Cómo dedicar menos tiempo al correo electrónico

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

La comprobación del correo electrónico se ha convertido en una adicción para muchos. Pero puede deshacerse de él y aumentar su productividad.

La comprobación del correo electrónico se parece mucho a una dependencia. Hay varias razones para esto.

• Al igual que durante las relaciones sexuales, los juegos de azar o las drogas, la dopamina, la hormona del placer, se libera en el cerebro durante la comprobación del correo electrónico.
• Seguimos revisando nuestra bandeja de entrada porque queremos estar al día y tenemos miedo de perdernos algo.
• Analizamos los correos electrónicos para poder relajarnos y no hacer cosas más difíciles.

Pero este tiempo podría emplearse mucho mejor. Kevin Cruz, autor de 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, ofrece cinco consejos que le ayudarán a reducir el tiempo de correo electrónico a la mitad.

1. Agregue análisis a su horario

No revise su correo electrónico, proceselo. Trate el análisis de mensajes como lo haría con cualquier otro trabajo. Planifíquelo, agréguelo a su calendario y luego comience. Cruz aconseja ordenar su correo tres veces al día: mañana, tarde y noche.

No es la cantidad de tiempo que se dedica a trabajar con el correo lo que importa. Alguien tardará tres horas al día en analizar los mensajes, mientras que otros tardarán 30 minutos. Lo principal es abordar este negocio de forma consciente, como un trabajo regular.

Kevin Cruz

2. No envíe a todos una copia de la carta

Cuantos menos correos electrónicos envíe, menos recibirá a cambio. Así que trate de no incluir a tanta gente en la copia de la carta. Incluso, no marque la casilla "Responder a todos".

Algunos pudieron reducir el tráfico de correo electrónico en un 50% cuando se capacitaron para pensar dos veces antes de enviar un nuevo correo electrónico.

3. Filtrar mensajes

Configure filtros para colocar diferentes tipos de letras en diferentes carpetas. De esta manera, solo puede perder su tiempo en los mensajes realmente importantes y no sentirse abrumado por el resto.

4. Deja de usar tu bandeja de entrada como lista de tareas pendientes

Muchas personas se envían a sí mismas mensajes con diferentes tareas para después, convirtiendo el buzón en otra lista de tareas pendientes. Pero esto solo perjudica la productividad.

Cruz sugiere este enfoque. Cuando abra un nuevo correo electrónico, primero pregúntese si puede eliminarlo. Si no es así, considere si puede delegarlo en alguien. Si eso no es posible, averigüe si puede solucionarlo en menos de cinco minutos. Si es así, genial. Si no es así, deje la carta a un lado para más tarde. Pero no lo dejes en tu bandeja de entrada, transfiérelo a tu calendario y selecciona una fecha y hora específicas en las que puedas hacerlo.

5. Comunique su intención a los demás

Discuta esto con sus compañeros de trabajo, para que le resulte más fácil seguir el plan. Dígale a su jefe que para mejorar su productividad, desactivará las alertas de correo electrónico nuevo y solo analizará los correos electrónicos en determinados momentos.

También acuerde cómo puede ser contactado en caso de asuntos urgentes.

Al tratar de reducir el tiempo que lleva trabajar con el correo electrónico, debe cambiar sus hábitos, y esto siempre es difícil de lograr de inmediato. Tenga paciencia y esté preparado para darse cuenta de que no hay necesidad de dedicar tanto tiempo al correo.