El método Inbox Zero es la mejor manera de lidiar con miles de correos electrónicos no leídos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Mantener su bandeja de entrada vacía es fácil. Esto le ayudará a ser más productivo y no perder nunca mensajes importantes.

Un montón de correos electrónicos no leídos que cuelgan constantemente en su bandeja de entrada asustará a cualquiera. Si tiene muchos socios comerciales y colegas con los que interactúa por correspondencia, solo necesita mantener limpia y ordenada la bandeja de entrada de su correo electrónico.

El CEO de JotForm, Aytekin Tank, es una forma interesante de organizar el correo electrónico llamada Inbox Zero. Como sugiere el nombre, el método consiste en mantener la bandeja de entrada vacía.

En general, Tank no ha inventado nada nuevo. Inbox Zero fue creado hace mucho tiempo por el escritor y bloguero Merlin Mann, y es un método probado y conocido. Aproximadamente la misma técnica de trabajo con documentos fue descrita por David Allen en su libro "Cómo poner las cosas en orden". Tank lo acaba de adaptar para la interfaz web de Gmail.

Emprendedor de Aytekin Tank, fundador y CEO de JotForm

Recibo y envío cientos de correos electrónicos todos los días. Pero al final del día, mi buzón está invariablemente vacío. No tengo secretaria para manejar mi correspondencia. Me adhiero a un principio llamado Inbox Zero. No es dificil.

Tank enumera los beneficios del método Inbox Zero:

• No se perderá ningún mensaje importante si su bandeja de entrada está vacía.
• No hará que sus destinatarios esperen mucho, porque podrá responder de inmediato a sus cartas.
• Cientos y miles de cartas no leídas no se acumularán en su buzón.
• Ahorrará más tiempo en las tareas realmente importantes y no pasará horas jugando con el correo electrónico.

Conozco a muchas personas que almacenan cuidadosamente todas sus cartas sin borrar una sola. Como resultado, su bandeja de entrada comienza a parecerse a un feed de Twitter. No es cómodo. Te perderás constantemente en los correos electrónicos.

Tanque Aytekin

Supongamos que está utilizando Gmail, aunque este método se puede adaptar a cualquier ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) o cliente de correo electrónico (Outlook, Thunderbird o Sylpheed). Echemos un vistazo a los depósitos de mensajes no leídos y comencemos.

1. Vacíe su buzón

Entonces, con el método Inbox Zero, debes actuar con decisión. Abra "Bandeja de entrada", seleccione todas las letras que se han acumulado allí y archívelas todas a la vez. Para algunos, esto parecerá una auténtica locura, pero Tank recomienda hacerlo.

Debe comenzar con un buzón vacío. Esta guía no le ayudará si tiene decenas de miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada. Así que archive todo y comience con una pizarra limpia.

Tanque Aytekin

2. Procese sus correos electrónicos en orden cronológico

Para desarrollar este hábito saludable, necesita una cierta cantidad de disciplina. A medida que procesa sus correos electrónicos, comience con el mensaje más antiguo y avance hasta el más nuevo. De esta forma mantendrás el orden cronológico y no te confundirás.

Hay dos funciones que le ayudarán a gestionar los correos electrónicos en Gmail:

Encienda el cambio automático. Para hacer esto, abra "Configuración" → "General", busque el elemento "Cambio automático" y actívelo. Ahora, al responder o archivar un correo electrónico, Gmail no lo devolverá a la bandeja de entrada, pero mostrará el siguiente correo electrónico. De esta manera podrá procesar las cartas una a una en el orden en que fueron recibidas, sin distracciones.

Luego habilite el botón Enviar y archivar si no lo tiene. Abra "Configuración" → "General" y busque el elemento "Mostrar botón" Enviar y archivar "en respuesta". Esto te ahorrará tiempo. Después de todo, si ya ha respondido a la carta, no tiene sentido guardarla en su Bandeja de entrada, ¿verdad? Haga clic en el botón enviar y el correo electrónico se archivará automáticamente.

Y aquí hay otra cosa importante:

No uses el correo electrónico como chat. No hay nada peor que generar largas cadenas de respuesta a partir de cartas constantemente citadas. Si necesita hablar, use Messenger, el chat de Slack o comuníquese por teléfono. El correo electrónico no es adecuado para esto.

Tanque Aytekin

3. Respondido - archivo

La regla principal del método Inbox Zero es que su bandeja de entrada no es el lugar para almacenar su correo. Todos los correos electrónicos en la bandeja de entrada deben procesarse de inmediato. Léalos uno por uno y responda y archive si el mensaje requiere una respuesta, o simplemente archive si el mensaje no requiere una respuesta.

Si no puede responder inmediatamente a un correo electrónico, hay dos opciones:

• Guárdelo en la aplicación de su organizador. Podría ser Evernote, OneNote o algún tipo de administrador de tareas. Establezca una fecha para que el programa le recuerde que debe escribir su respuesta en el momento adecuado.
• Si puede escribir una respuesta de inmediato, pero el destinatario debería recibirla después de un tiempo, use la función de entrega retrasada en Gmail. Outlook, Thunderbird y otros clientes pueden hacer lo mismo.

4. Solo hazlo

Todo está de acuerdo con los preceptos del gran y poderoso David Allen. Si el correo electrónico requiere una acción que tomará unos minutos, hágalo ahora. No copie la carta a su lista de tareas pendientes. No lo dejes en tu bandeja de entrada.

Si necesita realizar un pago, hágalo ahora. Si necesita enviar comentarios a un colega, envíelos de inmediato. Si el caso tarda un par de minutos, no tiene sentido posponerlo.

Tanque Aytekin

5. Usa atajos de teclado

Los atajos de teclado reducen significativamente el tiempo dedicado a procesar el correo electrónico. Con ellos, no es necesario mover el cursor del mouse hacia adelante y hacia atrás. Tank recomienda recordar y usar tres teclas de acceso rápido:

• La tecla E le permite archivar rápidamente un mensaje. Lo leemos, presionamos E, lo archivamos. Es simple.
• La tecla R se usa para escribir rápidamente una respuesta. Si necesita contestar una letra, presiónela, ingrese la respuesta, presione Enter.
• La tecla F reenvía las cartas recibidas a otros destinatarios.

No creo que necesites otras teclas de acceso rápido. En Gmail, solo uso tres atajos de teclado. Para todo lo demás, hay un ratón. Pero estas teclas de acceso rápido le permiten realizar rápidamente tres de las acciones de correo electrónico más comunes, por lo que pueden ahorrarle mucho tiempo.

Tanque Aytekin

6. Configurar filtros

Los filtros de correo electrónico son una herramienta increíblemente útil que hace gran parte del trabajo por usted. Solo necesita configurarlos una vez y le ahorrarán mucho tiempo.

Si en su Bandeja de entrada encuentra regularmente cartas sin importancia (notificaciones de servicios de Internet, correos automáticos, etc.), cancele su suscripción o configure filtros para que dichas cartas se archiven automáticamente.

7. La bandeja de entrada está vacía: cerrar el correo

Cuando intente concentrarse en su trabajo, no debe distraerse constantemente con el correo electrónico. Así que sigamos la regla: cuando su bandeja de entrada esté vacía, cierre la pestaña de Gmail o su cliente de correo electrónico y olvídese del correo durante las próximas horas. Solo ocúpate.

Desactive todas las notificaciones de correo electrónico entrantes. Son una gran distracción.

Puede volver a abrir su correo después de unas horas, procesar los mensajes que se han acumulado allí y luego volver al trabajo. El objetivo del método Inbox Zero es obligarse a no distraerse con los correos electrónicos entrantes. Tienes que administrar tu buzón, no tú.

Tanque Aytekin

Si ha probado la técnica Inbox Zero y está listo para contarle lo que obtuvo, o si desea sugerir un método mejor, escriba en los comentarios.