Una forma no obvia pero eficaz de reducir el tiempo de envío

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Para optimizar el tiempo que pasa trabajando con su correo, no intente poner sus correos en perfecto orden. Todo es mucho más simple, dice un empleado de MailChimp. Un par de pasos simples, y solo necesitará una hora y media al día para lidiar con todas las letras.

Jon Smith, del equipo de soporte de MailChimp, ha descubierto la fórmula de correo electrónico perfecta mediante prueba y error. Primero, creó muchas carpetas, luego borró todas y cada una, pero ninguno de estos enfoques funcionó. Y luego llegó a un sistema completamente diferente.

A pesar de que las respuestas a las cartas son casi fundamentales para su trabajo, pudo reducir el tiempo dedicado a diversas acciones con el correo a una hora y media al día. Descubrió que incluso cuando el buzón está lleno de cartas, un par de acciones simples pueden cambiar las cosas.

En lo que no deberías perder el tiempo

Como dice John, en un principio trató de clasificar cartas y creó todo tipo de carpetas: para mensajes del jefe, para información sobre varios proyectos, mensajes sobre los que era necesario realizar alguna acción, etc. Creía que esto debería ayudarlo a ahorrar tiempo. Pero, de hecho, empezó a dedicar más tiempo a intentar memorizar su sistema de clasificación y menos tiempo al trabajo en sí.

Por ejemplo, recibí un mensaje de mi jefe sobre un proyecto en el que estaba trabajando y este mensaje también requería que tomara ciertas medidas. ¿En qué carpeta debe colocarse? ¿Y cuál era la probabilidad de que recordara dónde buscar esta carta más tarde?

John Smith

Así que John decidió deshacerse de todas las carpetas y reinó un caos total en su correo. La falta de un sistema no era mejor que un sistema demasiado complejo. Entonces John decidió reconsiderar una vez más su enfoque para trabajar con correo. Decidió ordenar las letras no por tema, sino por el tipo de acción que debían realizar. He aquí cómo hacerlo.

No te compliques demasiado

Solo deja en tu bandeja de entrada solo los mensajes a los que necesitas responder. Los más importantes, si no puede resolverlos de inmediato, márquelos como no leídos.

Quizás esto le parezca ilógico, porque las cosas más ardientes deben hacerse lo más rápido posible. Lo es, y a veces realmente es necesario responder de inmediato a tales mensajes. Pero al marcar mensajes importantes como no leídos, definitivamente no los perderá en la masa general. Además, de esta manera no tienes que mover estos correos electrónicos: permanecen en tu bandeja de entrada y siguen recibiendo atención hasta que los alcanzas.

Intento asegurarme de que no se acumulen más de 60 a 70 mensajes en mi buzón a la vez. Este es exactamente el número de letras que puedo manejar fácilmente en una sola sesión.

John Smith

Cree un horario de envío regular para usted mismo

John reserva una hora cada mañana para limpiar el buzón. Como ya se mencionó, a menudo deja mensajes urgentes “sin leer”. John hojea rápidamente los boletines y las comunicaciones internas de la empresa y responde a todos los mensajes no urgentes que pueda manejar en esa hora.

Cuando termina la hora del correo, John Smith no cierra el buzón, pero le presta mucha menos atención. A medida que llegan nuevos mensajes, escanea rápidamente su contenido y los nombres de los remitentes para priorizarlos. Si se puede responder un mensaje sin interrumpir otras actividades durante mucho tiempo, John lo hace. Pero no vuelve a empezar a enviar correos.

Hacia el final de la jornada laboral, John reserva otros 30 minutos para dedicarlos exclusivamente a trabajar con el correo. En este momento, está envuelto en cartas que le exigen tomar cualquier acción: dar su aprobación, escribir una respuesta detallada o tomar cualquier decisión. Es entonces cuando presta atención a los mensajes que marcó como no leídos.

Podría dedicar mucho más tiempo a trabajar con el correo, pero esas limitaciones de tiempo me ayudan a concentrarme mejor y ser más productivo.

John Smith

Clasifique los correos electrónicos por tipo de respuesta

Para algunos mensajes, John aún creaba carpetas separadas. Ciertas letras que no marca como no leídas, las distribuye solo en dos direcciones. Los mensajes que requieren alguna acción o respuesta de un colega (no necesariamente urgentes), John los coloca en la carpeta "Tareas pendientes". Es para correos electrónicos que se pueden procesar al día siguiente o más tarde en la semana.

Cartas incluso menos urgentes que John mueve a la carpeta "Leer". Además, utiliza filtros especiales que colocan automáticamente el boletín en esta carpeta. Solo toma un par de minutos instalar los filtros, pero este simple paso le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo más adelante.

Si utiliza este método, obtendrá tres carpetas activas, que se diferencian en la urgencia de responder a los mensajes: Bandeja de entrada con mensajes no leídos, Pendientes y Leídos.

Archivar mensajes

Para todo lo demás, John Smith utiliza la función de archivo de mensajes. Esto le ayuda a despejar el buzón y la cabeza de tareas innecesarias.

Tan pronto como leo el mensaje y tomo las medidas necesarias, ya sea una noticia de la empresa o un boletín al que me suscribí, lo archivo.

John Smith

Si un mensaje contiene información importante que John quisiera conservar para referencia futura, marca el mensaje archivado con un asterisco para que se pueda encontrar más rápido.

Tenga especial cuidado al decidir eliminar una publicación

John rara vez usa la función de eliminación de mensajes. Esta es una lección que aprendió de la práctica real. Un día, John borró un mensaje de un colega que contenía información que no consideraba importante en ese momento. Después de que este empleado dejó la empresa, John necesitaba información de esa carta. Entonces se dio cuenta de que estaba en problemas.

Después de eso, comencé a eliminar solo aquellas letras que definitivamente no me serán útiles en el futuro. No se ofendan, queridos compañeros, que me envían lindos gifs con gatos, pero estos son los mensajes que acaban en la "Papelera".

John Smith

Para llegar a este sistema, John Smith probó muchos enfoques diferentes que no fueron lo suficientemente efectivos para él. Probó los métodos que usaban otras personas, pero muy pronto se dio cuenta de que necesitaba probar algo diferente. John llegó a la conclusión de que cualquier sistema funciona solo cuando se adapta bien a las condiciones de su trabajo en particular.

Prueba este método o encuentra algo propio. Es posible que encuentre una manera de dedicar menos tiempo al correo.