OmniFocus 2: Experimente el poder de GTD en OS X

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Para mi larga práctica de autoorganización, GTD se ha convertido en el mejor sistema, aunque no en el ideal, y OmniFocus 2 es el mejor organizador de GTD para Mac. De eso es de lo que hablaremos.

El poder de GTD radica en el sistema de recopilación, clasificación, visualización, control y toma de decisiones. Una aplicación GTD, como mínimo, debe admitir todos estos procesos. Lo ideal es que todos estos procesos, gracias a la aplicación, sean sencillos y rápidos. Echemos un vistazo a la validez de la afirmación de OmniFocus 2 de ser la mejor aplicación GTD.

Colección ("Bandeja de entrada")

OmniFocus 2 tiene todo lo que necesita para agregar tareas rápidamente a su Bandeja de entrada. Puede mostrar la ventana para crear una tarea utilizando teclas de acceso rápido personalizadas:

Como puede ver, en la ventana puede ingresar todos los datos sobre la tarea (nota, proyecto, contexto, hora de inicio y fecha de vencimiento), o puede ingresar rápidamente el nombre y enviar la tarea a la papelera.

Puede crear una tarea en la carpeta Bandeja de entrada enviando un correo electrónico a una dirección de correo electrónico especial. La línea de asunto se convertirá en el título de la tarea y el contenido se colocará en las notas. En mis dispositivos iOS, escribí el correo electrónico de OmniFocus en la aplicación y creé tareas en dos toques de esa manera.

Y una forma más, a través del menú contextual "Servicios":

Y para que no tenga que abrir el menú contextual cada vez que selecciona texto, vaya al elemento "Servicios" y busque la opción para enviar la selección a OmniFocus allí, configure un atajo de teclado. Esto se hace en la pestaña "Atajos de teclado" de la configuración del teclado:

Con esta configuración, el uso del acceso directo enviará cada texto seleccionado a la Bandeja de entrada de OmniFocus 2.

Clasificación ("Proyectos")

Para las posibilidades y la conveniencia de ordenar, puede crear carpetas y tres tipos de proyectos: con casos secuenciales, paralelos y separados. En el caso de tareas secuenciales, solo una tarea estará siempre activa en el proyecto, después de lo cual se activará la siguiente. Por lo tanto, si selecciona el filtro Disponible, solo se mostrarán las primeras tareas de los proyectos secuenciales.

Por qué se necesitan proyectos, creo, no hay necesidad de explicar, y las carpetas se pueden adaptar a las áreas de responsabilidad: actividad profesional, salud, relaciones, desarrollo, espiritualidad, finanzas, etc.

Ver ("Marcar")

La revisión es la revisión periódica de proyectos y tareas con el fin de estar al día y no perderse nada. Establecemos una frecuencia de visualización para cada proyecto, y con esta frecuencia aparece en la pestaña Checkout.

Se ve así: abrimos la pestaña "Verificar" y miramos las tareas del proyecto NNN. Una tarea se marcó con una bandera, a otra se le dio un plazo y se pospuso el comienzo de la tercera. Después de todas las manipulaciones necesarias, marcamos el proyecto como marcado y nos olvidamos de él hasta el próximo golpe en la pestaña "Verificar".

Esto ayuda a no perdernos nada importante y nos ahorra la revisión diaria de los proyectos, que son suficientes para revisar una vez a la semana o incluso al mes.

Control ("Previsión")

La pestaña "Previsión" tiene una tarea similar, pero con acciones y citas programadas para todo el día o para una hora específica del día. Se sincroniza con su calendario y recopila la fecha límite programada en OmniFocus y la programada en su calendario en un solo lugar.

Esta pestaña nos ayuda a no perder citas y eventos o fechas límite asignadas a tareas.

Toma de decisiones ("Contextos" y "Perspectivas")

Los griegos tenían dos palabras para el tiempo: chronos y kairos. Chronos es el concepto de tiempo, que nos dice la fecha o el tiempo que queda antes del evento o transcurrido desde él. Kairos es el momento adecuado (Kairos es el antiguo dios griego de un momento feliz).

Dicen que Pushkin recogió los nombres de los críticos quisquillosos de sus obras en un jarrón especial y, cuando los kairos de un humor cáustico insistieron, sacó uno al azar y escribió un epigrama venenoso para el crítico desventurado.

En el sistema GTD, el concepto de kairos se transmite mediante la palabra "contexto":

El contexto se puede asignar según el estado mental y físico (vigoroso, dolor de cabeza, exhausto …), según el lugar de estancia (oficina, hipermercado, domicilio …), según las personas con las que sea necesario discutir temas (el consejo de la empresa, Ivan Ivanovich …), de acuerdo con las herramientas disponibles, etc.

Las reglas GTD solo permiten que se asigne un contexto a una tarea y OmniFocus 2 se adhiere estrictamente a esta regla. Pero esto no siempre está justificado y hay que crear contextos como "Internet + Mac". Pero la aplicación le permite establecer coordenadas geográficas para contextos, de modo que se activen recordatorios cuando se acerque a una ubicación determinada.

Y para una toma de decisiones aún más rápida, existe la oportunidad de crear perspectivas:

Como puede ver en la captura de pantalla, se trata de un simple filtrado de tareas por proyecto (carpeta), estado (marcado, en un futuro próximo, por fecha de vencimiento …), disponibilidad (primero disponible, izquierda, todo, completado), duración, contexto o contenido de un fragmento de texto en el nombre o notas de la tarea.

Para acceder rápidamente a la perspectiva, puede configurar un atajo de teclado o agregarlo a favoritos, que lo colocará en la barra lateral izquierda. Las cuatro pestañas superiores en las capturas de pantalla son las perspectivas que creé.

Outlook se sincroniza con las versiones de iOS en ambas direcciones, lo que facilita mucho la toma de decisiones sobre la siguiente tarea.

Desventajas de OmniFocus 2

No importa cuánto lo intente el desarrollador, es simplemente imposible para las personas imperfectas en un mundo imperfecto crear una aplicación ideal sin fallas ni defectos. OmniFocus 2 no es una excepción.

El primer inconveniente (relativo) es el precio: la versión básica para OS X e iOS costará $ 40; Actualice a Pro: $ 40 para OS X y $ 20 para iOS (si compró una versión anterior de OmniFocus, la actualización a Pro es gratis).

El segundo inconveniente es la sincronización. Es lento y da errores si ha creado o cambiado una tarea fuera de línea sin sincronizar previamente el dispositivo con los datos reales en el servidor.

Y el tercer inconveniente me resulta difícil de describir con palabras. En tres años de "relación" con OmniFocus 1 y 2, no hemos podido hacernos buenos amigos con él y no está claro por qué. Parece que hay todo lo necesario para una gran aplicación GTD (aguanté la falta de sincronización), pero constantemente experimenté dificultades para tomar decisiones y ver el panorama completo de proyectos y tareas.

Quizás el problema es que había estado usando MLO durante cinco años antes y nunca había podido reajustarme a OmniFocus. Así que recientemente instalé CrossOver y volví a MyLifeOrganized. Pero esa es otra historia …

Entonces. Si tiene en cuenta los organizadores para OS X y planea utilizar toda la potencia del sistema GTD, no encontrará OmniFocus 2 mejor hoy.