Kanban personal: cómo aprender a hacer el trabajo justo a tiempo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Lo principal sobre el método japonés de organizar el trabajo en preguntas y respuestas.

¿Qué es esta palabra incomprensible - "kanban"?

Personal Kanban es un mapa interactivo de su empleo. Una de las opciones más comunes y asequibles es una pizarra adhesiva que le ayuda a hacer el trabajo a tiempo.

La palabra "kanban" en sí se traduce del japonés como "cartelera". Nos llegó desde la planta de Toyota, donde se llama así al sistema de organización de la producción.

¿Cómo puede una pizarra adhesiva ayudarlo a cumplir con los plazos?

Te permite ver lo principal: cuáles son tus prioridades y lo que ya has logrado. También te enseña a no estar disperso en actividades secundarias y sin importancia en este momento y a no asumir demasiadas obligaciones.

¿Probablemente todo esto sea muy difícil?

No. Solo hay dos reglas principales en el sistema kanban:

1. Necesita visualizar su flujo de trabajo. Esto le ayuda a ver su carga real y, si es necesario, a cambiarla.
2. Debe limitar la cantidad de tareas en las que está trabajando activamente. A menudo, para ilustrar esta regla, citan el ejemplo de un malabarista: cuantos más objetos recoja, mayor será la probabilidad de romper algo.

¿Visualizar significa poner una pizarra con pegatinas?

No es necesario. Puede utilizar cualquier opción que le resulte conveniente: una pizarra, un frigorífico con imanes, un cuaderno, aplicaciones especiales, etc. Lo principal es que dibujes al menos tres columnas: Para hacer, Hacer, Listo. Deben estar llenos de pegatinas o inscripciones para ver en cualquier momento lo ocupado que está en ese momento.

También puede agregar una columna Pendiente para tareas no urgentes. O cualquier otra columna, por ejemplo "Descanso" (con las tareas "pedir pizza", "ir a esquiar", etc.).

Funciona de forma sencilla: mueve pegatinas (o notas) de una columna a otra a medida que completa las tareas.

¿Y qué me dará?

Una oportunidad para obtener comentarios efectivos. Cuando mueves la pegatina a la columna "Listo", tu cerebro se vuelve dulce: la tarea está completa, puedes descansar o comenzar una nueva.

Con el tiempo, desarrollará el hábito de comenzar una nueva tarea solo después de que se haya completado la anterior. Esto significa que, idealmente, no habrá asuntos pendientes.

¿Cómo puedo determinar cuántas tareas puedo completar?

Empíricamente. Empiece a utilizar su kanban personal y, con el tiempo, descubrirá cuál es su "ancho de banda". Puede cambiar según la complejidad de las tareas, su estado y estado de ánimo. Elija un mínimo y luego suba el listón.

Por cierto, esta es una buena protección contra el agotamiento en el trabajo. Aprenderá a gestionar su carga de trabajo sin comprometer su carrera.

¿En qué se diferencia un kanban personal de una lista normal de tareas pendientes?

La visualización, la capacidad de ver el resultado final (cuánto hiciste en un día) permite realizar un análisis, determinar qué tareas te inspiran y cuáles se realizan con dificultad (es mejor realizarlas primero).

Una lista regular de tareas pendientes no es interactiva, no proporciona retroalimentación, no alivia el estrés, ya que no estructura la jornada laboral.

¿Qué aplicaciones están reemplazando el tablero de pegatinas?

Trello es una aplicación gratuita que es excelente como herramienta para crear su propio trabajo y administrar pequeños proyectos. También se puede utilizar para formación, visualización de una lista de objetivos y deseos, reparaciones, planificación de viajes, investigación, etc.

KanbanFlow se parece a Trello, pero de hecho, se ajusta aún más al concepto clásico de "kanban". La aplicación, además de crear tableros y tareas, permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a su ejecución (se utiliza el método Pomodoro).

Kanbanote es un complemento de la popular aplicación Evernote que visualiza listas de tareas pendientes.

Si quiero saber más sobre esto, ¿qué debo leer?

Una de las publicaciones más populares es Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life de Jim Benson y Tonian De Maria Barry, que proporciona conocimientos básicos del sistema.

Jim Benson también tiene un blog donde responde preguntas y consulta.