Cómo organizar el espacio de trabajo y el tiempo de oficina

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Todo el trabajo en la oficina comienza con su propio espacio de trabajo, pero a menudo las personas no prestan suficiente atención a este momento. El espacio de trabajo no es solo muebles y una computadora, sino también planificación, flujo de trabajo y herramientas adicionales. Este artículo contiene consejos sencillos sobre cómo organizar correctamente su lugar de trabajo.

Todo comienza en el lugar de trabajo.

D. Carnegie

El trabajo comienza con el lugar de trabajo y su organización. Por supuesto, existen excepciones en forma de personalidades creativas y únicas para quienes este tema no es tan importante. Pero incluso ellos tienen su propio sistema de desorden creativo, incluso si no lo admiten. La mayoría de las personas trabajan en escritorios comunes en espacios de oficina comunes y los siguientes consejos están destinados a ellos.

Escritorio

El entorno de trabajo adecuado sintoniza la mente con el ritmo adecuado. No mantiene su casa en un lío y sabe exactamente dónde y qué está. Lo mismo ocurre en el lugar de trabajo: todo debe estar en su lugar, y nada superfluo que pueda distraer de las tareas principales.

¿Cómo empieza todo cuando recién vienes a trabajar? Desde el escritorio. Y suele haber montones de papeles, papelería desparramada, tazas, algún souvenir inútil y polvo en la computadora. ¿Y cuál será el estado interno detrás de tal lugar de trabajo? Sin montar. Tú, por supuesto, no lo pensarás, pero la mente subconsciente ya lo ha decidido todo. Cualquiera que sea la realidad, tú también. Y la conciencia captó este pensamiento y su estado de ánimo se fue.

Mantenga su escritorio ordenado en todo momento. Empiece el día quitando el polvo, ajuste la iluminación, escriba información útil en las pegatinas, lave su taza de café, complete su calendario, póngase en marcha. Estas sencillas acciones darán energía al trabajo que sigue.

El lugar de trabajo ideal es una herramienta para el trabajo, iluminación confortable, material de oficina esencial y muebles sencillos para el trabajador.

¿Cómo trabajar: de pie o sentado? Tú decides. Creo que sentarse es mejor, pero definitivamente necesitas tomar descansos: caminar, hacer un poco de calentamiento, tomar un poco de aire fresco, subir 2-3 pisos por las escaleras. Mi horario de trabajo: 45 minutos - una tarea sin interrupción, un descanso de 15 minutos, luego 1 hora de trabajo continuo y 15 minutos de descanso. Así se estructura la jornada laboral.

No se olvide de su propio casillero o archivo, ya que cada empleado siempre tiene su propio archivo personal o archivo en papel. También puede guardar artículos personales en el casillero que no le gustaría lucir. Cada estante y gabinete debe cumplir su función y no cruzarse con otros elementos. Esto hará que sea más conveniente trabajar con documentos y varios accesorios.

Gestión de documentos electrónicos

Haga copias de seguridad de su trabajo, documentos, proyectos, información de servicio almacenada en su computadora de trabajo y envíelos al servidor de la empresa o al almacenamiento en la nube.

¡Cuánta energía y nervios gasta la gente por la información perdida! La computadora se bloqueó, se colgó, alguien borró accidentalmente datos importantes. No repita su error y haga copias de seguridad. No dejes que las circunstancias te controlen a ti y a tu trabajo.

No instale aplicaciones innecesarias, la mayoría de las operaciones necesarias se realizan en paquetes de software estándar. Si domina una determinada herramienta de trabajo, solicite a la gerencia o al departamento de TI que la instale, justificando su trabajo efectivo en ella.

Otro consejo simple: intente ceñirse a una cosa en su espacio electrónico. Si te gustan los servicios de Yandex, elígelos, si los servicios de Google, trabaja con ellos. Conocerá todas las fortalezas y debilidades de las herramientas y también podrá configurar rápidamente su sistema en un nuevo lugar. La carrera por programas nuevos no siempre está justificada.

En la estación de trabajo, cree su jerarquía electrónica personal simple. Debería encontrar cualquiera de sus documentos antiguos en poco tiempo. Esto es especialmente importante cuando se le pide que resuelva algo con urgencia y ha olvidado dónde se almacena esta información.

Escanee todos los documentos más importantes. Surgieron muchos conflictos laborales entre departamentos debido a la pérdida de algunos papeles importantes.

Planificación

¿Has notado que el trabajo a veces se convierte en un desastre: un montón de tareas, conversaciones, reuniones, revisar papeles? Y estás dando vueltas en esto sin cesar. Pareces estar trabajando, pero es difícil llamarlo trabajo. Detrás de todo esto no se ve el cuadro general de lo que está sucediendo, y este es uno de los problemas de la productividad moderna: hay acciones, los resultados también están ahí, pero no se notan mucho en la rutina.

Para evitarlo, es necesario elaborar un plan de tareas y actividades para el día, la semana e incluso para un mes.

La mayoría usa cuadernos o diarios. Sí, eso es bueno, pero el papel es una "memoria de acceso aleatorio", almacena toda la fluidez y la información principal se pierde en la abundancia de páginas. Un cuaderno o un diario ya es una forma arcaica de planificación. En el diario, no ve la imagen completa de los eventos, no se da cuenta de cuándo es mejor hacer una cosa y cuándo hacer otra, y también puede perderse algún evento importante. No hay forma de extraer los datos requeridos y realizar un análisis completo. Imagínese cuántas páginas tiene que hojear para recopilar la información necesaria.

Ahora existen muchas aplicaciones y servicios en línea para organizar su tiempo de trabajo. Créame, esto debe hacerse si desea trabajar de manera productiva independientemente de la situación y el estado de ánimo. La lista de tareas de hoy se trata de una gestión eficaz del tiempo y las tareas.

Utilizo el sistema de planificación de contexto en el entorno Outlook de Gleb Arkhangelsky. Lo que me gusta de ella: la simplicidad y eficiencia de la herramienta, una aplicación conocida, la combinación de calendario, tareas y correo en un espacio de información, integración con aplicaciones de oficina. Cualquier empleado puede formarse en este sistema de planificación en poco tiempo.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para organizar su tiempo de trabajo:

• Planifique de manera flexible, en contexto, no rígidamente en el tiempo.
• Aprenda a comprender qué es importante y qué no.
• Separarse fácilmente de asuntos insignificantes.
• Aprecia la calidad del tiempo invertido, no el tiempo en sí.
• Di no a ti mismo y a otras personas cuando sea necesario.
• Comience su día con tareas desafiantes y desagradables.
• Al planificar tareas y proyectos en el trabajo, establezca plazos para ellos.

Un poderoso truco psicológico consiste en tachar una tarea completada o poner una marca delante de ella. Esto le dará energía interior extra para lograr grandes resultados. Verás que no todo es en vano.

Trabajando con correo

¿Cómo organizar el trabajo con correo?

Primero, debe configurar el tiempo de funcionamiento con él para reducir el número de interrupciones. Es mejor hacer esto por la mañana, cuando las tareas comienzan a formarse, y por la tarde, cuando necesita comprobar cómo están las cosas.

En segundo lugar, no debe responder cartas ambiguas de inmediato. Debe pensar en todo: apelación, construcción de una respuesta, información adicional. Trate de mantener la subjetividad lo más baja posible. Olvídate de las respuestas rápidas, como solía hacer todo el mundo en las redes sociales.

En tercer lugar, no sobrecargue el texto de la carta con información que solo el remitente pueda entender. Intente responder breve y sucintamente, sopesando cada palabra. En nuestra era digital, esto es muy importante: nadie está interesado en vadear inferencias únicas.

Y finalmente, no te olvides de la etiqueta de la red: dirigirse al destinatario, estilo de redacción, información del caso, información de contacto. Aprenda a escribir una carta, analice lo que ha escrito y cómo aplicarlo.

Herramienta adicional

Otra cosa que ayuda a que su trabajo sea más eficiente es la pizarra. Una herramienta indispensable, especialmente cuando el departamento está haciendo una lluvia de ideas o resolviendo un problema grave con etapas intermedias.

En mi carrera profesional, la junta fue un atributo indispensable del entorno laboral. También es útil para ahorrar papel. No creerá cuántas hojas se gastan explicando sus ideas y soluciones.

Gracias al pensamiento visual (todo el mundo lo tiene), las personas pueden dibujar juntas en la pizarra, explicar sus pensamientos y sugerir las mejores soluciones a un problema. Todos pueden ver y comprender todo.

Me gustaría agregar que la música me ayuda en mi trabajo. Tiene un efecto positivo en mi productividad, especialmente cuando tengo que trabajar con tareas repetitivas en una computadora o redactar un gran paquete de documentos. En general, es bueno empezar la mañana con música positiva. Pero no debes encenderlo para todos, recuerda: no estás trabajando solo, para alguien la música solo interferirá.