete una boleta de calificaciones y luego, con un corazón alegre, usted Asumirá importantes proyectos laborales y personales: actualizará su portafolio y currículum, leerá un libro en un idioma extranjero, buscará información para investigar. Por desgracia, esto no será así. Las pequeñas cosas seguirán cayendo sobre ti hasta que las controles.