Cómo permitimos que el correo electrónico nos controle y qué hacer al respecto

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Este es un extracto de un libro del periodista y orador estadounidense Phil Simon. Se trata de cómo las personas invaden la vida de los demás a través del correo electrónico y cómo contrarrestarlo.

Si, al trabajar con el correo electrónico, le parece que está jugando un juego en el que necesita "alcanzar" con un martillo a un topo que se arrastra repentinamente por una u otra madriguera, no está solo. El correo electrónico es de forma predeterminada el canal principal para las comunicaciones comerciales. Según Radicati Group, el empleado de oficina promedio recibe alrededor de 100 correos electrónicos al día. Este número aumenta anualmente en un 15%. En julio de 2012, la consultora McKinsey Global Institute publicó un informe titulado La economía social: liberando valor y productividad a través de las tecnologías sociales. Dice que los empleados de primera línea dedican el 28% de su tiempo a administrar el correo electrónico.

Piénsalo. Si tiene una semana laboral de 50 horas, entonces dedicará 14 horas de esa semana a leer y escribir correos electrónicos. Apenas pasa tanto tiempo en Word, Excel u otros programas de trabajo.

Estos números podrían no ser un problema si el correo electrónico fuera realmente un canal de comunicación eficaz. Más bien, es así para algunas empresas. Pero en la mayoría de los casos, este no es el caso. Por supuesto, el correo electrónico tiene derecho a existir, pero no se deje llevar. La investigación ha demostrado que la comprobación constante de su bandeja de entrada reduce su nivel de coeficiente intelectual.

En los últimos años, el correo electrónico se ha convertido en un verdadero flagelo de las comunicaciones comerciales. Sin embargo, no debes culparla por todos los problemas. Culpar a la tecnología es conveniente: es una buena excusa para no mirarse en el espejo. Después de todo, si miramos dentro, entenderemos que el problema no está en el correo electrónico como tal, sino en cómo lo usamos.

El punto es no optar por no recibir correo electrónico (aunque algunos lo hacen). El punto es usarlo racionalmente.

¿Dónde empezar?

Entender correo electrónico ≠ conversación

No puede llevar a cabo un diálogo por correo electrónico de la misma forma que en la vida real. Siempre hay intervalos de tiempo entre cartas, y los mensajes de texto no implican manifestaciones amistosas cercanas al interlocutor. Justin Kruger de la Universidad de Nueva York y Nicholas Epley de la Universidad de Chicago que la falta de pistas no verbales las personas malinterpretan los correos electrónicos.

Los psicólogos han descubierto que solo es posible interpretar correctamente el estado de ánimo en un mensaje de texto en la mitad de los casos. Las caritas, por desgracia, no ayudarán, por ejemplo, a distinguir el humor del sarcasmo. Esto a menudo conduce a malentendidos. ¿Estás listo para lanzar una moneda cada vez que intentas adivinar si tu interlocutor entiende tu mensaje?

Siga la regla de las tres letras

Una vez que haya aceptado el hecho de que el correo electrónico no es el mejor lugar para conversaciones de corazón a corazón, pase a la acción.

Utilice la regla de las tres letras: si el problema no se resuelve en tres correos electrónicos, se necesita una reunión personal.

Es aplicable tanto a tareas administrativas (como programar una reunión) como personales. Le ahorrará mucho tiempo y mucha frustración. Sin embargo, no a todo el mundo le gusta, prepárate para el disgusto de algunos compañeros. Con una cantidad razonable de suposiciones, pero es hora de deshacerse de la actitud de "correo para todas las preguntas".

No resuelva asuntos urgentes por correo electrónico

Si el problema es realmente importante y requiere una acción inmediata, no lo aborde en los correos electrónicos. Hay un teléfono para esto. Haga de esto la regla en su empresa.

No use el correo electrónico para administrar tareas

El correo electrónico no es un administrador de tareas. Pero mucha gente usa el correo electrónico como tal. Como era de esperar, se distraen constantemente. Abrí mi bandeja de entrada para revisar mis tareas y una corriente de mensajes personales y de trabajo cayó sobre ti. Es fácil cambiar a ellos, olvidando por qué abrió el cliente de correo.

Hay aplicaciones independientes para la gestión de tareas: DropTask y otras. No reemplazan el correo electrónico, están orientados hacia los objetivos que está tratando de lograr.

Lo mismo ocurre con la gestión de proyectos., o Basecamp: herramientas convenientes y asequibles que lo salvarán de kilómetros de cadenas de mensajes.

No trate la comunicación como extraer carbón en una mina

Pocos son libres en sus relaciones laborales. Muchos, incluso porque no pueden elegir a sus colegas, clientes y socios. Algunos de ellos están demasiado "ocupados" para hablar por teléfono; prefieren escribir una docena de mensajes en lugar de discutir verbalmente todo en dos minutos.

En este caso, debe prestar atención a la forma de comunicación (palabras, frases, etc.). Pregúntese si realmente desea interactuar con personas que se alejan del teléfono y hablan. Eche un vistazo más de cerca a los solicitantes de empleo para un puesto vacante en su empresa, clientes potenciales o futuros proveedores potenciales. Si inicialmente se comunican como si estuvieran extrayendo mineral en una mina, ¿cuáles son las posibilidades de que cambien?

Recuerda la vida fuera del correo electrónico

¡Ella es! No tenga miedo de cerrar su buzón. El mundo no se derrumbará. Esto es obvio, pero para muchos puede ser una revelación. Por ejemplo, en Klick Health, los empleados utilizan el correo electrónico. Según su CEO, el correo electrónico es una herramienta que da control sobre sí mismo a otras personas.

Qué opinas: ¿El correo electrónico realmente gobierna a la gente?imponiéndoles tareas y el orden de su ejecución?