15 útiles herramientas para el trabajo en equipo a distancia

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

En el contexto de la situación con el coronavirus, estos servicios son especialmente relevantes.

1. Mensajero de trabajo: Telegram

• Plataformas: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativas: Slack, Skype, Flock,.

A pesar del bloqueo, Telegram sigue siendo uno de los mensajeros más populares de Rusia. Se utiliza activamente tanto para la comunicación diaria como para la comunicación empresarial entre empleados.

Telegram es rápido, conveniente y simple. El servicio no admite videoconferencias y algunas otras funciones útiles disponibles en mensajería corporativa como Slack, pero puede usarlo de forma totalmente gratuita.

Telegrama →

2. Paquete de Office: "Hojas de cálculo de Google", "Documentos" y "Presentaciones"

• Plataformas: web, Android, iOS.
• Alternativas: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google ofrece un conjunto de servicios multiplataforma, rico en funciones y gratuito para trabajar con formatos de archivo de oficina populares. Con él, puede crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, tanto de forma independiente como junto con sus colegas.

Cada usuario tiene 15 GB de espacio en disco disponible para almacenar archivos en los servidores de Google. Para almacenamiento adicional, puede comprar una suscripción paga a G Suite. También incluye servicios de soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, un servicio de correo corporativo y funciones adicionales de protección de datos. Las tarifas comienzan en $ 6 por mes por persona.

Hojas de cálculo de Google Google LLC

Aplicación no encontrada

3. Servicio de notas: OneNote

• Plataformas: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativas: Evernote, Notion.

Google Docs y servicios similares no son adecuados para notas pequeñas. Estos últimos son más convenientes para almacenar en cuadernos en la nube como OneNote. Este producto de Microsoft tiene una interfaz intuitiva que se asemeja a un portátil real. La estructura simple y clara del servicio le permitirá a usted y a sus colegas encontrar rápidamente las notas que necesita entre cientos de otras.

Otras ventajas de OneNote incluyen amplias capacidades de edición de texto y compatibilidad con todo tipo de archivos adjuntos, desde comentarios de audio hasta videos. Además, el servicio se puede utilizar de forma gratuita. En este caso, cada usuario dispone de 5 GB para almacenar notas en la nube. Todo el equipo obtiene 1 TB de espacio compartido para OneNote y otros servicios de Microsoft cuando compran una suscripción empresarial paga de Office 365 Business.

Microsoft OneNote: ideas y notas organizadas Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Administrador de tareas: Todoist

• Plataformas: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativas: TickTick, Noción, Cualquiera.

Para administrar eficazmente un equipo remoto, un líder necesita una herramienta conveniente para delegar tareas. Todoist es uno de los mejores en esta categoría. Le permite agregar tareas rápidamente, organizarlas por listas y prioridades, asignar tiempos y adjuntar artistas.

Con etiquetas y filtros, es fácil navegar por una gran cantidad de tareas. Y el historial de actividades ayuda al gerente a monitorear de cerca el progreso del trabajo.

En el modo gratuito, puede agregar hasta 80 proyectos y hasta 5 empleados a cada uno de ellos. Para eliminar restricciones, así como desbloquear notificaciones, etiquetas y otras funciones avanzadas, deberá suscribirse a una suscripción paga. El costo comienza en 229 rublos por mes por persona.

Todoist: Tareas y lista de tareas pendientes

Todoist: Lista de tareas y lista de tareas de Doist Inc.

Todoist →

5. Director de proyecto: Asana

• Plataformas: web, Android, iOS.
• Alternativas: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Los administradores de tareas son excelentes para asignaciones rápidas, pero no siempre son buenos para administrar flujos de trabajo complejos. Para un enfoque empresarial más estratégico, utilizan programas como Asana. Este servicio le permite planificar y estructurar su flujo de tareas de diversas formas. Cada empleado ve claramente sus responsabilidades y términos de trabajo. Y el gerente puede rastrear fácilmente el progreso y observar la imagen general del proyecto.

La versión gratuita de Asana está diseñada para equipos de hasta 15 personas y carece de algunas funciones. Por ejemplo, la vista "Línea de tiempo" y la búsqueda avanzada de tareas no están disponibles en ella. Las suscripciones pagas comienzan en $ 11 por mes por usuario. Cuanto más caro sea el plan elegido, más funciones ofrece.

Asana: su gerente de trabajo Asana, Inc.

Aplicación no encontrada

6. Tableros Kanban: Trello

• Plataformas: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativas: MeisterTask, Blossom.

Kanban es una metodología de gestión de proyectos popular. Cada tarea en ella pasa por ciertas etapas: por ejemplo, "En planes", "En progreso" y "Completado". Por lo general, se representan como tableros, entre los cuales se mueven las tarjetas de tareas. Resulta una visualización muy visual del flujo de trabajo, por lo que muchos servicios de gestión de proyectos utilizan elementos kanban en un grado u otro.

Quizás esta metodología se implemente mejor en Trello. Los desarrolladores han elevado la simplicidad y la claridad al absoluto, por lo que es posible que el servicio no sea lo suficientemente funcional para proyectos complejos. Pero el flujo de tareas parece tan minimalista que incluso un niño puede resolverlo.

Además, la versión gratuita de Trello no tiene límites estrictos. Tendrás que pagar solo si necesitas opciones de diseño adicionales, más de 10 tableros para un equipo, así como herramientas para el trabajo automatizado con tareas. Los precios de suscripción comienzan en $ 10 por mes por persona.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Editor de mapas mentales: MindMeister

• Plataformas: web, Android, iOS.
• Alternativas: Mindomo, MindMup.

Un mapa mental es una representación esquemática de procesos o ideas que simplifica la percepción de la información. De esta forma, puede imaginar cualquier cosa: desde una estrategia de desarrollo de proyecto hasta los resultados de una sesión de lluvia de ideas. Para trabajar colectivamente con mapas mentales, necesita un editor especial.

MindMeister es una buena opción. Ofrece toneladas de plantillas y herramientas de visualización de datos fáciles de usar. Con su ayuda, puede dibujar rápidamente mapas mentales de cualquier complejidad.

En el modo gratuito, MindMeister te permite almacenar hasta tres mapas mentales. Al conectarse a la tarifa PRO, puede trabajar con un número ilimitado de artículos, guardarlos en formatos de oficina populares y también obtener funciones para la gestión de equipos. El costo es de $ 8, 25 por usuario por mes.

MindMeister MeisterLabs

mapas mentales - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Almacenamiento en la nube: "Google Drive"

• Plataformas: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativas: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Es difícil imaginar el trabajo en equipo remoto sin una nube para almacenar datos compartidos. Docenas de estos servicios están a su servicio, pero uno de los mejores es Google Drive. Ofrece unos generosos 15 GB de almacenamiento gratuito, está integrado con otros productos de Google y está disponible en una interfaz fácil de usar.

Para expandir el volumen, puede suscribirse a la suscripción de G Suite mencionada anteriormente o suscribirse solo al plan de pago de Google Drive: por 139 rublos al mes, la compañía proporciona al usuario 100 GB de espacio en la nube.

Google Drive Google LLC

Aplicación no encontrada

Google Drive →

9. Servicio de videoconferencia: Zoom

• Plataformas: web, Android, iOS.
• Alternativas: Skype Empresarial, Slack, Hangouts Meet.

Las videoconferencias crean no solo un estrecho contacto emocional entre los empleados, sino también condiciones efectivas para la comunicación. Al ver y escuchar a sus colegas, puede interactuar con ellos de manera tan productiva como si estuviera en la misma mesa. No es de extrañar que los servicios de videoconferencia sean tan populares.

Zoom es uno de los líderes del mercado. No solo organiza la comunicación de video segura, sino que también le permite compartir la pantalla con los participantes de la conferencia, transferir archivos y guardar grabaciones de conversaciones.

En la versión gratuita, puedes invitar hasta 100 personas a una video reunión, y su duración será de un máximo de 40 minutos. Para eliminar las restricciones, debe suscribirse a una suscripción paga, desde $ 15 por mes del organizador.

Reuniones en la nube ZOOM zoom.us

Zoom de reuniones en la nube ZOOM

Zoom →

10. Administrador de capturas de pantalla: LightShot

• Plataformas: Windows, macOS.
• Alternativas: Gyazo, captura de Nimbus.

Cuando se trabaja de forma remota, una captura de pantalla puede reemplazar mil palabras. Por lo tanto, puede utilizar una herramienta útil para realizar capturas de pantalla. El servicio en la nube LightShot se ajusta a esta descripción. Está disponible de forma gratuita y le permite tomar fotografías de un área seleccionada de la pantalla con dos clics.

Después de haber creado una imagen, puede enviarla inmediatamente a sus colegas, a través de un enlace a través del servidor LightShot o mediante cualquier mensajero.

LightShot →

11. Rastreador de tiempo: oportuno

• Plataformas: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativas: Toggl, RescueTime, Harvest.

Los rastreadores de tiempo ayudan a realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica su equipo a determinadas tareas. Timely lo hace automáticamente. En primer lugar, debe conectar los servicios en los que trabajan los empleados. Estos pueden ser los mismos Trello, Asana o Todoist. Una vez integrado, Timely comenzará a analizar las actividades de la tarea y mostrará los resultados de los colegas en una línea de tiempo.

El servicio funciona por suscripción desde $ 49 por mes.

Oportuno: aplicación de seguimiento de tiempo y memoria de seguimiento de horas facturables AS

Memoria de seguimiento de tiempo automático oportuna AS

Oportuna →

12. Reloj mundial: Compañero de hora mundial

• Plataformas: web, Android, iOS.
• Alternativas: Yandex. Vremya, 24 zonas horarias.

Cuando los empleados trabajan en diferentes zonas horarias, los servicios como World Time Buddy facilitan las cosas. Este es un reloj conveniente que muestra la hora en todos los asentamientos seleccionados en una pantalla.

Puede agregar hasta cuatro ubicaciones de forma gratuita. Para obtener más información, el servicio solicita suscribirse por $ 3 por mes.

Time Buddy - Reloj y convertidor Helloka, LLC

Time Buddy - Zonas horarias fáciles Helloka

Compañero de hora mundial →

13. Servicio para trabajar con PDF: Acrobat Pro DC

• Plataformas: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativas: Soda PDF, PhantomPDF.

Si su equipo se ocupa mucho de PDF, un editor colaborativo puede ahorrarle toneladas de tiempo y esfuerzo. Acrobat Pro DC es ideal para este rol. Es una herramienta basada en la nube que permite a cualquier persona con acceso al archivo ver y anotar documentos PDF.

Acrobat Pro DC es un servicio de pago. El precio de suscripción es de 1.610 rublos por mes o 11.592 rublos por año.

Adobe Acrobat Reader para PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader para PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Administrador de contraseñas: LastPass

• Plataformas: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativas: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

El equipo de trabajo puede utilizar decenas de servicios diferentes. Idealmente, todo el mundo necesita una contraseña única y segura. Afortunadamente, existen herramientas especiales para que sea conveniente para los usuarios crear y almacenar tales combinaciones.

Uno de los más famosos es el servicio LastPass. Genera contraseñas complejas, las almacena en una nube segura y las ingresa automáticamente cuando inicia sesión en las cuentas correspondientes. Al instalar la aplicación LastPass en sus dispositivos, todos los miembros del equipo tendrán acceso a contraseñas compartidas. Al mismo tiempo, el administrador puede elegir qué credenciales ve cada usuario.

Para usar LastPass para un equipo, debe comprar una licencia. El costo depende del número de participantes.

Administrador de contraseñas de LastPass LogMeIn, Inc.

Administrador de contraseñas de LastPass LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Servicio de automatización: Zapier

• Plataformas: web.
• Alternativas: Power Automate, IFTTT.

La plataforma Zapier ayuda a automatizar las operaciones de rutina. Se conecta a los servicios que utiliza para el trabajo y le permite configurar varios escenarios para su interacción. Por ejemplo, puede conectar Gmail y Trello para que el sistema convierta automáticamente los correos electrónicos entrantes en nuevas tareas.

Zapier admite miles de servicios y ofrece una amplia variedad de escenarios de automatización. Pueden optimizar significativamente su trabajo y, por lo tanto, las tarifas no son las más bajas. Las suscripciones de Teams comienzan en $ 299 por mes.

Zapier →

Este material se publicó por primera vez en diciembre de 2014. En marzo de 2020, actualizamos el texto.