¿Qué es la caja registradora en línea y cómo elegir la correcta?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El 1 de julio finaliza otro aplazamiento para la instalación de cajas registradoras. Compruebe si ha cumplido con los requisitos de la ley.

¿Qué es un pago en línea?

Como su nombre lo indica, se trata de una caja registradora con acceso a Internet. No solo imprime recibos y almacena información sobre transacciones, sino que también transmite los datos a la oficina de impuestos. Además, con su ayuda, se pueden emitir cheques a los clientes en formato electrónico, enviándolos por correo electrónico o por SMS.

Las cajas registradoras en línea comenzaron a introducirse gradualmente en 2017. Ahora está en marcha la etapa final de la "operación".

Quién necesita pagos en línea

Es más fácil decir quién no los necesita. Puede prescindir del dispositivo si vende por dinero en efectivo:

1. Periódicos y revistas en kioscos especializados.
2. Valores.
3. Mercancías en mercados, ferias, exposiciones (excepto las indicadas en la lista).
4. Entrega de mercancías, excepto productos no alimenticios y alimenticios técnicamente complejos con condiciones especiales de almacenamiento.
5. Helados y bebidas de los puestos.
6. Kvas, leche, mantequilla, pescado vivo, queroseno de camiones cisterna.
7. Verduras de temporada enrolladas.
8. Productos de arte popular de fabricación propia.
9. Cubrezapatos.
10. Entradas a teatros estatales o municipales.

Algunos servicios también caen en excepciones:

1. Proporcionar comidas a los estudiantes y al personal de las escuelas.
2. Recepción de envases de vidrio y materiales de desecho de la población.
3. Reparación y pintura de calzado.
4. Fabricación y reparación de llaves y mercería metálica.
5. Cavando jardines y cortando leña.
6. Supervisión y cuidado de niños, enfermos, ancianos y discapacitados.
7. Servicios de maleteros en estaciones de tren, puertos y aeropuertos.
8. Alquiler de viviendas y plazas de aparcamiento, si las posee y está registrado como empresario individual.

No es necesario establecer cajas registradoras en línea para empresarios que hayan cambiado al impuesto sobre la renta profesional, farmacias rurales y centros de atención médica, organizaciones religiosas, así como empresarios individuales y organizaciones que realicen pagos exclusivamente no monetarios con otros representantes comerciales.

Las instituciones de cultura física, deportivas y educativas, así como las que operan en el ámbito de la cultura y el ocio, podrán prescindir de las cajas online, pero solo para pagos que no requieran la presentación de efectivo o tarjeta bancaria. También se hace una excepción para quienes laboran en áreas incluidas en la lista especial de territorios aprobados por el sujeto de la Federación que se encuentran alejados de las redes de comunicación.

Un empresario individual en el sistema de impuestos de patentes en muchos casos también puede trabajar sin una caja registradora, pero no siempre. Es mejor aclarar si necesita un dispositivo directamente en el texto de la ley: para esto, debe encontrar la lista de excepciones en el párrafo 2.1 del artículo 2 de la ley sobre cajas registradoras y luego verificar la lista de actividades en el Código Fiscal.

Incluso si está en la lista de beneficiarios, es mejor consultar a un abogado o la oficina de impuestos: pueden surgir matices no evidentes.

Pero eso no es todo. Hay un aplazamiento para algunas categorías de negocios; para ellos, las cajas registradoras en línea solo se requieren a partir del 1 de julio de 2019. Aquí están quienes todavía tienen tiempo para obtener un dispositivo:

1. Empresarios y organizaciones individuales en UTII y en una patente que prestan servicios o brindan trabajo y tienen empleados.
2. Propietarios de máquinas expendedoras que no tienen empleados en su personal.
3. SP sobre UTII y una patente que revende bienes, incluso si no tienen empleados.
4. Empresarios individuales con patente que no están exentos de la instalación de cajas registradoras en línea.
5. Organizaciones y empresarios individuales que anteriormente emitieron formularios de informes estrictos, incluso al vender boletos por un conductor o un conductor en un vehículo.

Para dos categorías de negocios, el aplazamiento se extendió hasta el 1 de julio de 2021 sobre enmiendas a la Ley Federal "Sobre el uso de equipos de caja registradora en la implementación de acuerdos en la Federación de Rusia". La lista incluye:

1. Emprendedores individuales que realizan trabajos y prestan servicios sin trabajadores contratados.
2. Empresarios individuales que venden bienes de su propia producción.

El resto de las cajas registradoras en línea ya deberían estarlo. Por la ausencia de un dispositivo, se les puede imponer una multa de 10 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, artículo 14.5. La venta de bienes, la realización de trabajos o la prestación de servicios en ausencia de información establecida o la no utilización de miles de rublos en los casos establecidos por las leyes federales de cajas registradoras, depende de la forma de negocio.

Que son las cajas registradoras online

El Servicio de Impuestos Federales tiene un registro que enumera todos los dispositivos que se rigen por la ley de cajas registradoras. Son de tres tipos:

1. Cajas registradoras autónomas

Este es un dispositivo estándar familiar que se ha actualizado con un módulo para comunicación por Internet y un controlador fiscal. Una opción relativamente barata, que pierde frente a sus contrapartes más modernas en términos de velocidad y número de funciones adicionales.

2. Registrador fiscal

Este es un dispositivo para imprimir recibos que se conecta a una computadora, tableta, teléfono inteligente. El costo total del equipo dependerá del dispositivo al que decida conectar la grabadora: hay una diferencia de varias decenas de miles de rublos entre una tableta china y un iPad. La operatividad vendrá determinada por el software: aquí se pueden automatizar procesos, instalar un sistema de contabilidad de mercancías, lo que aumentará la velocidad del servicio al cliente y facilitará la vida del cajero.

3. Terminal inteligente

Bastante caro, pero también un dispositivo más avanzado en el mundo de las cajas registradoras en línea. Tiene su propia pantalla táctil, con la que puede acceder rápidamente a las categorías de mercancías más demandadas, automatizar procesos, etc.

Sin embargo, al elegir, no debe perseguir el formulario. Es más importante averiguar qué tareas tiene que resolver con la ayuda del dispositivo y comenzar desde aquí.

Qué buscar al elegir un pago en línea

1. Número suficiente de conectores

El punto no es que deba haber tantos como sea posible. La cantidad de conectores dependerá del tipo de actividad que esté realizando. Es posible que deba conectarse a la caja:

• Básculas, si tienes algo para pesar.
• Escáner de código de barras (si no hay uno incorporado). No puede prescindir de él si tiene un gran flujo de clientes y simplemente no hay tiempo para introducir información sobre el producto manualmente.
• Terminal bancaria. Pero también se puede conectar a través de Wi-Fi.

2. Velocidad de impresión de recibos

La velocidad para diferentes dispositivos puede diferir más de dos veces. Con un gran flujo de clientes, este es un criterio fundamental, ya que una máquina más rápida aumentará el indicador cuantitativo de servicio.

3. Movilidad del pago en línea

Hay dispositivos estacionarios, hay dispositivos móviles: elija según el tipo de negocio. Los teléfonos móviles son adecuados para el servicio de campo y las ventas. Si la caja registradora tiene la función de aceptar pagos con tarjetas, será más conveniente para los clientes pagar, lo que puede estimular su interés.

Los dispositivos estacionarios son adecuados para puntos de venta donde el cajero no necesita moverse a ningún lado.

4. Tipo de conexión a Internet

Wired Network es una excelente opción para las cajas de teléfonos fijos. Para la versión móvil que se usa dentro de la institución, Wi-Fi es adecuado. Y para un dispositivo que viaja por la ciudad con un servicio de mensajería, necesita una Internet móvil.

Sin embargo, aquí no existen restricciones estrictas y puede conectar fácilmente una caja registradora de línea fija a la red móvil en ausencia de alternativas en su área. Lo principal es prestar atención a este punto con anticipación y elegir el dispositivo correcto.

5. Surtido de productos y número de puntos de venta

Cuantos más productos haya en la tienda, la solución más moderna que necesita. Si hay más de 50 artículos, no será fácil con una caja registradora fuera de línea. Por otro lado, el registrador fiscal y el terminal inteligente automatizarán los procesos. Por ejemplo, no ingrese productos manualmente, simplemente cargue un archivo con una tabla.

Además, debe prestar atención a dichos dispositivos si tiene varios puntos de venta. Esto permitirá que todas las cajas registradoras estén conectadas a un sistema unificado de contabilidad de mercancías, lo que simplificará la gestión empresarial.

6. Tipo de actividad

Aquí la ley vuelve a intervenir en las cuestiones de elección.

• Si vende carne, pescado, leche y otros productos que están sujetos a control veterinario, es necesario que la caja respalde el trabajo con el "Mercurio" del FSIS.
• Si vende alcohol, la caja registradora debe estar equipada con un módulo para transferir datos al Sistema de Información Automatizado del Estado Unificado y un escáner 2D de sellos de impuestos especiales.

Qué cajero en línea elegir según el tipo de negocio

Tatiana Glazacheva, directora ejecutiva de Robokassa, lo ayudará a lidiar con los tipos de cajas registradoras en línea.

Compras en línea en las redes sociales con pago contra reembolso

Aquí estamos hablando de pequeñas vitrinas online que se basan en Instagram, VKontakte o Facebook. Pueden ofrecer productos de belleza, ropa deportiva, joyería de moda, productos para bebés, accesorios para automóviles, artículos para mascotas, etc. Como regla general, el propio vendedor entrega y acepta pagos. "En este caso, puede arreglárselas con un terminal móvil o una caja registradora en línea autónoma: un modelo de presupuesto con un impulso fiscal cuesta alrededor de 15 mil rublos", aconseja Tatiana Glazacheva.

Según ella, además del bajo precio, estos modelos tienen otras ventajas: son muy poco exigentes y fáciles de operar. No necesita ningún software especial y puede cargarlo con un cargador de teléfono. La memoria de tales modelos no puede contener más de cien productos, pero con pequeños volúmenes comerciales, esto es suficiente.

Por supuesto, también hay cajas registradoras móviles más avanzadas en el mercado, con pantallas táctiles, la capacidad de aceptar pagos con tarjetas bancarias y otras funciones. Pero estos modelos son más caros. Por lo general, se compran mediante grandes servicios de mensajería. Las opciones básicas son más adecuadas para pequeñas y microempresas: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" o "ATOL 91F Nuger".

Tienda online con punto de recogida y / o más de 100 artículos

Como regla general, los propietarios de tiendas en línea tienen al menos una computadora o computadora portátil, y un gran volumen de la nomenclatura requiere un software comercial especial (1C o programas similares). Tatiana Glazacheva aconseja comprar un registrador fiscal que se conecte a una computadora, se integre con el software comercial y cargue los nombres de los productos de la base de datos existente.

El precio de un registrador fiscal completo con un acumulador fiscal es de aproximadamente 20 mil rublos. No es necesario instalar programas adicionales en un dispositivo de este tipo, y su memoria puede contener hasta mil artículos. Los siguientes modelos pertenecen a esta categoría: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

También cabe mencionar las cajas registradoras online diseñadas específicamente para pequeñas empresas en el ámbito del comercio por Internet (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Se pueden integrar fácilmente con el CMS del sitio y se pueden utilizar para ventas en línea y fuera de línea. Dicha caja registradora es capaz tanto de imprimir recibos en papel en el punto de emisión de pedidos como de enviar recibos digitales a compradores en línea.

Como regla general, se pueden conectar varios dispositivos periféricos a los registros fiscales: escáneres de cheques, terminales de adquisición. Si es necesario, este tipo de caja registradora se convierte en un KKM móvil; solo necesita conectarse a un teléfono inteligente en el que esté instalada la aplicación correspondiente.

Micro tiendas, islas en centros comerciales

Si hablamos de micro y pequeñas empresas fuera de línea, entonces se pueden recomendar terminales de punto de venta económicos o terminales inteligentes a dichos emprendedores. Glazacheva explica que se trata de pequeñas computadoras que también son cajas registradoras en línea. Dichos dispositivos pueden recordar tantos nombres comerciales como desee, admitir la conexión de dispositivos periféricos y, a veces, incluso aceptar tarjetas bancarias. Esta categoría incluye "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (costo - 27 mil rublos y más).

Los terminales POS tienen un software preinstalado que le permite no solo realizar un seguimiento de las ventas, sino también utilizar varias herramientas de marketing: bonificaciones, tarjetas de fidelización, fechas de vencimiento de descuentos y otras. Además, al usar un terminal inteligente, puede llevar la contabilidad y usar algunas funciones de CRM. Esta categoría de cajas registradoras en línea es la más cara, pero su precio se amortiza por completo gracias a su amplia funcionalidad.

Pequeña empresa en el ámbito de los servicios o la restauración

Tatyana Glazacheva señala que el sector de servicios es demasiado diverso para recomendar un tipo específico de pago en línea. Mucho está determinado por el público objetivo y el número de clientes. Por ejemplo, si opta por salones de belleza, entonces necesitarán una caja registradora en línea con amplia funcionalidad y soporte para programas de lealtad: terminales POS o registradores fiscales conectados a un dispositivo con una aplicación EKAM o similar. Al mismo tiempo, un salón de peluquería simple con un conjunto estándar de servicios puede utilizar con bastante éxito la caja registradora autónoma más económica para micro y pequeñas empresas (ATOL 90F y similares).

En cuanto a la cafetería, aquí mucho depende del surtido. Si no hay alcohol, y el menú contiene menos de 100 platos, entonces un pago en línea sin conexión será suficiente. Si el café ofrece bebidas alcohólicas, entonces necesita al menos un terminal inteligente con un módulo UTM incorporado que transmite datos a EGAIS.

Cosas para recordar

1. Si aún no tiene una caja registradora en línea, es probable que no la necesite; consulte la última versión de la ley.
2. Si cayó por debajo del penúltimo retraso, pero no cayó por debajo del último, apúrate: no queda mucho tiempo hasta el 1 de julio.
3. Al elegir una caja registradora en línea, déjese guiar por las características específicas de su negocio; tal vez no necesite un dispositivo costoso.
4. Antes de comprar, consulte con el registro del Servicio de Impuestos Federales y asegúrese de que el dispositivo que ha elegido esté en él.