Cómo limpiar Google Docs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Rastrillamos un sinfín de "Carpetas nuevas" y nos deshacemos de los documentos con nombres incomprensibles.

Si trabaja mucho con Google Docs o Google Docs, probablemente se haya enfrentado al problema de que hay demasiados archivos y la página principal del servicio se convierte en un ático desordenado. Lifehacker te dice cómo puedes crear orden a partir del caos.

Utilice herramientas de clasificación integradas

Google Docs tiene varias herramientas de clasificación integradas para ayudarlo a encontrar rápidamente los archivos que desea. Para hacer esto, simplemente seleccione la opción apropiada haciendo clic en uno de los símbolos en la parte superior derecha de la pantalla principal.

1. Por formato de visualización

El servicio le permite personalizar la forma preferida de mostrar archivos: una lista o una cuadrícula. Para hacer esto, simplemente haga clic en el icono correspondiente.

2. Por fecha o título

Puede ordenar los documentos de manera conveniente por la fecha en que fueron vistos, la fecha de los cambios realizados por usted o todos los usuarios, y también por título.

3. Por propietario

Google Docs permite que varios usuarios trabajen en documentos a la vez, razón por la cual este servicio es tan conveniente. Si no solo está creando documentos, sino que también está trabajando con extraños o trabajando colectivamente, la clasificación por el propietario (creador) del documento le ayudará. Para usarlo, simplemente haga clic en el elemento apropiado en la pantalla principal y seleccione la opción apropiada.

4. Donde sea posible el acceso

Para ver todos los archivos creados por otros usuarios y disponibles para usted, haga clic en el icono de carpeta en la esquina superior derecha de la pantalla principal y seleccione "Disponible".

Organízate en Google Drive

Todos los archivos de Google Docs (así como Hojas de cálculo y Presentaciones) están disponibles en Google Drive. Por lo tanto, en gran medida, el orden en Disco es una condición para ordenar en Documentos. Esto es lo que puede hacer para lidiar con el caos.

1. Clasifique los documentos en carpetas

Puede crear carpetas fácilmente en Google Drive. Para hacer esto, debe hacer clic en el botón grande "Crear" y seleccionar el elemento "Carpeta".

Dé a sus archivos y carpetas nombres claros y específicos. De los nombres "Carpeta nueva", "Sin título", "1" o "lvpdlvarp" no está claro qué hay dentro. Además, dichos archivos y carpetas serán más difíciles de encontrar entre muchos otros. Los títulos "Informes de septiembre", "Lista de contactos del cliente a las 15.10" o "Artículo sobre biotecnología" lo ayudarán a mantener sus registros de manera más eficiente.

Puede transferir archivos a una carpeta haciendo clic derecho sobre ellos y seleccionando el elemento apropiado.

El menú de carpetas se puede abrir desde la pantalla de inicio de Google Docs.

2. Use diferentes colores y etiquetas de carpeta para archivos importantes

De forma predeterminada, todas las carpetas de Google Drive son grises, pero puede hacer clic con el botón derecho en ellas y seleccionar uno de los 24 colores del menú desplegable.

También puede marcar los archivos necesarios en el disco. Esto se hace haciendo clic derecho y seleccionando "Agregar a marcado".

Puede ver los archivos marcados directamente en los "Documentos".

3. Eliminar innecesario

Con el uso intensivo de los servicios de Google, acumulan una gran cantidad de documentos obsoletos e innecesarios. Puede eliminarlos tanto en "Documentos" como en "Disco" haciendo clic derecho en el documento requerido y seleccionando "Eliminar".

Si ha eliminado accidentalmente un documento (Google Docs no solicita la confirmación de una acción al eliminar), puede hacer clic en el botón emergente "Cancelar".

Y si lo eliminó, pero después de un par de días cambió de opinión, vaya a la "Papelera", haga clic con el botón derecho en el archivo deseado y seleccione "Restaurar".

Los archivos de la papelera de reciclaje se almacenan durante 30 días, después de los cuales se eliminan automáticamente.

4. Utilice Filewatch para deshacerse de cosas innecesarias

Filewatch puede ayudarlo a encontrar archivos a los que todavía tiene acceso desde, por ejemplo, su antiguo lugar de trabajo: le muestra con qué personas comparte documentos y le permite separarse de ellos. El servicio también puede encontrar archivos que están disponibles para demasiados usuarios (por ejemplo, filtrados a la red) para que pueda cambiar la configuración para acceder a ellos.

Filewatch está incluido en la biblioteca de Google Workspace Marketplace, lo que significa que está certificado por Google, por lo que sus datos confidenciales no caen en las manos equivocadas. El servicio es gratuito.

• Descargar de la biblioteca de Google →
• Descargar desde el sitio web de Filewatch →