Leo Babauta: mis 10 hábitos de correo electrónico

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

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El correo electrónico puede ser una gran herramienta de trabajo o puede convertirse en una fuente molesta de procrastinación, y así es como lo usa usted mismo. Hubo un tiempo en que solicité la quiebra total de mi correo electrónico, y ahora lo reviso 2-3 veces al día todos los días, pero funciona de manera rápida y eficiente.

He desarrollado varios hábitos que me ayudan a trabajar de manera muy eficaz con mi correo y a concentrarme mejor en otros trabajos importantes. Y para ser honesto, mi bandeja de entrada finalmente está vacía y se siente genial. Daré 10 de mis hábitos en este artículo. No significa en absoluto que tengas que seguirlos ciegamente, solo quiero mostrarte mi camino, y sobre esta base puedes allanar el tuyo. Entonces, estos son los hábitos que funcionan para mí:

Mirar el correo con menos frecuencia

No dejo mi buzón abierto todo el día. Y lo miro con poca frecuencia. Llegué a la conclusión de que si se acumulan 20-30 letras en mi bandeja de entrada, el mundo no colapsará, al mismo tiempo, será fácil para mí procesar rápidamente exactamente esta cantidad. ¡Atención! Digo procesar, no leer. Abro mi bandeja de entrada para esparcir mensajes en otras carpetas, no para leerlos y dejarlos allí.

Dispersión en carpetas

Abro mi correo y empiezo a tomar decisiones rápidas: borrar o archivar, leer y responder inmediatamente (si toma menos de 2 minutos) o archivar, enviar una respuesta rápida y luego archivar, agregar a mi lista de tareas pendientes para hacer esto más tarde (marcar con un asterisco y luego archivar). En cualquier caso, NADA debe dejarse en la bandeja de entrada.

Agregue todo al calendario de inmediato

Si me llega una carta con una fecha que debo recordar, la ingreso inmediatamente en el calendario. Una reunión cara a cara o una conversación por Skype, un entrenamiento o algo que tengo que recordar solo después de una semana: todo se envía de inmediato al calendario. Ahora bien, este es mi mejor hábito, lo han llevado al automatismo, y gracias a él, pocas veces me olvido de algo.

Usa accesos rapidos del teclado"

Utilizo Gmail, que proporciona una variedad de atajos de teclado para mi correo. De hecho, me tomó solo unos minutos aprenderlos, y luego la memoria muscular recuerda las claves.

Estos son los atajos que utilizo:

"Gi" - volver a la bandeja de entrada;

"E" - archivo;

"#" - Eliminar;

"C": crea un mensaje nuevo;

"R" - respuesta;

"F" - adelante;

"A" - responda a todos;

"Gs" - ir a marcado;

"Tab + Return": cuando creo un mensaje, lo envío y archivo inmediatamente.

También utilizo la configuración cuando, después de eliminar o archivar un mensaje, voy automáticamente al siguiente sin volver a la bandeja de entrada, esto le permite moverse rápidamente por los mensajes.

Escribe cartas cortas

Mi respuesta a una carta suele ser de 1 a 3 frases. Rara vez escribo letras de más de 5 oraciones. Y debe haber una buena razón para ello. Si realmente necesito escribir mucho, prefiero hacerlo en Google Docs y compartirlo con la persona adecuada. Una carta corta significa una respuesta rápida del destinatario, porque una persona no tiene que atravesar la jungla de tu elocuencia para capturar y asimilar información clave.

Agregue tareas rápidamente a una lista de tareas pendientes

Algunas personas usan la bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes, pero no es adecuada para esto, y este es el motivo:

1. Las tareas por hacer se mezclan con otras letras, y luego es difícil atraparlas entre la multitud.

2. La historia de la carta no siempre contiene una guía específica para la acción, pero según la carta, puede fijarse una tarea. Cuando esté a punto de completarla, tendrá que volver a leer la carta para recordar qué tarea específica se propuso después de leerla.

3. Cada vez que miras tu correo para captar otra tarea, te encuentras con nuevos mensajes que captan tu atención y te distraen de las tareas principales, interrumpiendo tu ritmo de trabajo.

Una lista de tareas simple y conveniente es un documento de texto normal donde puede agregar tareas desde correos electrónicos con solo un par de clics. Y durante el trabajo, dicha hoja será una herramienta más efectiva, porque no tiene que mirar la bandeja de entrada todo el tiempo.

Almacene solo los mensajes no leídos en la bandeja de entrada

Este es un truco para usuarios avanzados. Hackeé mi bandeja de entrada de Gmail de tal manera que ya no puede almacenar mensajes leídos. Esto significa que si abro la carta y no la dejo caer en ninguna otra carpeta, simplemente desaparecerá. Esto me motiva a tomar una decisión sobre qué hacer con esta carta, inmediatamente, o simplemente la perderé. Gracias a esta configuración específica, los mensajes abiertos no se acumulan en mi bandeja de entrada, que paulatinamente se convierten en basura.

Apartar para leer

A menudo me envían enlaces a artículos. Los envío inmediatamente a Instapaper para leerlos más tarde. Por eso trato de dedicar menos tiempo al correo, porque además tengo muchas cosas interesantes para leer.

Filtra sin piedad

Cuando aparece una carta en mi bandeja de entrada que no me gustaría ver, la trato de inmediato. No me da pereza darme de baja de la lista de correo o instalar un filtro en este remitente. Y esto reduce significativamente el flujo de correos electrónicos entrantes. Soy despiadado con las cartas que obstruyen mi bandeja de entrada, y esta regla se aplica incluso a las personas que me molestan demasiado.

Cerrar correo al final del procesamiento de cartas

Mensajes desmontados: cierre el correo y no lo abra durante varias horas hasta que vuelva a haber una cantidad suficiente de letras.

Tener buenos hábitos de correo electrónico es algo bueno. Inmediatamente notarás cuánto más tranquilo te has vuelto para realizar tareas más importantes, deshaciéndote del intrusivo chequeo de correo electrónico cada 10 minutos. Su cabeza estará libre para pensamientos nuevos tan pronto como su bandeja de entrada esté libre de correos electrónicos innecesarios. ¡Buena suerte!