2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53
En este artículo, compartiré una característica curiosa de Google Calendar que puede simplificar drásticamente sus interacciones con los socios.
¿Cuánto tiempo le lleva concertar una reunión con un amigo o colega?
En un mundo ideal bastan un par de frases: "¿jueves a las cuatro?" - "¡Sí!".
En realidad, cuanto más activo te desarrollas, más contactos y más difícil es concertar una reunión o incluso simplemente llamar por Skype. Tienes negocios, tu socio tiene negocios. Comienza el interminable "tenis por correo" de aprobaciones.
O eres el director de una gran empresa. Todos los empleados, algunos socios, así como familiares y amigos deben ver su horario. Y este horario también cambia constantemente.
¿Qué hacer?
Vendrán en nuestra ayuda …
Kaizen y Kanban
Entonces, nos enfrentamos a dos tareas que se excluyen mutuamente:
- gestionar cada vez más contactos programados;
- gaste la menor cantidad de recursos posible en él.
Esto no le recuerda el problema clásico de la filosofía kaizen: ¿Cómo se pueden reducir costos y mejorar la calidad al mismo tiempo?
Por lo tanto, para resolver el problema, usemos una de las herramientas kaizen: kanban.
Kanban en un momento se convirtió en un método avanzado de organización de la producción, cuando en lugar de "empujar" las piezas a lo largo del transportador (llevar los materiales, descargarlos y luego ordenarlos usted mismo), se utiliza la tracción (cada sección subsiguiente indica a la anterior cómo mucho material que necesita ahora).
El mismo "tirón" se puede utilizar en su gestión personal del tiempo.
Acceso directo a su calendario
¿Por qué no dárselo a todos los socios? Existe una función de este tipo, por ejemplo, en Google Calendar.
- ¿Organizando un evento? No es necesario que notifique a nadie. Aquellos que lo deseen pueden verlo todo por sí mismos e incluso pueden confirmar su participación.
- O incluso puede permitir que los socios individuales (los más importantes) creen eventos en su calendario. Y ya lo confirmas. ¿Extremo? Bueno, quizás.:) ¡Pero existe esa posibilidad!
- El evento contiene información sobre la hora, el lugar y la captación de participantes. Esto ahorra tiempo en preguntas innecesarias.
- No se necesitan ni un diario ni programas especiales. Un navegador normal o incluso un teléfono inteligente bastará.
- Después de la reunión, puede elaborar un breve protocolo de la misma y registrarlo allí, en el calendario.
- Y, sobre todo, me gusta esta función de superponer calendarios de diferentes personas uno encima del otro:
¡Mira lo bien que se ven todas las ventanas en las que puedes empujar una reunión conjunta!
Y lo más importante, todas estas preguntas interminables "¿Qué estás haciendo en …?", "¿Puedes entrar …?" permanecerá en el pasado.
¿Y la privacidad?
Para mantenerlo intacto, puede cerrar lo que está haciendo exactamente.
Era:
Se convirtió:
Además, puedes crear diferentes calendarios laborales y personales. Y dar acceso, por ejemplo, solo al trabajador.
Total
La efectividad de incluso una herramienta simple como un calendario depende de cómo la use.
Compartir su calendario puede aumentar no solo su productividad personal, sino también la productividad de los equipos pequeños.
P. S. Escribí este artículo junto con mi amigo Vlad Epanchintsev. ¡Gracias a él!
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¿Cómo se organizan las citas? ¿Estás usando Google Calendar?
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