Un sistema simple para organizar la vida moderna compleja

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Hoy queremos hablarte de un sistema que te ayudará a estructurar todos tus proyectos de trabajo, tareas y asuntos. Con la ayuda de él, aprenderá cómo establecer metas correctamente y desarrollar planes para lograrlas.

En el mundo moderno, una persona tiene que realizar múltiples tareas. Proyectos, reuniones, asuntos, tareas, cuya fecha límite se acerca inexorablemente … A menudo nos resulta difícil organizar nuestra vida de tal manera que tengamos tiempo para hacer frente a los asuntos laborales.

Hoy queremos presentarte un sistema que te ayudará a organizar todos tus objetivos, asuntos y tareas. Este sistema fue desarrollado por Chris Winfield, un empresario de la ciudad de Nueva York.

La vida es difícil.

Disfrutamos trabajar más de 40 horas a la semana, estamos orgullosos de ello y nos encanta decirles a todos y a todos lo ocupados que estamos, porque nos hace sentir importantes e insustituibles. Bueno, o no, simplemente pensamos que debería ser así.

Así fue conmigo. Hasta que decidí cambiarlo todo.

No podía seguir así, tenía que empezar de nuevo y cambiarlo todo. Quería vivir la vida al máximo y no quería perderme un solo momento.

Pero había un problema. No sabía cómo hacer esto. Estaba perdiendo demasiado tiempo y trabajando de manera ineficaz. Entonces comencé a buscar formas que pudieran ayudarme a resolver el problema.

Leí muchos libros y blogs sobre productividad y finalmente se me ocurrió un sistema de cuatro piezas.

Este sencillo sistema, del que hablaremos más adelante, me ayudó a mejorar mi productividad, con su ayuda pude organizar días, semanas, meses y hasta solo horas. Gracias a ella, puedo hacer más en menos tiempo.

Realmente me gustaría decir que llegué fácil y rápidamente a este sistema, pero no es así: pasé cientos de horas experimentando, tuve que pasar por muchos fracasos, errores y decepciones.

Hoy puedo hacer más en 17 horas que en el pasado en 40 horas. Ni siquiera eso. Puedo lograr más en una semana que en los últimos meses.

Soy capaz de trabajar simultáneamente con varios proyectos, clientes, empresas y al mismo tiempo mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal.

Trabajo, paso tiempo con mi familia, camino, me comunico con la gente, les enseño a los demás lo que yo mismo sé y hago mucho más. Cotidiano. Y todo esto se debe solo al hecho de que he desarrollado un sistema que se adapta a mí, al que me adhiero constantemente. Este sistema es bastante simple, pero nunca debes olvidar que:

Simplemente no siempre significa fácil.

Una de las principales cosas de las que me di cuenta es que si te tomas el tiempo para planificar tu día y tienes una idea clara de lo que quieres lograr (crear una imagen determinada de tus días), entonces todo será más fácil. Trabajarás menos y triunfarás más, porque trabajarás con pasión, verás una meta frente a ti.

Mi sistema tiene cuatro elementos principales:

1. Sueña y fíjate metas.¿Qué es lo que realmente quieres de la vida? ¿Cuáles son tus sueños, metas, ambiciones? Si no conoce las respuestas a estas preguntas, el resto de los componentes de esta lista no le servirán de nada.
2. Descarga tu cerebro. Transfiera los pensamientos de su cabeza al papel. No tiene que pensar en detalles superfluos si realmente quiere ser productivo.
3. Haz mapas mentales. Le ayudarán a encontrar lagunas para sus principales objetivos. En otras palabras, comprenderá cómo obtener rápidamente lo que desea.
4. Administre su tiempo y divida las tareas complejas en sus elementos constitutivos. Esto te ayudará a lograr tus principales objetivos en el menor tiempo posible.

Nadie disputará el hecho obvio de que todas las personas tienen 24 horas al día. Las personas exitosas tienen dos cualidades:

• Saben exactamente lo que quieren.
• Se esfuerzan por conseguir lo que quieren.

¿Estás listo para correr el riesgo y esforzarte para tener éxito? Entonces sigue leyendo.

1. Sueño. Fijar metas. Tomar acción

Comience imaginando el objetivo final.

Stephen Covey

El primer paso es formarte una imagen completa de tu vida. Debes entender lo que quieres lograr, en qué tipo de persona quieres convertirte, en otras palabras, pensar en cómo debería ser tu vida ideal.

Cuando hice esto por primera vez, quería cambiar mucho en mi vida. Quizás, como yo entonces, te parezca que muchas cosas no se pueden cambiar, pero no te desesperes y no te rindas, porque este sentimiento es completamente normal.

Siguiendo el consejo de Mark Allen, reservé una página para cada uno de mis objetivos. Tal limitación de espacio es necesaria para que tenga la oportunidad de pintar cada objetivo en detalle, dividirlo en elementos básicos, crear un plan detallado para lograr este objetivo, pero la especificación del objetivo debe ser sin agua.

Hay algo importante que recordar: no está llevando a cabo su plan en la sangre, sus objetivos pueden cambiar en cualquier momento. No podemos decir con certeza lo que nos pasará en una hora, y más aún nadie puede decir que sus metas y planes de vida no cambiarán en el próximo mes o el próximo año.

Pero tal planificación es ventajosa porque tiene una idea clara de lo que quiere lograr, en qué tipo de persona sueña con convertirse.

Además, no se preocupe si no ha logrado elaborar un plan de logros para cada objetivo. Está bien, lo principal es que tienes un objetivo, y cuando llegue el momento, encontrarás formas de ayudarte a conseguirlo.

2. Descarga tu cerebro

Que tu mente sea siempre brillante y clara, como el vasto cielo, el gran océano y el pico más alto de la montaña.

Morihei Ueshiba

Nuestra memoria es en muchos sentidos una herramienta de supervivencia. Recordamos más fácilmente las cosas que son importantes y necesarias para nosotros. La memoria es algo asombroso: en una situación de fuerza mayor, por ejemplo, podemos recordar las lecciones escolares de seguridad vital y proporcionar primeros auxilios a una persona.

Tienes cientos de pensamientos en tu mente, detalles menores, detalles innecesarios. Por ejemplo, intentas recordar todos los matices, incluso los detalles más pequeños del proyecto que estás haciendo. Si bien esa conciencia es respetable, también suele ser angustiosa y estresante. Conclusión: deshazte de esta basura, descarga tu cerebro.

No guarde todos estos detalles en su cabeza, escríbalos en su diario, deje que todo esté contenido en el disco duro de su computadora o en otro lugar. Esto le permitirá concentrarse mejor en lo que es importante en este momento, sin olvidarse de la actualidad.

Organizar, dividir y conquistar

Ahora que se ha salvado de una gran cantidad de pensamientos innecesarios o no tan importantes, es hora de comenzar a organizar sus asuntos. Mira tu propio plan. Quizás no fue perezoso e hizo un plan no solo para las próximas semanas y meses, sino también para años enteros.

Tienes que estructurar todo lo que tienes que hacer. Trate de planificar todos sus proyectos, tareas y otros asuntos de tal manera que no interfieran entre sí: tómese un tiempo separado para cada tarea, no persiga dos pájaros de un tiro, divida y venza.

No se preocupe si no tiene un plan concreto para lograr todo lo que ha planeado. Lo principal es que tienes metas y tu subconsciente te ayudará en el resto.

En este caso, su mente subconsciente se puede comparar con un navegador GPS. Usted establece su destino y averigua cómo llegar.

3. Crea un mapa mental

Todo lo que necesita es un plan, una hoja de ruta y coraje para llegar a su destino.

Earl Nightingale

Un mapa mental es un diagrama que le ayuda a visualizar y organizar la información. Los mapas mentales se pueden utilizar para casi todo, desde tomar notas hasta desarrollar una estrategia seria. Le ayudarán a descomponer un objeto complejo en sus partes componentes.

Con la ayuda de un mapa mental, puede construir una jerarquía de proyectos, resultados y tareas. Utilice el tamaño y el color de la fuente para resaltar lo que es importante o urgente. También puede incluir enlaces a importantes recursos de Internet o documentos en su computadora.

Este mapa lo ayudará a ver de un vistazo qué proyecto le está quitando más tiempo o requiere más atención (las tareas y los plazos resaltados en rojo gritarán su urgencia e importancia).

Al revisar su mapa mental semanalmente, notará qué proyectos están cerca de completarse, y esto lo motivará a seguir adelante. Elimine proyectos completados y rellénelos con otros nuevos.

4. Administre su tiempo y divida las tareas difíciles en elementos básicos

Decida hoy que se convertirá en un experto en administrar su tiempo y su propio desempeño.

Brian Tracy

Ahora que tiene un plan, debe asegurarse de poder realizar todas las tareas a tiempo. Existen varias técnicas y sistemas diseñados para ayudarlo con esto. Por ejemplo:

• Kanban es un sistema que te ayudará a lidiar con las tareas de manera eficiente. Existe una práctica herramienta en línea, KanbanFlow, que está diseñada no solo para trabajar en solitario sino también en equipo.
• La conocida técnica de eficacia personal de GTD que te ayudará a hacer las cosas hasta el final.

No te olvides de hoy

Los mapas mentales, GTD, Kanban son geniales e indiscutiblemente necesarios para que puedas lograr tus objetivos. Pero no olvide que se trata de una planificación estratégica. A veces necesitas un plan simple y práctico para el día. No para mañana. Ni por un mes ni por un año. Para hoy.

Un sueño se convierte en una meta cuando se toman medidas para lograrlo.

Bo Bennet

Existe una técnica Pomodoro que puede ayudarlo a planificar su tiempo de manera eficiente. Puede obtener más información al respecto aquí.

Siempre alcanzando sus metas, completando las tareas a tiempo, logrando el éxito, esto es por lo que todos deben esforzarse. Pero nunca olvides la séptima habilidad de Stephen Covey: afilar la sierra.

Imagine a un hombre que ha estado aserrando un árbol durante cinco horas, pero cuando le dice que se detenga un par de minutos para afilar la sierra, él responde: "¡No tengo tiempo para afilar la sierra!" ¡Necesito cortar!"

Recuerde tomarse un tiempo para su salud, su familia y amigos, y siempre trate de descansar cuando sienta que lo necesita.