Cuál es el mejor para la productividad: kaizen versus desorden creativo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Ya sea que le guste el desorden o prefiera un lugar de trabajo limpio, no importa. Cada uno de estos métodos tiene sus pros y sus contras.

Imagina que eres una persona creativa que necesita tu propio desorden pequeño, acogedor e inspirador para trabajar cómodamente. Para que las notas importantes se intercalen con hermosas postales de los países donde pasaste unas vacaciones inolvidables, o volantes del café más cercano, y tu taza sucia favorita siempre estuvo al lado del monitor.

Qué puedes hacer, eres esa persona. El orden perfecto te aburre y mata todo el deseo de crear, y simplemente no tienes tiempo para ordenar los papeles. Ahora imagina que de repente te colocan en el marco estricto del estrafalario sistema kaizen japonés.

Que es Kaizen

Kaizen es una filosofía japonesa dirigida a la mejora continua y el cambio para mejor. Kaizen es lo que puede llamar Lean Manufacturing en términos simples. El objeto correcto en el lugar correcto en la cantidad correcta. Orden, clasificación, normas aceptadas, mantenimiento y limpieza.

Documentos, materiales, medios de producción: todo esto se almacena, se mantiene en orden y se sistematiza de tal manera que cualquier empleado pueda encontrar rápidamente todo lo que necesita. En las grandes empresas, kaizen se trata de procesos de producción, y para los trabajadores de oficina, se refleja en su entorno de trabajo.

Esto también se aplica al espacio de trabajo en los discos del sistema (nombres de archivo estándar) y suministros de oficina (su lugar para el papel o los cartuchos de impresora) y el almacenamiento de documentos (carpetas firmadas de manera estándar).

Ventajas del sistema kaizen

Si consideramos kaizen a nivel de empresa, entonces este sistema resulta útil y productivo. Dejame darte un ejemplo simple. Tuve la suerte de trabajar en una gran fábrica donde el kaizen se usaba al máximo. Por ejemplo, la propuesta de uno de los empleados de cargar cuatro cajas más en palés llevó a que la distribución competente de los productos permitiera ahorrar una cantidad importante para el alquiler de un almacén.

O un ejemplo del uso de kaizen en la oficina. El espacio de almacenamiento del papel está marcado con una escala. Si la cantidad de papel disminuye a una cierta marca, entonces es hora de pensar en pedir un nuevo lote. Esto ayuda a anticipar una situación en la que faltará algo.

En cuanto al espacio personal de un oficinista, siempre debes tener un escritorio limpio. Todas las carpetas de documentos deben estar firmadas y ser coherentes.

En este caso, sabrá dónde y en qué cantidad se encuentran los suministros de oficina. Es muy conveniente.

Experiencia personal de usar kaizen

Encontré la filosofía del kaizen por primera vez cuando conseguí un trabajo en una empresa japonesa. En la oficina, cada cosa tenía que colocarse en su lugar, marcada con una pegatina verde. En mi escritorio había una fotografía de un monitor, un teclado y un mouse sobre un escritorio vacío. Y la leyenda: "Así es como se ve mi escritorio al final del día".

Todo estaría bien, pero en esta "esterilidad" de repente comencé a extrañarme. Siendo una persona creativa, solía rodearme de las cosas que amo. Necesitaba "orden en desorden": el caso en el que desde el exterior su mesa parece ser un lugar desordenado, pero sabe exactamente qué y dónde.

Me pareció que se tardaba mucho en colocar los accesorios de trabajo en su sitio. Y un día una protesta despertó en el alma del artista privado. Y ahora la querida taza, que simplemente no tiene tiempo para lavarse, está escondida en un cajón para las pertenencias personales. Y mi alma está feliz con tal alboroto.

Antes de eso, trabajé como diseñador en una pequeña agencia de publicidad. En mi escritorio había folletos de películas, todo tipo de imágenes divertidas y un cuenco de nueces, e incluso una pelota antiestrés, en la que nos poníamos un disfraz nuevo cada semana, que hacíamos con papel. Y eso estuvo bien.

¿Pero es tan bueno? Me tomó aproximadamente la misma cantidad de tiempo encontrar una hoja de papel realmente importante que poner las cosas en perfecto orden. Ser distraído por un periódico con un horóscopo inactivo era algo común, y también requería tiempo.

¿Qué deberías elegir después de todo?

Mi decisión fue simple: elegí el mejor de dos enfoques. La sistematización y el orden que ofrece Kaizen, combinado con su visión y cosas favoritas.

La regla principal es no exagerar ni con kaizen ni con desorden.

En mis armarios, cajones y documentos, todo está organizado de acuerdo con un sistema claro. Pero en mi escritorio, siempre hay un rincón reservado para cosas inspiradoras: dibujos, una flor en una maceta y un elefante de Tailandia.

No tenga miedo de esforzarse por sí mismo y ordenar las cosas importantes en los estantes. Una vez que te acostumbres un poco, entenderás que es muy conveniente. Y reserve una esquina separada para su desorden.

Kaizen es bueno siempre que no dedique más tiempo a la forma que al contenido. El desorden creativo es bueno siempre que no se convierta en desorden.

Traje tres cosas a mi nuevo lugar de trabajo. Primero, una taza. En segundo lugar, un bloque con hojas de cuadros extraíbles en lugar de un diario. En tercer lugar, una flor en una maceta, a la que yo mismo llamo amorosamente George. En honor a George Harrison. En todos los demás aspectos, kaizen completo.