Controlar el "hidrante", o cómo no ahogarse en el flujo de información y tareas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Mitch Kapor, fundador de Lotus Corporation, dijo una vez que obtener información de Internet es como beber de una boca de incendios. Matthew Lowry, un experto en comunicaciones en línea, llevó este tema más allá y llamó al flujo continuo de información que va a la PC y al teléfono las 24 horas del día, los 7 días de la semana y nunca termina, "manguera de fuego". Cómo no ahogarse en el flujo y usar su tiempo de manera racional: lea en una traducción adaptada preparada por Lifehacker.

Con el hidrante, su lista de tareas pendientes nunca está vacía. Porque el "hidrante" no es solo información, es una fábrica de nuevas tareas. Algunos elementos de la lista de tareas pendientes son explícitos, como los correos electrónicos de su jefe o clientes que requieren atención. Pero muchos no se expresan con claridad.

Este es un artículo que vale la pena leer y reflexionar. Una publicación para comentar. Comparta lo que le gusta con amigos y colegas.

No importa cuántas horas al día esté involucrado en una pequeña empresa. Lo principal es que no ven el final y el borde. Este es el "hidrante".

Y este concepto es mucho más amplio que una simple lista de tareas. Y, lamentablemente, todavía hay 24 horas en un día.

Alondra

Si eres como yo, todo el trabajo creativo y desafiante avanza bien temprano en la mañana. Hay muchas razones, psicológicas y fisiológicas, por las que esto es así. Pero el "hidrante" es profundamente indiferente a sus ritmos internos. Porque mientras duermes, la cantidad de información sigue aumentando.

Después del desayuno, abres tu bandeja de entrada y el flujo del "hidrante" rompe la pantalla, que estaba bajo la presión de cartas en el correo, cuentas en Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello y similares. Su calendario contiene reuniones, solicitudes e instrucciones de su jefe, socios, clientes, subcontratistas, colegas. Y lo que ayer no estaba en la lista de tareas se quema hoy y requiere ejecución inmediata.

El hidrante no te estará esperando. Exige en voz alta su tiempo y atención.

De repente, son las 11 de la mañana y ya has perdido la mejor parte de tu día.

¿Cómo responder a esta situación? Por lo general, se ofrecen dos opciones: cambiar el comportamiento o utilizar la tecnología. Pero, ¿por qué no utilizar la tecnología para sentar las bases del cambio de comportamiento?

¿Cómo gestiona la información, las tareas y las ideas de forma eficaz? Debes entender que el flujo de información es continuo y, en general, son varios flujos: la información proviene de correos electrónicos, redes sociales y medios, sitios web, periódicos, durante las reuniones, de amigos e incluso de tu cabeza. Es imposible cubrir todo.

¿Tiene que procesar mensajes, decidir qué hacer con ellos: reaccionar, usar, compartir, guardar para uso posterior o eliminar? Cuando hacerlo? ¿Y cómo encuentra el tiempo para lidiar con todo esto?

Desafortunadamente, el modo multitarea, cuando intentas hacer todo a la vez, no funciona. No controlas tu horario, te cuesta encontrar tiempo libre, distraerte del correo y concentrarte en algo por más de 5 minutos. Si es así, consulte mi método de organizar el tiempo para ser más productivo durante el día; este puede ser el camino a seguir.

Tres técnicas y herramientas adicionales

Ritual diario. En este momento, estamos organizando y planificando, enfocándonos en tareas importantes y pequeñas.

Aprendizaje - Enqueuing - Información de stock - Distribución. Transferimos el flujo del "hidrante" al material con el que se puede trabajar. Formamos una lista de tareas, una biblioteca personal de recursos útiles, una fuente estable de información de las redes sociales y los medios de comunicación.

Hacer las cosas hasta el final. Gestionamos la lista de tareas y nuestro propio tiempo.

Trabaja según tus ritmos internos

Solo usted puede descubrir su propio conjunto de mejoras de productividad; todo lo que puedo hacer es compartir el mío.

Destino el mejor tiempo para resolver las tareas más importantes

Por la mañana, cuando mi cerebro está en su mejor momento, dedico de 2 a 3 horas a trabajar en la tarea más importante y no me distraigo con nada más. Las investigaciones muestran que los trabajadores que están distraídos, o que se distraen solos, al menos una vez cada 3 minutos, se toman un mínimo de 20 minutos para volver a la tarea en cuestión.

Vale la pena comenzar el día con una tarea difícil, aunque es de la naturaleza humana comenzar con algo más fácil. Durante el día, seguramente surgirán circunstancias imprevistas, reuniones adicionales, y las tareas de suma importancia no se completarán.

Indico pausas

Sea como fuere, generalmente después de 60-90 minutos la concentración disminuye, por lo que divido el período de trabajo de la mañana en dos partes, tomando un breve descanso, durante el cual debo abandonar el lugar de trabajo.

Los científicos afirman que un estilo de vida sedentario conduce a problemas cardíacos, mala postura y algunos tipos de cáncer.

Incluso si se sienta en un lugar durante solo 30 minutos, su metabolismo se ralentizará en un 90%.

Por la tarde

Los niveles de energía bajan drásticamente después del almuerzo, razón por la cual muchas personas prefieren dormir durante este tiempo. Después del almuerzo, intento:

• conocer gente: estoy seguro de que difícilmente puedo hacer bien mi trabajo en un momento así, y la comunicación me da un impulso adicional de energía;
• Abordar tareas pequeñas, sencillas y organizativas.

Ritual matutino y vespertino

Debe decidir qué hacer exactamente durante estas horas. Esto significa que debe abrir el correo, traducir algunos de los mensajes en una lista de tareas y encontrar tiempo para ellos, entre otros proyectos.

El problema es que los mensajes que inundan tu correo son vampiros reales que se alimentan de tu tiempo. Desarmarlos requiere más tiempo y esfuerzo de lo que cree. Y lo peor es que, por muy molesto que sea, una parte de ti siempre quiere revisar tu bandeja de entrada.

La solución es que los que ingresen deben ser tratados como animales peligrosos, que la mayoría de las veces necesitan ser encerrados en una jaula, pero aún así, de vez en cuando, para que no escapen por sí mismos.

Me ocupo del trabajo entrante dos veces al día, durante los rituales matutinos y vespertinos. Me acostumbré tanto a tal orden que trabajar con lo entrante se convirtió para la mente en la misma tarea automática que para el cuerpo, la necesidad de comer y beber.

Entre estos dos períodos, no me preocupo por si ha llegado algo por correo y si he olvidado algo importante; confío en mi sistema. Por tanto, habiendo cerrado el buzón, me pongo a trabajar con la cabeza fresca.

Y dado que el ritual matutino suele ser de corta duración (la mayoría de las cuestiones organizativas se dejan para el ritual vespertino), presto más atención a la tarea más importante.

Lista de tareas

Para organizar su día y detener el flujo de la bandeja de entrada chupando todos los jugos de su vida, necesita utilizar técnicas y herramientas.

Una de estas técnicas efectivas es "Aprendizaje - Colas - Existencias de información - Distribución", que traduce un flujo desordenado en:

• lista de tareas fácil de usar,
• una biblioteca personal de materiales útiles que se guardan para trabajar posteriormente con ellos,
• una colección de materiales para compartir con colegas.

Idealmente, esto debería hacerse durante los rituales matutinos y vespertinos. Echemos un vistazo más de cerca a este proceso.

Estudio de entrantes

Su bandeja de entrada incluye todo, desde correos electrónicos y mensajes de Twitter hasta sus grabaciones.

Primero, recuerde, ninguna llamada entrante requiere una respuesta inmediata. Todos hemos aprendido a enviar y recibir respuestas rápidas a los correos electrónicos, pero esto es incorrecto: cualquiera que espere esto le impone obligaciones adicionales.

En segundo lugar, es absolutamente ineficaz abrir todos los correos electrónicos y responderlos. Serás más productivo si haces una cosa. Por ejemplo, solo vea su bandeja de entrada. Nuestros cerebros no son muy buenos para unir múltiples tareas. Cuando las personas piensan que pueden realizar múltiples tareas fácilmente, en realidad están cambiando rápidamente de una tarea a otra. Pero esto afecta negativamente la percepción y la concentración.

Entonces, cuando abras tu bandeja de entrada, solo mírala. Este es el modelo clásico de una sola tarea "Hazlo":

• si puede ver su bandeja de entrada en menos de dos minutos, hágalo;
• si no puede, agréguelo a la lista de tareas a las que debe regresar más tarde;
• puede simplemente ignorar el archivo.

Incluso si abre su bandeja de entrada en cola inmediatamente después de ver sus mensajes, todavía tiene tiempo para reconstruir.

Vea su bandeja de entrada por la mañana solo cuando sea absolutamente necesario.

Cuando mire los mensajes de la mañana, hágase la pregunta: ¿son urgentes? Los mensajes realmente urgentes son su enemigo número uno, ya que ocupan un tiempo precioso que le gustaría dedicar a la tarea más importante.

De lo contrario, solo necesita incluir el elemento "Verificar mensajes por la noche" en la lista de tareas.

Hacer cola

Coloque las tareas no urgentes que tarden más de 2 minutos en completarse en una de las dos secciones de la cola:

1. Cosas para leer: Se pueden agregar recursos en línea para leer y pensar. Puede volver a estos materiales más tarde y desde cualquier dispositivo.
2. Qué se debe hacer: los mensajes entrantes se redirigen directamente a la lista de tareas mediante la ayuda.

Por supuesto, también puede crear una lista de tareas manualmente, pero las aplicaciones me parecen más convenientes.

Leer y distribuir materiales en una biblioteca personal

Durante el ritual de la noche, vuelvo a la lista de tareas y reviso los materiales en la cola para leer. Como uso Pocket, puedo verlos mientras viajo en el metro, mientras espero una reunión o en cualquier otro momento libre. Por lo tanto, suelo ocuparme rápidamente de esta lista.

Si el material realmente vale la pena, agréguelo a mi biblioteca en línea de materiales útiles. Se puede etiquetar, por lo que las notas son fáciles de encontrar al día siguiente, un mes o incluso un año después. Y un agradecimiento especial a Diiogo por la oportunidad.

La etiqueta l8r (es decir, más tarde - del inglés. "Más tarde") coloca el recurso en otra cola, a la que llamo durante la verificación nocturna de la lista de tareas.

Además, Diigo guarda automáticamente una copia de cualquier texto que agregue al cuadro de notas. Puedo editar esta nota, insertar comentarios, ideas que son útiles cuando quiero compartir material con alguien.

Compartir este

Algunas etiquetas en Diigo le permiten publicar su activo en cualquier lugar. Por lo cual gracias a la magia:

• con la etiqueta Me gusta, el material se envía a mi Tumblr como una publicación citada,
• si selecciona la etiqueta de título del Tweet y el enlace de la publicación se envía a Twitter,
• puedes personalizar etiquetas para otras cuentas: LinkedIn, Facebook …

Gracias a este método, todo el flujo del "hidrante" se envía a la lista de tareas y biblioteca personal, y los recursos seleccionados, a su vez, se pueden compartir. Y todo ello sin perder la atención.

Ritual vespertino

Como quiero concentrarme en mi trabajo creativo por la mañana, el ritual de la noche es la piedra angular de la planificación del día.

Cómo comienzo el ritual de la noche

A tiempo después del almuerzo:

• Ya he completado mi tarea más importante por la mañana;
• mensajes no leídos acumulados en mi bandeja de entrada, que recibí cuando estaba ocupado trabajando en la Tarea más importante;
• la cola de la lista de tareas contiene las tareas que coloco allí por la mañana y las tareas estándar que hago durante el ritual vespertino todos los días.

Tareas diarias actuales

Como se mencionó anteriormente, el ritual de la noche incluye tareas como:

1. Vista. Esta es una inspección completa de todo: me ocupo de todo lo posible, incluso con aquellos materiales que tardarán más de 2 minutos en trabajar.
2. Leer, distribuir, compartir. Trabajando con todas las cosas interesantes que agregué en las últimas 24 horas.
3. Supervise la lista de tareas. Abro mi turno de tareas y, en función del progreso realizado en el trabajo en la Tarea más importante, yo:

• Decido qué haré esta noche y qué pospondré para mañana,
• decidir qué tarea será la más importante de mañana por la mañana y determinar cuánto tiempo se deberá dedicar a ella,
• Incluyo tiempo de descanso en el horario (o lo pospongo para más tarde o en algún momento).

Hay algunas cosas más en curso que hacer, como responder correos electrónicos recibidos ayer o realizar un seguimiento de las finanzas, y otras. Algunos de ellos solo aparecen en un día especial. Por ejemplo, reviso el Diigo antes mencionado todos los miércoles y sábados.

Control semanal

Todos los lunes debe incluir el elemento "Haga una lista de objetivos para la semana" en la lista de tareas. Por eso, todas las noches de la semana, tengo estos objetivos en mente: será útil cuando necesite decidir qué hacer hoy y qué dejar para más tarde.

Todos los viernes por la noche, reviso mentalmente estos objetivos y los evalúo críticamente.

Y solo entonces llega el tiempo de descanso

Dado que es más fácil administrar mi horario por la noche y más difícil trabajar en tareas difíciles, entonces durante el día probablemente me dedique a revisar y agregar tareas y materiales a la cola. Aun así, su bandeja de entrada permanecerá cerrada durante al menos medio día.

Mi día termina con la tarea "Estudio - Colas - Stock de información - Distribución", así puedo comenzar un nuevo día sin un montón de asuntos pendientes.