Cómo dejar de perder el tiempo en actividades inútiles

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Para ser más productivo, no se obligue a concentrarse. Simplemente haga pequeños ajustes en su día de trabajo.

1. Realice el menor número posible de reuniones

Pasamos hasta cuatro horas en reuniones a la semana. Más de la mitad de esto es una pérdida de tiempo. Si puede, intente reducir el número de reuniones.

• Considere el número de participantes. No invite a sus colegas a una reunión solo para estar seguro. Permítales dedicar mejor su tiempo a hacer su trabajo de manera más productiva.
• Las conversaciones cara a cara a menudo pueden ser un buen sustituto de las reuniones. Es mucho más fácil discutir primero los detalles del proyecto con el empleado responsable y solo luego presentar la idea a todo el equipo.
• Antes de programar o asistir a una reunión formal, considere cuidadosamente qué información tiene la intención de compartir con sus colegas. La mayoría de las veces, la información básica se puede comunicar de alguna otra manera, por ejemplo, mediante un enlace a un documento, escribiendo en un chat o incluso simplemente transmitiéndola oralmente con una taza de café. Entonces, los empleados podrán responder a su información sin interrumpir su flujo de trabajo.

2. Cambiar la interacción con los compañeros

Por supuesto, la colaboración suele ayudar a aumentar la productividad. Pero no es tan simple. Según los datos, cada empleado se distrae en promedio siete veces por hora. Y el 80% de estas distracciones son cosas pequeñas e insignificantes.

Por lo tanto, en lugar de hacer una pregunta tan pronto como se le ocurra, no se apresure a distraer a sus colegas. Haga una lista y luego pregunte todos a la vez cuándo el empleado está libre. Además, a menudo sucede que después de algún tiempo nosotros mismos encontramos la respuesta a nuestra pregunta o entendemos que las primeras tres preguntas simplemente nos llevaron a un gran cuarto.

Si está distraído, no tiene que diseñar una comunicación compleja con sus colegas. Por ejemplo, usar auriculares suele ser suficiente para indicar No molestar. Si eso no funciona, intente mudarse a una parte diferente de la oficina donde no lo molesten. La mayoría de los compañeros de trabajo se acostumbrarán a estas señales y no le molestarán cuando esté ocupado.

3. Reducir el flujo de correo electrónico

El problema no está en el correo electrónico en sí, sino en cómo lo usamos. Mientras que los correos electrónicos anteriores contenían una gran cantidad de información, ahora se parecen más a los SMS. Una carta típica ahora contiene entre 5 y 43 palabras: información breve y preguntas sencillas de seguimiento. Esas cartas se multiplican rápidamente en su bandeja de entrada, amenazando con ahogarlo literalmente en una corriente de mensajes no leídos.

Antes de enviar un correo electrónico, considere si sería más conveniente utilizar otro método de transmisión de información.

Por ejemplo, con la ayuda de varios mensajeros instantáneos, puede enviar rápidamente mensajes cortos y responderlos sin la formalidad innecesaria que impone el correo electrónico. Y en los comentarios a documentos con acceso abierto, varias personas pueden dejar inmediatamente sus propuestas para un proyecto, en lugar de abarrotar los buzones de correo de sus compañeros con ellos.

4. Trabaja desde casa y duerme lo suficiente

Un empleado que ha descansado bien a menudo hará más en seis horas que un empleado con sueño en las diez. Por eso, trabajar desde casa se está convirtiendo en la opción ideal para muchos. Y gracias a los modernos medios de comunicación, los empleados no necesitan estar en la misma sala para resolver cualquier problema.

Al liberarse de la necesidad de pasar varias horas en el transporte, puede dormir lo suficiente y esto tendrá un efecto positivo en la productividad.

Por supuesto, en algunas áreas de actividad, es necesaria una comunicación más cercana con los colegas, pero uno o dos días laborales a la semana en casa serán útiles para los representantes de cualquier profesión. Esto le dará la oportunidad de concentrarse en su propio proyecto y simplemente dormir. La clave es encontrar un ritmo semanal que se adapte a ti y a tu equipo.

5. Tome descansos frecuentes

Los descansos son tan importantes como el trabajo en sí. Sin embargo, un simple cambio de actividad no suele ser suficiente. Para recargar es necesario levantarse de la mesa cada hora y media.

Los descansos más largos, como el almuerzo con amigos o una caminata, son útiles para las personas creativas. Este descanso es lo que se necesita para convertir una tarde improductiva en un avance creativo.

No descansarás si te distraes un par de minutos cada media hora. Es mejor dejar su lugar de trabajo durante al menos diez minutos varias veces al día.

Si bien estos descansos en realidad reducirán la cantidad de horas que trabaja, será más eficiente el resto del tiempo. Un día de trabajo verdaderamente productivo solo es posible descansando y recuperándose.