35 funciones de Google Drive que lo convierten en el mejor almacenamiento en la nube

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

En términos de la cantidad de chips geniales, ningún competidor puede compararse con esta nube.

Agregar datos

1. Escaneo de documentos

La aplicación móvil "Google Drive" para Android le ayudará a escanear fácilmente documentos, tarjetas de visita, recibos y otras hojas de papel. Todo se convertirá en archivos PDF legibles y se cargará en la nube.

Haga clic en el botón más en el cliente y seleccione la opción "Escanear", luego apunte la cámara al texto. La aplicación recortará automáticamente los bordes en blanco y aclarará el fondo. Si es necesario, puede hacer clic en el botón "Recortar" y especificar manualmente el fragmento de texto deseado.

La función no funciona en iOS.

2. Web Clipper

Google Drive tiene una extensión oficial que le permite enviar páginas web, archivos e imágenes directamente a su almacenamiento.

Solo necesita hacer clic derecho en la imagen y seleccionar "Guardar imagen en Google Drive". O abra cualquier documento PDF de Internet en un navegador y haga clic en el icono de extensión. Todo irá a la nube.

La extensión guarda las páginas web como una captura de pantalla, HTML, MHT o las convierte al formato completo de Google Docs.

3. Arrastra y suelta archivos

Puede parecer obvio, pero de repente alguien no lo sabe. Si no tiene el cliente de Google Drive instalado en su computadora, puede abrir su almacenamiento en un navegador y agregar archivos allí simplemente arrastrando y soltando.

4. Aplicación "Inicio y sincronización"

Instale la aplicación "Inicio y sincronización" de Google y podrá guardar archivos y carpetas de "Google Drive" en su computadora. Su principio de funcionamiento es el mismo que el de otros clientes de almacenamiento en la nube. Puede trabajar con los datos cuando lo desee, todos los cambios se sincronizan automáticamente.

Desafortunadamente, Google no ha lanzado una versión para Linux del cliente. Pero el administrador de archivos incorporado Nautilus puede conectarse a Google Drive. Haga clic en "Configuración del sistema" → "Cuentas de red" → "Cuenta de Google", ingrese su nombre de usuario y contraseña allí, y aparecerá una carpeta con el contenido de "Google Drive" en la barra lateral de Nautilus.

5. Autosync para la aplicación Google Drive

"Inicio y sincronización" en Windows y macOS funciona bien. Pero los clientes de Google Drive en Android e iOS son un poco decepcionantes. No saben cómo sincronizar sus carpetas, excepto para descargar archivos seleccionados por separado. Esto significa que pueden hacer poco sin Internet.

Pero el cliente alternativo Autosync para Google Drive funciona exactamente según el principio de "Inicio y sincronización". Todos sus datos o solo las carpetas seleccionadas se pueden guardar en la memoria del teléfono, y los cambios en ellos se sincronizarán en la nube en segundo plano. Desafortunadamente, la aplicación es solo para Android.

6. Creación rápida de archivos

Guarde los siguientes enlaces en la barra de marcadores de su navegador. Un clic y un nuevo documento se abrirá frente a usted.

• - nuevo documento.
• - nueva mesa.
• - nueva presentación.
• - nuevo sitio web.
• - un nuevo formulario de encuesta.

Organizar archivos

7. Control de versiones

Google Drive guarda los cambios que realice en sus documentos, PDF, imágenes, archivos o archivos de audio como versiones. Si de repente te equivocas, puedes retroceder. Para hacer esto, haga clic derecho en el archivo y seleccione "Control de versiones".

De forma predeterminada, Google Drive solo almacena 100 versiones y todas las versiones anteriores se eliminan después de 30 días para ahorrar espacio. Puede seleccionar la versión que desee, hacer clic en los puntos suspensivos y hacer clic en "No eliminar nunca", y se mantendrá para siempre.

8. Personalizar el color de la carpeta

Una función muy útil que facilita la navegación por sus documentos. Haga clic con el botón derecho en la carpeta en la interfaz web de Drive, luego seleccione Cambiar color y asigne el que desee.

9. Marcadores

Una forma conveniente de acceder rápidamente a los archivos que usa con más frecuencia es marcarlos como favoritos. Haga clic en el archivo requerido con el botón derecho del mouse y haga clic en "Agregar a marcado". La función también está presente en el cliente móvil. Para acceder a él, haga clic en los puntos suspensivos junto al archivo deseado. Ahora los archivos marcados estarán en el menú lateral con un asterisco.

10. Comentar carpetas y archivos

Seleccione un archivo o carpeta en Google Drive y haga clic en el botón del lápiz a la derecha. Podrá agregar una descripción detallada de los datos almacenados allí. Sin embargo, es imposible ver y editar comentarios desde dispositivos móviles.

11. Archivos en la pantalla de inicio

En Windows o macOS, es muy fácil colocar un acceso directo a un documento o una imagen del almacenamiento de Google en el escritorio si tiene instalado el cliente de Inicio y sincronización. Seleccione el archivo que desea en su carpeta de Google Drive, haga clic con el botón derecho, cree un acceso directo en Windows o un alias en macOS y listo. Esta es una acción bastante obvia.

Pero de la misma manera, puede crear enlaces a archivos en dispositivos móviles. Busque el archivo o carpeta que desee en la aplicación Google Drive, toque los puntos suspensivos y seleccione Agregar a la pantalla de inicio. Ahora los datos que necesita están siempre a su alcance.

Trabajando con archivos

12. Edición de PDF

¿Tiene un PDF en Google Drive que necesita editar, pero el texto no se copia? No es necesario volver a escribir nada a mano. Haga clic con el botón derecho en el PDF y seleccione Abrir con → Documentos de Google.

El proceso puede tardar un poco más de lo habitual, pero al final verá un documento con texto editable. Esto funciona tanto con archivos PDF escaneados como con aquellos creados con la cámara de un teléfono inteligente o tableta.

13. Copiar texto de imágenes

El mismo truco también funciona con imágenes. Tome una foto del texto con la cámara de su teléfono inteligente o tableta, envíe la foto a Google Drive. Luego, en su computadora, en su navegador, haga clic derecho en el archivo y seleccione "Abrir con" → "Google Docs". El texto de la imagen se convertirá en un documento.

14. Marcado y firma de PDF

Si necesita resaltar, anotar, anotar, anotar o firmar electrónicamente algún texto en un documento PDF, instale la aplicación DocHub Google Drive. Luego, haga clic con el botón derecho en el PDF en el cliente web de Google Drive y seleccione Abrir con → DocHub.

15. Conversión de documentos

Google Drive puede convertir automáticamente todos los archivos que cargue, como DOCX, en Google Docs. Esto es útil porque no ocupan espacio de almacenamiento.

Haga clic en el icono de engranaje en "Google Drive", luego vaya a configuración y active la opción "Convertir archivos cargados a Google Docs".

Pero tenga en cuenta: si tiene la intención de almacenar documentos de Microsoft Office u hojas de cálculo con formato complejo, es mejor no convertirlos en Google Docs.

16. Edición de documentos de Office

Si desea editar documentos de Microsoft Office sin convertirlos al formato de Google, instale la extensión especial. Es especialmente útil si no tiene una suite de Office en su computadora. Los archivos modificados se guardan correctamente en formatos DOCX, XLSX y PPTX.

17. Conversión de archivos

La aplicación CloudConvert puede convertir documentos, imágenes, grabaciones de audio y video y libros electrónicos.

Instálelo, seleccione el archivo deseado en Google Drive y haga clic en Abrir con → CloudConvert. Especifique el formato, haga clic en Iniciar conversión. Espere un poco y haga clic en Mostrar archivo; el archivo convertido estará en su almacenamiento.

18. Cifrado de archivos

Si almacena algunos datos particularmente valiosos en Google Drive y desea brindarle protección adicional, instale el complemento gratuito Secure File Encryption. Cifra archivos utilizando el algoritmo AES-256.

Haga clic en Nuevo → Más → Cifrado seguro de archivos. Luego, cree una contraseña y arrastre el archivo a la ventana del navegador. En el futuro, no será posible descargarlo o verlo sin ingresar una contraseña.

Busqueda inteligente

19. Búsqueda de texto

La búsqueda es una de las mayores fortalezas de Disc. Simplemente escriba una palabra clave o frase en la barra de búsqueda y Google encontrará todos los documentos que la contengan. Y si hace clic en la flecha en el lado derecho de la línea, se abrirán opciones de búsqueda adicionales.

20. Búsqueda por texto en imágenes

Si recuerdas, Evernote una vez se destacó por su capacidad para encontrar texto en imágenes. Bueno, Google Drive también puede hacer eso. Ingrese una palabra o frase y encontrará no solo documentos, sino incluso archivos PDF escaneados o fotos con el texto especificado.

21. Búsqueda por tipo de archivo

Ingrese el tipo de archivo, por ejemplo

tipo: imagen

,

tipo: documento

o extensiones:

JPEG

,

TXT

,

DOCX

… Además, si Google muestra archivos adicionales en el SERP, puede excluirlos. Marcar

-jpg

y no verá ninguna imagen en los resultados de búsqueda.

22. Búsqueda por imágenes

Google Drive puede buscar el contenido de sus fotos. Por ejemplo, si desea ver todas sus tomas de puestas de sol, escriba

tipo: imagen Puesta de sol

… Sin embargo, esta función no funciona con mucha precisión.

23. Búsqueda por persona

Si usa Google Drive con frecuencia con sus colegas, recibirá muchos documentos diferentes que se compartirán con usted. Sucede que recuerdas al autor del archivo, pero no recuerdas el nombre. Ingrese el nombre o el correo electrónico de la persona en el cuadro de búsqueda y se encontrarán todos los documentos que compartió con usted.

24. Busque en "Google Drive" a través de Gmail

Una cosita más. Si escribe una consulta de búsqueda en Gmail, los resultados también incluirán archivos de Google Drive.

Subir archivo

25. Capacidad para compartir archivos y carpetas

Haga clic con el botón derecho en cualquier archivo de Google Drive y haga clic en Compartir. Luego, copie el enlace al archivo y envíelo a cualquier persona, o ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartirlo.

Puede establecer restricciones para que los usuarios solo puedan ver, comentar o editar el archivo. El algoritmo también funciona para carpetas.

Asimismo, puede compartir archivos y carpetas directamente desde Explorer, Finder o mediante clientes móviles de Google Drive.

26. Envío a través de Gmail

¿Está escribiendo una carta y desea adjuntar un documento o una imagen de su repositorio? No es necesario que cambie a otra pestaña y abra Google Drive. Haga clic en el icono en la parte inferior de la ventana de redacción y seleccione el archivo deseado directamente en la interfaz de Gmail.

De esta forma puede enviar archivos adjuntos de gran tamaño. De forma predeterminada, Gmail no permitirá archivos adjuntos de más de 25 MB. Pero los archivos adjuntos de Google Drive pueden tener hasta 10 GB.

Diverso

27. Almacenamiento condicionalmente ilimitado

Sujeto a ciertas condiciones, prácticamente no puede desperdiciar espacio en Google Drive y almacenar tantos archivos como desee allí.

Primero, no cargue documentos en formatos de Microsoft Office allí, sino conviértalos a Google Docs. No ocupan espacio.

En segundo lugar, guarde sus imágenes en Google Photos. Las fotos de hasta 16 megapíxeles, por supuesto, se reducirán. Pero aún así, la calidad seguirá siendo aceptable y no se tendrá en cuenta el espacio de almacenamiento. Puede habilitar la compresión de fotos en. Alternativamente, abra la Configuración del cliente "Inicio y sincronización", haga clic en "Descargar fotos y videos en calidad original" y seleccione la opción "Alta calidad".

28. Control del lugar

¿Te estás quedando sin 15 GB gratuitos y no quieres cambiarte a un plan pago? Seleccione "Almacenamiento" a la izquierda, luego ordene sus archivos por tamaño. Puede encontrar los más voluminosos y eliminarlos o moverlos a algún lugar.

Un punto más. Los usuarios de Dropbox saben que en las cuentas gratuitas, los archivos eliminados se borran permanentemente y no se pueden recuperar después de un mes. Google no limita el tiempo durante el cual se pueden recuperar los archivos. Almacena los datos eliminados en la "Papelera" y continúan ocupando espacio.

Entonces, si no tiene suficiente espacio de almacenamiento, primero busque en la "Papelera" y elimine todo lo innecesario de allí. Puede presionar Ctrl + A, luego hacer clic con el botón derecho y elegir "Eliminar para siempre" si desea borrar todo de forma masiva.

29. Trabajar sin conexión

A veces tienes que trabajar donde no hay Internet. Google Drive también puede hacer eso. Hay varias opciones.

Si está utilizando el cliente Startup & Sync para Windows y macOS, no tiene que preocuparse en absoluto por la conexión. El cliente almacena sus archivos en una unidad local. Cualquier cambio que realice se sincronizará con el repositorio tan pronto como aparezca Internet.

¿Prefieres trabajar con Google Drive en tu navegador? Abra y habilite la opción "Acceso sin conexión". Se le pedirá que instale la extensión "Google Docs Offline", hágalo. Ahora puede editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin acceso a Internet. Es cierto que esto solo funciona en Chrome.

En el cliente móvil de Google Drive, seleccione el archivo que desee y haga clic en los puntos suspensivos junto a él, luego active la opción Desactivar el acceso sin conexión. Ahora este archivo siempre estará en el menú, en la sección "Acceso sin conexión".

30. Sincronización selectiva

Es posible que no necesite todos los archivos y carpetas de Google Drive en una de sus computadoras. Para seleccionar los que necesita, vaya a la configuración del cliente "Inicio y sincronización" y abra la sección "Google Drive". Seleccione la opción "Sincronizar solo estas carpetas" y especifique qué sincronizar y qué no tocar.

31. Copia de seguridad de Android

Google Drive tiene una herramienta incorporada para hacer copias de seguridad de mensajes, contactos, calendarios, correo, configuraciones y datos de aplicaciones. Esto es útil si está restaurando su teléfono inteligente después de un reinicio del sistema o si desea transferir datos a otro dispositivo Android.

Vaya a la configuración de la aplicación "Google Drive" en Android y abra "Copia de seguridad y restablecimiento", luego haga clic en el botón "Comenzar a copiar".

32. Descarga automática de fotos y videos

En dispositivos móviles, las fotos se pueden cargar automáticamente en un almacenamiento sin dimensiones a través de la aplicación Google Photos. Pero exactamente la misma función está disponible en computadoras Windows y macOS. Para hacer esto, vaya a la configuración del cliente "Inicio y sincronización" y habilite la opción "Cargar fotos y videos agregados recientemente a Google Fotos".

Características adicionales

33. Aplicaciones móviles

Google Drive puede resultar aún más útil mediante el uso de varias aplicaciones móviles que funcionan junto con él. Muchos procesadores de texto pueden guardar sus documentos y notas no en la memoria del dispositivo, sino en Google Drive. Por ejemplo, WPS Office y Jotterpad. Y los administradores de archivos, por ejemplo MiXplorer, pueden trabajar con el contenido del almacenamiento.

Descarga MiXplorer →

34. Aplicaciones para "Google Drive"

Se pueden encontrar varias otras herramientas útiles entre las aplicaciones de Google Drive. Hay editores de texto e imágenes, programas de PDF, toma de notas y otros artilugios.

35. IFTTT

Finalmente, no se olvide de IFTTT. El servicio contiene varias recetas listas para usar que permiten, por ejemplo, guardar fotos de Instagram, artículos de Pocket o videos de YouTube en Google Drive, llevar un diario o hacer copias de archivos. Y si lo desea, puede crear sus propias recetas, limitadas únicamente por su imaginación.