Cómo organizar tu día: técnicas de genios de la productividad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El tiempo es un recurso escaso e insustituible. Aprenda a usarlo sabiamente.

Método Benjamin Franklin

Benjamin Franklin era hijo de un fabricante de jabón, pero gracias a la autoorganización y la disciplina, tuvo éxito en muchas áreas: en política, diplomacia, ciencia, periodismo. Es uno de los padres fundadores de los Estados Unidos de América; participó en la creación de la Declaración de Independencia y la Constitución del país.

El retrato de Franklin aparece en un billete de 100 dólares, aunque nunca fue presidente de los Estados Unidos. Se le atribuye la autoría de frases como "El tiempo es dinero" y "No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy".

El tiempo realmente le importaba a Franklin.

Amas la vida Entonces no pierdas el tiempo, porque el tiempo es el tejido que forma la vida. Benjamin Franklin

A la edad de 20 años, Franklin desarrolló un sistema de gestión del tiempo para sí mismo, que utilizó durante toda su vida. Los contemporáneos la llamaron "pirámide de Franklin" (a veces también llamada "pirámide de productividad" - pirámide de productividad).

La pirámide se basa en valores de vida. Estas son pautas morales para resolver cualquier problema. Franklin los llamó virtudes.

Para él mismo, identificó 13 virtudes: abstinencia, silencio, amor al orden, decisión, ahorro, trabajo duro, sinceridad, justicia, moderación, limpieza, calma, castidad y mansedumbre.

Para trabajar en sí mismo todos los días, Franklin comenzó un cuaderno especial en el que tomó una página para cada principio de vida. Formó cada página en siete columnas (días de la semana). Luego trazó 13 líneas horizontales según el número de virtudes.

Así, todos los días se concentraba en una de las virtudes, y por las tardes en las plazas anotaba los errores cometidos en el camino hacia la "perfección moral".

El siguiente escalón de la pirámide de Franklin es un objetivo global. Se basa en principios de vida y responde a la pregunta: "¿Qué quiero lograr a la edad de N?" Un objetivo global para un médico, por ejemplo, puede ser el deseo de convertirse en jefe de un departamento hasta los 35 años, y para un gerente, lanzar su propia startup.

Benjamin Franklin es verdaderamente el antepasado de la planificación de tareas pendientes. Siempre se apegó a la rutina y escribió literalmente cada paso que daba. Por lo tanto, más adelante en su pirámide están:

• plan maestro: instrucciones paso a paso para lograr un objetivo global;
• plan a largo plazo: metas para los próximos 3-5 años;
• plan a corto plazo: tareas para el próximo año y mes;
• planificación para la semana y el día.

Todos los escalones de la pirámide se ubican secuencialmente; cada uno de los siguientes se basa en el anterior.

Producción

Para organizar su día de acuerdo con el método Franklin, debe determinar los principios fundamentales de la vida, establecer una meta global y hacer un plan para lograrla.

Para la planificación a largo y corto plazo, puede utilizar una de las herramientas electrónicas o crear un cuaderno de papel e implementar el sistema de "Notas rápidas".

Método Stephen Covey

Stephen Covey es considerado uno de los seguidores del sistema de Franklin. Es un experto y coach de renombre internacional en el campo de la gestión. Covey es un orador profesional y autor de muchos libros. Uno de ellos fue incluido en la lista de la literatura empresarial más influyente de la revista Time.

Este es el libro, Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, adelantado a su tiempo. Covey lo escribió en 1989, pero no se convirtió en un éxito de ventas hasta que fue reeditado en 2004.

El concepto de Covey se basa en una secuencia de siete habilidades.

1. Afile la sierra, es decir, mejore constantemente.
2. Logra la sinergia, es decir, esfuérzate por lograr una interacción mutuamente beneficiosa.
3. Ser proactivo.
4. Trate de escuchar primero, y solo entonces, de ser escuchado.
5. Comience imaginando el objetivo final.
6. Piense en ganar-ganar.
7. Haga primero lo que debe hacerse primero.

La matriz de asignación de tareas y priorización ayudará a implementar esta última habilidad. Covey lo tomó prestado del 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower.

Todas las tareas se dividen en cuatro grupos:

1. Urgente e importante (debe hacerse lo antes posible);
2. Importante no urgente (tareas estratégicas con un plazo lejano);
3. Urgente sin importancia (debe hacerlo rápidamente, pero puede posponerlo o no hacerlo usted mismo);
4. No es urgente y sin importancia (por regla general, estos casos pueden eliminarse o confiarse a terceros).

Según Covey, las personas exitosas rara vez se encuentran en problemas de tiempo, ya que se ocupan rápidamente de las tareas de las categorías 1 y 3 y sacrifican cosas de la casilla 4 sin piedad. Al mismo tiempo, dedican el 60-80% de su tiempo y energía a resolver problemas desde el cuadrado 2, porque son la locomotora del progreso.

Producción

Para ser más efectivo, al final o al comienzo del día, escriba y priorice sus tareas utilizando la Matriz de Eisenhower (o la Matriz de Covey, lo que prefiera). Para hacer esto, puede usar la aplicación Eisenhower (iOS) o MyEffectivenessHabits (Android). Trate de mantener la proporción: 40% - asuntos urgentes importantes, 60% - importantes no urgentes.

Método de Tim Ferriss

Timothy Ferriss es un popular gurú de la productividad. Las grabaciones de sus apariciones públicas acumulan millones de visitas y los libros se venden en la misma gran circulación.

No es de extrañar: ¿quién no quiere "trabajar 4 horas a la semana, no estar en la oficina" de llamada en llamada "y, al mismo tiempo, vivir en cualquier lugar y hacerse rico"? El libro de Ferriss del mismo nombre se ha convertido en el número uno en las listas de bestsellers de The New York Times y The Wall Street Journal.

Su método se basa en dos pilares:

1. Ley de Pareto: el 20% del esfuerzo da el 80% del resultado, y el 80% restante del esfuerzo, solo el 20% del resultado. Esto significa centrarse en las actividades que realmente importan.
2. Ley de Parkinson: el trabajo ocupa todo el tiempo que se le asigna. Esto significa que la tarea debe asignarse exactamente tanto como sea necesario para completarla.

No tiene que alargar su jornada laboral para hacer más cosas. Al contrario, acórtalo, céntrate solo en lo realmente importante. Descarte todo lo demás, subcontrate o delegue.

El enfoque de Ferriss sigue la técnica de planificación 1-3-5. Su esencia es simple: se agrega una cosa importante a la lista de tareas pendientes, tres medianas y cinco pequeñas. Nueve en total. Se distribuyen a priori por urgencia, lo que ayuda a eliminar la sensación de emergencia.

Ferriss es un oponente de la multitarea y la sobrecarga de información. Cuando se hacen varias cosas al mismo tiempo, la atención se desenfoca. Como resultado, la productividad no aumenta, sino que disminuye. Lo mismo ocurre con la absorción continua de información. Revisar constantemente el correo, la mensajería instantánea y las redes sociales solo crea un sentimiento falso, pero no lo acerca al objetivo.

Pero enfatizar, por el contrario, Ferriss considera a nuestros asistentes.

El miedo es un indicador. El miedo es nuestro amigo. A veces muestra lo que no debe hacer, pero más a menudo muestra qué es exactamente lo que vale la pena hacer. Tim Ferriss

Cabe señalar que Tim Ferriss no es el único que lucha por la productividad trabajando menos. Stever Robbins, autor de Los 9 pasos para trabajar menos y obtener más, sugiere el método de "días activos", en el que se asigna un "perro guardián" en un día específico para realizar un seguimiento de su progreso.

Producción

Este método es para usted si no puede seguir un horario estricto y las listas de tareas no funcionan para usted. Organiza tu día para que el 20% del tiempo esté ocupado por las cosas más difíciles e importantes. Deja que el resto siga su curso. En otras palabras, si necesita realizar una reunión de negocios, debe elegir el día, la hora, la duración y seguir estrictamente el horario. El resto del día se puede dedicar a cualquier trabajo en curso.

El método de Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky es un experto en el campo de la gestión del tiempo, fundador y director de la empresa del mismo nombre. Su peculiaridad no está en la creación de desarrollos originales, sino en el hecho de que expone los métodos de gestión del tiempo de forma sencilla y accesible, adaptándolos a las realidades domésticas.

Arkhangelsky es autor de varios libros de negocios populares: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive y otros.

Este último es el más popular. Time Drive explora la importancia de la planificación, el establecimiento de objetivos y la motivación, así como las poderosas técnicas de administración del tiempo y contra la procrastinación.

• "Ranas". Todo el mundo tiene tareas aburridas que constantemente se posponen para más adelante. Estos hechos desagradables se acumulan y aplastan psicológicamente. Pero si comienza cada mañana con "comerse una rana", es decir, en primer lugar, realiza alguna tarea poco interesante y luego pasa al resto, gradualmente las cosas se irán poniendo en orden.
• "Anclas". Se trata de apegos materiales (música, color, movimiento) asociados con un determinado estado emocional. Las "anclas" son necesarias para sintonizar con la solución de un problema particular. Por ejemplo, puede acostumbrarse a trabajar con correo a música clásica, y siempre que sea demasiado vago para descargar la bandeja de entrada, solo necesita activar Mozart o Beethoven para captar la ola psicológica deseada.
• Filete de elefante. Cuanto mayor sea la tarea (escribir una tesis, aprender un idioma extranjero, etc.) y cuanto más ajustada sea la fecha límite, más difícil será comenzar. Es la escala lo que te asusta: no está claro por dónde empezar, si tienes la fuerza suficiente. Estas tareas se denominan "elefantes". La única forma de "comerse un elefante" es cocinar "filetes" con él, es decir, dividir un gran negocio en varios pequeños.

Es de destacar que Gleb Arkhangelsky presta gran atención no solo a la racionalización de los procesos de trabajo, sino también al descanso (el nombre completo de su bestseller es “Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Está convencido de que sin un buen descanso, que incluya un sueño saludable y actividad física, es imposible ser productivo.

Producción

Planifique su todos los días. Todoist, Wunderlist, TickTick y otros programas y servicios similares te ayudarán con esto. Divida las tareas complejas a gran escala en pequeñas y sencillas. Por la mañana, haz el trabajo más desagradable, para que en el tiempo restante puedas hacer solo lo que te gusta. Desarrolle desencadenantes que lo ayuden a lidiar con la pereza y recuerde incluir el descanso en su horario.

Método Francesco Cirillo

Puede que no estés familiarizado con el nombre Francesco Cirillo, pero probablemente hayas oído hablar de Pomodoro. Cirillo es el autor de esta famosa técnica de gestión del tiempo. En un momento, Francesco tuvo problemas con sus estudios: el joven no podía concentrarse de ninguna manera, estaba distraído todo el tiempo. Un simple temporizador de cocina en forma de tomate vino al rescate.

La esencia del método Pomodoro es que el tiempo asignado al trabajo es "pomodoro". Un tomate = 30 minutos (25 minutos para trabajar y 5 para descansar). Ponemos en marcha el cronómetro y trabajamos con la máxima eficacia y la mínima distracción durante 25 minutos. Suena una señal: es hora de un descanso de cinco minutos. Luego volvemos a poner en marcha el temporizador.

Así, la productividad se mide por el número de "tomates" realizados por día. Cuanto más grande, mejor.

Para no pasar 25 minutos pensando en las cosas por ti mismo, debes hacer una lista de tareas con anticipación. En él, también puedes marcar el número de "tomates" enteros (se pone una cruz delante de la tarea) y distracciones (se pone un apóstrofo). Esto le permite determinar cuánto tiempo tomó completar una tarea y qué tan difícil fue.

El Método Pomodoro es asequible y flexible. Si lo desea, mantenga una lista de tareas pendientes en papel y mida segmentos de 25 minutos con un temporizador de cocina, o si lo desea, utilice servicios y aplicaciones especiales.

Ventanas	OS X y iOS	Androide

Según Cirillo, la duración óptima del "tomate" es de 20 a 35 minutos. Pero, habiendo dominado la técnica, puede experimentar y cambiar los intervalos por sí mismo.

Puede familiarizarse con el método de Francesco Cirillo en detalle.

Producción

Al comienzo del día, haga una lista de tareas pendientes y continúe con los pomodoros. Si en 25 minutos se distrae, coloque el símbolo 'al lado de la tarea. Si el tiempo ha expirado, pero la tarea aún no se ha completado, pon + y dedícale el siguiente "tomate". Durante el descanso de cinco minutos, cambie completamente del trabajo al descanso: camine, escuche música, tome café.

Entonces, aquí tienes cinco sistemas básicos de gestión del tiempo con los que puedes organizar tu día. Puede estudiarlos con más detalle y convertirse en un apologista de una de las técnicas, o puede desarrollar la suya propia combinando varias técnicas y técnicas.

GTD: una alternativa a la gestión del tiempo

David Allen, el creador de la metodología GTD, es uno de los teóricos más famosos de la eficacia personal. Su libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, fue votado como el mejor libro de negocios de la década por la revista Time.

El término "Hacer las cosas" es una palabra de moda, y mucha gente lo equipara erróneamente con la gestión del tiempo. Pero incluso el propio Allen llama a GTD "una técnica para mejorar la eficacia personal".

Así es como Vyacheslav Sukhomlinov, un experto en esta materia, explicó la diferencia entre la gestión del tiempo y GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Director ejecutivo de la explotación del restaurante. El experto en aplicaciones prácticas de GTD no es la gestión del tiempo. La gestión del tiempo es imposible. Todo el mundo tiene la misma cantidad de horas al día. No es la cantidad de tiempo lo que importa, sino con qué lo llenas. Debe poder procesar grandes flujos de información entrante, determinar qué acciones son necesarias para lograr los objetivos y, por supuesto, actuar. GTD se trata exactamente de eso. Ésta es una cierta forma de pensar y vivir. Y GTD también trata sobre el estado de fluidez y la reducción del estrés psicológico.

¿Estás listo para discutir? Bienvenidos a los comentarios. ¿Qué crees que tiene más que ver con GTD: la gestión del tiempo o la eficiencia personal? Además, cuéntanos qué técnicas te ayudan a organizar tu día.