5 consejos para ayudar a organizar su día de trabajo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Trucos sencillos que te salvarán si constantemente no tienes tiempo para nada.

1. Priorizar

Existe una manera muy simple pero efectiva de clasificar sus asuntos de acuerdo con la urgencia y la importancia. Este es un circuito llamado Matriz de Eisenhower. Fue inventado por Dwight D. Eisenhower, presidente estadounidense, general del ejército estadounidense y simplemente una persona muy productiva.

Tengo dos tipos de cosas: urgentes e importantes. Las cosas importantes rara vez son urgentes y las urgentes rara vez son importantes.

Dwight D. Eisenhower

La matriz de Eisenhower tiene cuatro secciones. El eje horizontal muestra la urgencia del caso y el eje vertical muestra la importancia. La matriz le permite organizar fácilmente todas sus tareas en categorías: “No urgentes y no importantes”, “Urgentes pero no importantes”, “Importantes y no urgentes” o “Urgentes e importantes”.

Intente priorizar la Matriz de Eisenhower y se sorprenderá de cuánto tiempo dedica a cosas urgentes pero no muy importantes. Por ejemplo, interminables mensajes de compañeros o llamadas telefónicas que solo te distraen de tareas urgentes.

Dedique tiempo a las cosas correctas. Si hay algo importante y urgente, hazlo de inmediato. Planifique las tareas importantes, pero no urgentes, estime el tiempo aproximado para su finalización y decida cuándo lo hará. Los asuntos sin importancia pero urgentes se pueden delegar en otra persona. Posponga las tareas que no sean urgentes y sin importancia para más adelante o rechácelas por completo.

2. Haga tiempo para el trabajo profundo

El capitalista de riesgo Sam Altman dijo una vez: "La distracción digital es uno de los mayores problemas psicológicos de nuestro tiempo". Solo piense: revisamos nuestros teléfonos inteligentes una media de 50 veces al día. Y, según el científico y escritor Cal Newport, esto afecta significativamente nuestra capacidad para pensar con claridad y ser creativos.

En su “Trabajar con la cabeza. Patrones de éxito de un especialista en TI”introduce el concepto de“Trabajo profundo”. Este tipo de trabajo implica una completa concentración e inmersión en una tarea específica. Sin distracciones: máximo esfuerzo y concentración. Esta es la única forma en que puede realizar tareas realmente difíciles con el nivel adecuado de calidad.

Newport cita las tácticas utilizadas por su colega, el profesor Adam Grant de la Universidad de Pensilvania. Dedica el semestre de otoño a la enseñanza y la primavera y el verano a la investigación, y nunca mezcla los dos. Durante una intensa investigación, el profesor se expone a un completo aislamiento para que los estudiantes no interfieran con él.

Es probable que no tenga la oportunidad de seguir el mismo camino y esconderse de las fuentes de irritación durante varios meses. No se desanime: no tiene que sumergirse en un "trabajo profundo" durante todo un semestre. Newport crea su propio horario según sus preferencias personales.

Decide a qué hora te sientes con más energía y alerta, y haz el trabajo más difícil exactamente en ese momento, apagando tu teléfono inteligente y negándote a revisar el correo electrónico. Por ejemplo, el propio Newport comienza a trabajar temprano en la mañana, pero nunca lo hace después de las 5:30 pm.

3. Estimación de la duración de las reuniones

Paul Graham, cofundador de la incubadora de startups Y Combinator, dijo que hay dos tipos de horarios de trabajo: el horario del "gerente" y el horario del "creador".

La primera opción es para organizadores y jefes. En su opinión, el tiempo de trabajo es fácil de gestionar. Debe dividir el día en intervalos de una hora. Y cuando aparece una nueva tarea, simplemente reserva un par de horas para ella, marcándola en el organizador. Por lo tanto, si el "gerente" necesita programar una hora para una reunión de negocios o una sesión de lluvia de ideas, consulta su calendario, encuentra una hora libre y reúne a sus colegas.

Pero para los "creadores", tales reuniones, incluso las planificadas de antemano, son un desastre. Después de todo, las personas creativas, programadores, escritores o artistas, no dividen su agenda como "gerentes". Por lo general, tienen que usar al menos medio día para completar las tareas, y en una hora solo se calientan en el mejor de los casos. Y cuando, en medio de su actividad laboral, los “creadores” tienen que separarse e ir a una reunión con los compañeros, pierden el ritmo y entonces les cuesta mucho volver a la tarea.

El horario del gerente y el horario del creador funcionan bien por sí solos. Pero cuando se cruzan, comienzan los problemas.

Paul Graham

Por lo tanto, si usted es gerente, averigüe con anticipación con sus subordinados cuándo es mejor organizar reuniones conjuntas para no interrumpir a las personas del trabajo en los momentos más inoportunos.

4. Controle su consumo de energía

Tony Schwartz y Jim Loer en Life at Full Power! Argumentan que el principal recurso para un trabajador productivo no es el tiempo, sino la energía. Puedes pasar un día entero en una tarea difícil, pero si te falta la fuerza física y mental, te estancarás y no harás nada útil. Pero cuando tienes suficiente energía interna, puedes lidiar con un asunto difícil en un par de horas y dedicar el resto del día a algo más simple.

Schwartz y Loer distinguen cuatro tipos de energía: física, emocional, mental y espiritual. Y si se olvida de alguno de ellos, su productividad disminuirá.

• Energía física afecta directamente su capacidad para reaccionar al medio ambiente y tomar las decisiones correctas. La falta de este recurso se asocia a una mala alimentación, falta de sueño y fatiga.
• Energía emocional afecta la capacidad de manejar adecuadamente sus emociones en situaciones estresantes.
• Energía mental le permite concentrarse en una tarea y no distraerse. Una persona con una gran cantidad de ella puede concentrarse incluso en una situación estresante, cuando todos a su alrededor están tratando de distraerlo.
• Energia espiritual le permite ver el objetivo en sus actividades para mantener la motivación. Ella alimenta el entusiasmo, la tenacidad y el compromiso.

Para mantener los cuatro indicadores en el nivel adecuado, coma bien, duerma lo suficiente y haga ejercicio (el ejercicio estimula la actividad cerebral). Y use técnicas simples para reponer energía.

La vida no es un maratón. La vida es una serie de sprints.

Tony Schwartz

Un buen método para alternar entre el trabajo de inmersión total y el descanso breve es la técnica Pomodoro, que encaja perfectamente con el concepto de trabajo profundo de Cal Newport. El principio es simple: medimos 25 minutos con un temporizador y hacemos una tarea importante todo este tiempo sin distracciones. Luego, un descanso de 5 minutos. Durante este tiempo, reponemos energía. Luego repetimos el ciclo cuatro veces más y tomamos un descanso largo de 20 minutos.

5. Come ranas en el desayuno

A todo el mundo le ha pasado alguna vez así: te encuentras con alguna tarea que necesitas completar, pero realmente no quieres hacerlo. Empiezas a posponerlo y, a medida que se acerca la fecha límite, se cierne sobre ti cada vez más, distrayéndote de otras cosas y haciéndote volver a preocuparte.

El popular escritor Brian Tracy llama a estos problemas "ranas". Y recomienda no posponerlos para más tarde, sino hacerlo lo antes posible.

Si te comes una rana por la mañana, el resto del día promete ser maravilloso, ya que lo peor del día ya pasó.

Mark Twain

Después de deshacerse de una tarea difícil, sentirá satisfacción, obtendrá un impulso de energía positiva durante el resto del día y podrá pasar a los siguientes elementos de su lista con la conciencia tranquila.