Cómo alejarse de la "rutina" y finalmente abordar tareas estratégicas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

"¿Quién sino yo?" - un pensamiento típico que te lleva a una rutina. La preparación adecuada le ayudará a encontrar tiempo para las cosas realmente importantes.

La gestión de eventos actuales de la organización, o la gestión operativa, es una parte necesaria del trabajo del proyecto. Esto incluye, por ejemplo, la interacción diaria con los subordinados o la respuesta inmediata a todas las tareas entrantes. Pero esto trae beneficios reales solo si el trabajo se construye sobre la base de una estrategia bien pensada y aprobada, que el propietario de la empresa debería estar haciendo. De lo contrario, es un proceso caótico e interminable que consume todos los recursos.

En cualquier libro de texto sobre actividades de gestión, está escrito cómo organizar adecuadamente el trabajo: diseñar, implementar y luego delegar el sistema de gestión operativa de la empresa a la alta dirección. Pero en la práctica todo resulta mucho más complicado. Antes de introducir un nuevo sistema de gestión, es importante crear las condiciones necesarias.

Capacitar al personal

Para salir de la "rutina" hay que delegar tareas. Y hacerlo para no estar constantemente distraído por el control.

Para que la empresa prospere y el propietario pueda participar en tareas estratégicas, el equipo debe tener líderes proactivos y ejecutantes concienzudos.

Hay muchos sistemas de tipología de empleados, pero todos, de una forma u otra, se reducen a que en la empresa deben trabajar personas motivadas e interesadas. Por lo tanto, en esta etapa, es muy importante realizar una evaluación de alta calidad del personal. Las mejores formas de resolver este problema son aquellas en las que el criterio principal sea el rendimiento, no la competencia. Por ejemplo, puede utilizar el método de "360 grados": esta es una evaluación de un empleado por parte de sus colegas, subordinados, administración, clientes y él mismo.

¿Qué hacer con aquellos que han demostrado ser empleados ineficaces? Para empezar, intentaremos "arreglarlos", es decir, motivarlos. Aquí debe identificar a aquellos que se inspiran en los logros: trabajarán más divertidos si se les promete un premio. Pero aquellos que están motivados por el castigo, y aquellos que no reaccionan en absoluto a la estimulación (esto es aún peor), necesitan deshacerse de ellos. Es importante hacer este proceso paso a paso y que no sea obvio para el equipo. De lo contrario, tiene todas las posibilidades de arruinar la empresa.

Al resto, debe transmitir claramente la idea de lo que espera de ellos, o más bien, por qué está dando su salario. Un empleado debe entender que sus acciones traen tal beneficio a la empresa, razón por la cual recibe tal salario y tal bonificación. En otras palabras, implemente un sistema transparente de motivación material basado en indicadores de desempeño - KPI (Key Performance Indicator).

Lidiar con las finanzas

Entonces, el equipo se resolvió. Pasemos al tema más candente para cualquier empresario: las finanzas de la empresa.

A veces, especialmente durante un crecimiento rápido, el propietario y la alta dirección se olvidan de lo más importante: la economía del proyecto. Para que pueda comprender claramente cómo va y viene el dinero, debe realizar una serie de procedimientos.

• Calcule la unidad económica del proyecto: la rentabilidad o pérdida de una unidad de bienes o servicios por cliente. Esto le permitirá comprender qué productos deben fortalecerse y cuáles deben abandonarse por completo, para que el negocio en su conjunto siga siendo rentable.
• Identificar y promover el producto más marginal. Guíese por el principio: fortalecer al fuerte para desarrollar al débil. Si no hay ganancias, simplemente no tendrá recursos para nuevas direcciones.
• Verifique que la nómina (nómina) sea apropiada. Se sorprenderá, pero con el cálculo correcto de la economía del proyecto, puede resultar que "dos excavadoras y media" sean suficientes para usted. A veces, en lugar de mantener a tres empleados, es mejor distribuir (por un pago adicional) una parte adicional de las tareas entre dos empleados; esto ahorrará significativamente la nómina.

Todo esto debe hacerse con el fin de preparar el entorno para la transferencia de los procesos construidos a la alta dirección de la empresa.

Estandarizar procesos

Pasemos a las acciones tácticas. ¿Alguna vez se preguntó por qué los empleados de los restaurantes de comida rápida son tan rápidos? Porque tienen procesos claramente definidos: saben en qué orden poner las hamburguesas, cómo moverse por la cocina para no lastimar a un colega, cuántos gramos de salsa poner en un plato en particular. Lo mismo debe hacerse con cualquier proceso en su empresa.

Puede comenzar con el mismo personal: escriba descripciones de puestos. Simplemente no lo descargue de Internet, escriba exactamente lo que debe hacer un empleado específico de su empresa. Calcule también el sistema de KPI; ya hemos hablado de la necesidad de utilizar esta técnica. Es mejor si está aprobado para todos los empleados.

En ventas, asegúrese de implementar un sistema CRM (Customer Relationship Management) para no perder ni un solo cliente y no trabajar pasando por alto estándares y listas de verificación.

Es necesario regular todos los procesos: desde las tareas más simples hasta las decisiones de gestión complejas. Por supuesto, a veces se pueden romper las reglas, pero gracias a un sistema de coordenadas claro, no puede preocuparse por lo que está sucediendo en este o aquel nivel de la empresa.

Implementar la automatización

Durante el proceso de estandarización, identificarás aquellas zonas que pueden y deben automatizarse, es decir, eliminar la necesidad de repetir el mismo tipo de acciones. Por ejemplo, al recibir una solicitud entrante, un gerente ingresa los datos del cliente en un sistema CRM, luego copia la información para un especialista en servicio al cliente en Excel, y para marketing transfiere la información a Google Sheets. Todas estas manipulaciones pueden evitarse y, por lo tanto, aumentar significativamente la eficiencia de los empleados y el proceso de producción en su conjunto.

Se sorprenderá de la cantidad de tiempo y esfuerzo que puede ahorrar si no utiliza la mano de obra de un gerente para los cálculos estándar, sino que gasta una vez en una solución operativa inteligente. Estos sistemas existen ahora para CRM en ventas y para tareas contables, e incluso para reclutamiento.

Automatiza todo lo que puedas. Así evitarás un sinfín de errores debidos al factor humano, optimizarás los procesos y, posiblemente, ahorrarás en salarios.

Establecer la gestión operativa

Por lo tanto, está rodeado de empleados motivados que saben lo que deben hacer para obtener un resultado decente. Tiene un modelo financiero claro y tiene una idea de dónde moverse para aumentar constantemente las ganancias. Los procesos dentro de la empresa están estandarizados y automatizados.

Ahora necesita delegar el control operativo. Importante: no ates los procesos a una sola persona, para no ponerte en una posición en la que tu negocio dependa completamente de un gerente contratado. Habiendo eliminado la gestión operativa de usted mismo, no cree otro polo, sino intente dividir las tareas en varias áreas diferentes: por ejemplo, confíe todos los problemas monetarios al departamento financiero y trabaje con los clientes, al departamento de servicio.

Ahora puede participar en la gestión estratégica con tranquilidad. Pero asegúrese de verificar al menos una vez por trimestre si la parte táctica de la gestión de proyectos coincide con la estrategia que está implementando. Después de todo, un control razonable es la clave para un trabajo estable y a largo plazo de la empresa.