7 consejos de Gmail de un ex empleado de Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Si cientos de correos electrónicos entrantes y distracciones constantes para revisar su correo no le permiten concentrarse en su actividad principal, entonces este artículo es para usted. Rudolphe Dutel, un ex empleado de Google, explicó cómo trabajar con Gmail correctamente sin dolores de cabeza.

En 2011, Rudolf Dutel tomó un trabajo en Google. "Mi primer día en la oficina de Google fue como la llegada de Harry Potter a Hogwarts: estás muy preocupado, como un colegial en una primera cita, y no tienes claro qué hacer", recuerda Rudolph. "Por lo tanto, me alegré de cualquier trabajo que se me encomienda y de la oportunidad de aprender algo nuevo en el proceso".

Los siguientes dos años estaba destinado a participar de cerca en la capacitación de los empleados de la empresa para trabajar con el servicio de correo Gmail, así como sus ventas corporativas.

Dütel ya no es miembro de Google; ahora es empleado de Buffer y fundador del proyecto Remotive, una revista semanal electrónica para trabajadores remotos. Sin embargo, todavía usa algunos de los trucos que les enseñó a sus antiguos compañeros.

Cómo entrenar su correo electrónico: 7 consejos increíbles para trabajar con Gmail

A veces, abrir tu bandeja de entrada el lunes por la mañana es una revelación. Parece físicamente imposible ordenar el interminable flujo de letras.

Hoy en día, el correo electrónico no se utiliza excepto en aldeas remotas, donde no hay electricidad ni torres de telefonía móvil. Según una investigación del McKinsey Global Institute, pasamos un promedio de un tercio de nuestra jornada laboral respondiendo correos electrónicos.

El trabajador calificado promedio pasa hasta el 28% de su tiempo útil analizando el correo electrónico. Eso es aproximadamente 13 horas a la semana.

Por supuesto, no quiero estar de acuerdo con estadísticas tan tristes. Además, todo el mundo quiere dedicar su tiempo a algo más útil. Para ello, Dutel pasó mucho tiempo probando las capacidades de Gmail, utilidades y servicios, destacando los siete más útiles, en su opinión, para el uso diario. Quizás, la correspondencia de trabajo no sea un asunto tan largo.

1. Utilice el botón "Cancelar envío"

¿Alguna vez ha notado algunos errores tipográficos molestos en su carta después de hacer clic en "Enviar"? Estoy seguro de que sí.

A partir de ahora, no hay nada más que temer: tienes la función de cancelar el envío, que es un requisito previo estricto para aquellos que decidieron asumir seriamente la gestión de un tiempo de trabajo precioso.

Puede activar la función yendo al menú y poniendo una marca delante de la función correspondiente: "Configuración" → "General" → "Cancelar envío". Opcionalmente, el período de cancelación se puede establecer en 10, 20 o 30 segundos.

Pruébelo usted mismo, ¡a mí personalmente me gustó!

2. Aplicar plantillas para ahorrar tiempo

Escribimos una gran cantidad de letras del mismo tipo, similares entre sí como dos gotas de agua. A veces tomamos como base para nuevas cartas las que ya hemos escrito a otras personas. Por ejemplo, para los vendedores, esto es conveniente y puede ahorrar mucho tiempo.

Entonces, ¿por qué no preparar algunas plantillas para este tipo de mensaje en lugar de reescribir lo mismo una y otra vez? Después de todo, reemplazar un par de palabras y frases es mucho más fácil que escribir de nuevo. Lo principal es no olvidar volver a leerlo más tarde.

Prepare y guarde algunas respuestas de plantilla que puede usar más adelante si es necesario.

Para habilitar la función "Plantillas de respuesta", vaya a la pestaña "Laboratorio" en el menú de configuración.

Gracias a esta característica increíblemente útil, Rudolph y su hermano lograron enviar manualmente sus datos de contacto a los primeros 1.500 suscriptores de Remotive en una carta de correo estándar.

3. Utilice la función de acceso sin conexión

Otro truco que aprendimos de Dutel es cómo seguir trabajando con Gmail sin acceso a Internet.

Quizás a algunos de ustedes les guste desconectarse de los demás por un tiempo para dedicarse por completo a tareas creativas. Sin embargo, en la mayoría de los casos, simplemente no puede prescindir de la carpeta "Bandeja de entrada", donde, por ejemplo, ha dejado la tarea técnica. ¿Cómo ser?

Para todos los viajes en tren, casos con acceso de pago o limitado a la red Wi-Fi y otras circunstancias imprevistas, puede utilizar la función "Fuera de línea". Le permite leer, responder, buscar y archivar correos electrónicos sin acceso a Internet.

Esto es realmente muy conveniente, ya que este modo le permite trabajar no solo con correo, sino también con Google Drive y Google Docs.

4. ¿No tienes tiempo? Pausa

A veces, los mensajes entrantes simplemente caen en la caja uno tras otro, molestando y distrayendo del trabajo en el que estamos enfocados. Una, dos, cuatro, diez cartas nuevas … ¿Y si hay algo importante?

La mejor solución a este problema, según Dutel, fue la función Inbox Pause. El significado de esta función es muy simple: suspendes el flujo de correspondencia entrante si estás ocupado con algo importante, y cuando te liberas de la carga de preocupaciones y un calendario lleno de eventos, vuelves a ellos como si los recibieras en el mismo segundo yendo a la página con la pestaña de correo.

5. Darse de baja de listas de correo innecesarias

Da la casualidad de que es difícil deshacerse por completo de todo tipo de correos que ingresan a la bandeja de entrada del correo electrónico del trabajo. ¿Cómo deshacerse de los que no le interesan en absoluto?

Consulte Unroll.me, una utilidad que puede ayudarlo a organizar sus correos electrónicos de la mejor manera posible en minutos. Una vez que se registre en el servicio, abra la lista de correo a la que se suscribe. Luego, cancele la suscripción a los que no sean necesarios.

6. Activa la verificación en dos pasos

Parece que Gmail sabe casi todo sobre nosotros: con quién nos comunicamos, qué imágenes buscamos en la búsqueda, qué almacenamos en los "Documentos". Podemos decir que se trata de una especie de centro de control de vuelo y el cuartel general de mando principal; todos los enlaces conducen aquí, como las carreteras a Roma. Esto significa que la seguridad debe tenerse en cuenta primero.

La verificación en dos pasos es la mejor solución para esta tarea. "Dos-", porque para proteger su información, necesitará no solo su contraseña para el buzón, sino también un código único, que recibirá cada vez que intente acceder a su buzón desde una aplicación móvil o mensaje SMS.

Rudolph también aconseja prestar atención al servicio 1Password.

Muchos otros servicios populares como Dropbox, Facebook y Twitter también utilizan la verificación en dos pasos para acceder.

Por cierto, para la seguridad de sus datos, es importante asegurarse de que su cuenta de Gmail no se use en varios dispositivos a la vez, por ejemplo, en dos computadoras al mismo tiempo.

7. Utilice notificaciones más informativas

Muchos mensajeros utilizan varios estados para los mensajes a la vez: "Enviado", "Entregado", "Leído". En algunos lugares, como Facebook, se utilizan iconos para representar estas notificaciones.

Para el servicio de Gmail, existe una solución similar: Sidekick. Esta es una buena aplicación para quienes buscan trabajo, o para quienes tienen actividades relacionadas con las ventas: es muy conveniente obtener los estados de sus correos electrónicos enviados.

Ahora sabe un poco más sobre la seguridad y el ahorro de tiempo al trabajar con Gmail. Esperamos que el consejo de un especialista experimentado le ayude a ser más productivo.