Cómo planificar su tiempo en Notion usando GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Reúna todos sus asuntos en una práctica mesa para un fácil control.

Que es GTD

El hacker de la vida ha publicado repetidamente artículos sobre la técnica GTD - Getting Things Done. Fue inventado y descrito en detalle en su libro por el entrenador de negocios David Allen. Brevemente, las reglas básicas de este sistema se pueden describir de la siguiente manera:

1. Captura toda la información … Anote todas las ideas, tareas y hechos. Si hay algo que no puede hacer en este momento, deje una marca sin depender de la memoria. Todo lo que registra se almacena en la llamada Bandeja de entrada.
2. Mantener orden. A medida que la carpeta con "Tareas entrantes" se llena, debe organizar su contenido, ordenar las tareas en categorías y crear explicaciones y notas para no olvidar nada.
3. Priorizar … Cada tarea debe tener una fecha de vencimiento y un grado de importancia para que sepa qué hacer primero y qué puede esperar.
4. Ten todo a mano … GTD no tiene cabida para el principio de "escribir más tarde". Sus listas de tareas y notas siempre deben estar a la vista: en su computadora, teléfono inteligente, tableta y otros dispositivos. De esta manera, si se le ocurre una idea interesante o se le ocurre algún caso sin registrar, puede escribirlo de inmediato. Cuando se acerque la fecha límite para una tarea, recibirá un recordatorio, gloria a las notificaciones omnipresentes.

Puede leer más sobre GDT en nuestra guía.

La técnica es buena por su versatilidad. Su creador, David Allen, es algo anticuado: por "Bandeja de entrada" se refiere a una carpeta de papel real. Incluso imprimió correos electrónicos y los archivó.

Pero con el mismo éxito, GTD se puede aplicar a archivos y carpetas de computadora, utilizando este sistema junto con algún servicio. Por ejemplo, puede utilizar esta técnica para ordenar sus correos electrónicos de Gmail, escribir tareas en "" o tomar el control total de su vida con. Finalmente, muchos administradores de tareas como el mismo Wunderlist están afinados bajo la filosofía GTD.

Y, por supuesto, puedes usar la técnica en un programa tan maravilloso y versátil como Notion.

Es un híbrido de Google Docs, Evernote, Trello y una docena de otras aplicaciones. Notion puede hacer casi todo lo necesario para trabajar. Notas, hojas de cálculo, bases de conocimientos, listas de tareas pendientes, tableros kanban, documentos: el programa lo tiene todo. Es un pecado no usarlo para organizar sus asuntos al estilo GTD.

Y Maria Aldrey, consultora empresarial que ayuda a los líderes empresariales a organizar su trabajo, creó su propio sistema basado en GTD para Notion. Ella compartió estos desarrollos en su blog.

Cómo usar GTD en Notion

No estoy muy bien organizado. Entonces, cuando me enteré del GTD de David Allen, mi vida cambió literalmente. Ahora bien, esta es una especie de religión para mí. Poco a poco, construí mi propio sistema, lo que me permite mantenerme al día con todo, trabajando a mi ritmo habitual.

Utilizo una práctica que llamo Planificación Semanal. Dedico una hora todos los domingos (o lunes) para planificar la semana que viene. Este hábito me ayuda a resolver problemas complejos dividiéndolos en otros más pequeños y manejables. Así que hago más, me fatigo menos y me enfoco más fácilmente en el trabajo.

Para mí, Notion es como un juego. Se necesita tiempo para configurar el sistema. Pero cuando está lista, completar las tareas se vuelve divertido, simple y rápido.

Cada semana, hago clic en un botón en Notion y aparece una hoja de cálculo en blanco frente a mí. Aquí hay uno vacío, que puede recoger y usar.

Este es el proceso paso a paso que utilizo para programar mis tareas con Notion.

1. Reúna sus ideas

Tómese 10 minutos para enumerar y anotar todas sus ideas en esta columna. Se convertirán en tareas que tendrás que completar la próxima semana.

1. Enumere todos sus proyectos que aún no se completaron.
2. Verifique sus tareas de los tres meses anteriores para encontrar algunas pendientes.
3. Eche un vistazo a su calendario: tal vez haya algo planeado allí también.
4. Revise su cuaderno de papel, si está disponible. Quizás también hay algunas ideas que deben transferirse a Notion.
5. Piense si hay otras tareas que deba realizar o personas con las que trabajar.

Reúna todas estas ideas y anótelas en la primera columna. Este es su plan para los próximos siete días.

2. Asignar las acciones apropiadas

Una idea no es mala, pero sin una acción activa seguirá siendo una idea. Pregúntese: "¿Qué debo hacer para llevar esta tarea al final?"

Por ejemplo:

• Continúe llenando el sitio con contenido → Escriba un borrador de la sección "Acerca de mí".
• Cree un calendario de publicación de contenido → Dibuje un mapa de memoria para publicaciones y asigne fechas.
• Haga un video para un blog → Escriba un guión de video.
• Conozca a Chris → Envíele un correo electrónico con la fecha y el lugar de la reunión.

Recuerde, si se requiere más de una acción para completar una tarea, primero debe decidir qué hacer.

3. Establecer urgencia

A continuación, debes definir la urgencia de cada tarea. Esto es necesario para centrarse en las cosas realmente importantes y no solo para hacer un montón de trabajo.

Para entender qué cosas hacer primero, clasifico mis ideas en cuatro categorías:

• Tareas importantes - cosas que nos acercan al logro de las metas.
• Tareas urgentes - acciones que requieren atención inmediata.
• No dolería - Esta categoría incluye asuntos que pueden no ser urgentes ni importantes, pero su implementación le facilitaría la vida durante los próximos siete días.
• Puede esperar - estas son tareas que se pueden reprogramar para otra semana.

4. Determine el nivel de concentración

Lamentablemente, todos tenemos una cantidad limitada de atención, tiempo y energía. Cada tarea consume un cierto porcentaje de estos importantes recursos. Por lo tanto, evalúe la tarea programada y asígnele el número correspondiente en la cuarta columna.

Por ejemplo, escribir un borrador para una publicación de blog tomó alrededor del 20% de mi atención. Y la carta para Chris tiene tres líneas, solo el 2%.

5. Asignar prioridad

Esta casilla de verificación marca las tareas que tienen las etiquetas "Importante" y "Urgente". Es decir, deben hacerse, pase lo que pase. Esta es tu lista de prioridades.

Cuando haya terminado de seleccionar estas tareas, sume los porcentajes de la columna anterior para ver cuántos recursos gastará en ellas. Si resultó más del 90%, entonces sobrestimó su fuerza y mordió más de lo que puede masticar. Vuelva a programar una parte para la próxima semana, o tendrá exceso de trabajo y no tendrá tiempo para nada.

Por cierto, un consejo útil: Notion le permite filtrar el contenido de las filas de la tabla; así es como puede seleccionar tareas prioritarias.

6. Programe la tarea

Una marca de verificación en la siguiente columna muestra si la tarea está programada en su calendario. Decide cuándo lo ejecutarás y crea un evento apropiado.

Por cierto, si no usa Google Calendar o algo así, consiga Notion. Allí puede agregar tareas programadas para la semana.

7. Delega la tarea

Sí, tienes la misma cantidad de horas al día que Beyoncé, pero ella tiene un gran equipo de asistentes que hacen el trabajo sucio por ella, así que ella hace más. Sin embargo, si también tiene a alguien sobre cuyos hombros puede cambiar algunas de las tareas, hágalo y marque la tarea delegada en la columna correspondiente.

8. Termina la tarea

Bueno, todo es sencillo. Cuando termine su proyecto o complete una tarea, marque la casilla en la última columna.

Prima

A continuación, se indican algunos pasos que le ayudarán a organizarse aún más:

1. Revise sus gastos durante la semana pasada y planifique su presupuesto para la próxima.
2. Piense en su menú de la semana, agregue productos a la lista de compras.
3. Procese su bandeja de entrada de los últimos siete días de manera oportuna y clasifique todo lo que se haya acumulado allí.
4. Planifique al menos un día a la semana para hacer ejercicio.

Recuerde que GTD es bastante flexible y se puede adaptar a sus necesidades. Siéntase libre de ajustar las plantillas de Notion. Por ejemplo, la columna Atención de María me parece redundante. Para mí, una nota es suficiente si la tarea es urgente o no. Puede eliminar fácilmente sus columnas y agregar las suyas propias. Entonces, creé una columna llamada "Trabajo", "Hogar", "Creatividad" y otras para clasificar las tareas en categorías. Puedes hacerlo a tu manera.