15 consejos de Google Calendar para aprovechar al máximo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Aplique teclas de acceso rápido, agregue lugares de reunión y oculte eventos privados.

1. Cree calendarios separados para diferentes necesidades

De forma predeterminada, Google solo le proporciona un calendario, que almacena todos sus eventos. Si lo usa activamente, las tareas laborales y las reuniones, las tareas del hogar y los eventos personales se mezclarán y se convertirán en un verdadero vertedero.

Por lo tanto, es mejor crear varios calendarios para diferentes tipos de eventos. Para hacer esto, haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior y vaya a la configuración. Allí, seleccione la opción "Agregar calendario" → "Crear calendario". Proporcione un título y, si corresponde, una descripción. De esa manera, puede mantener el trabajo por hacer en un calendario, su programa de ejercicios en otro, los cumpleaños en un tercero, y así sucesivamente.

2. Suscríbete a los calendarios de tus compañeros

A veces necesitamos hacer un seguimiento de lo que están haciendo nuestros amigos o colegas. Si usan Google Calendar, puedes agregar sus calendarios a ti mismo y realizar un seguimiento de los eventos que aparecen allí.

En la barra lateral de la izquierda, busque la línea que dice "Buscar personas". Ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de su amigo allí. En la ventana emergente que aparece, haga clic en "Solicitar acceso" y la persona recibirá un mensaje pidiéndole que le permita ver su calendario. Cuando confirme su acceso, los eventos que creó se mostrarán en la sección "Otros calendarios".

3. Elija un momento para la reunión que se adapte a todos

¿Necesita organizar una reunión con colegas o reuniones con amigos, pero no puede encontrar un momento en el que todos estén libres? En lugar de enviar invitaciones, utilice la función "Buscar el tiempo".

Crea un nuevo evento y haz clic en el botón "Más opciones". En la página que se abre, seleccione la pestaña "Buscar la hora". En el cuadro Agregar invitados a la derecha, ingrese los nombres de las personas a las que desea invitar; Google le permite agregar hasta 20 personas. Sus eventos aparecerán frente a ti. Si alguien tiene algo planeado, se marcará como "Ocupado". Solo queda encontrar un momento para la reunión cuando todos estén libres.

4. Ocultar eventos privados

Digamos que necesita mantener una reunión confidencial. Y no quiere que toda la oficina vea a dónde se dirige. Para hacer esto, debe marcar la reunión como "Personal". Entonces, solo aquellos a quienes permitiste editar (y no solo ver) tu calendario verán información al respecto.

Crea un evento y ve a "Más opciones". Haga clic en el botón "Configuración de privacidad predeterminada" y seleccione la opción "Privado". Eso es todo, ahora los forasteros no verán dónde, con quién y a qué hora se reunirá. Si su calendario está abierto para otros, durante un evento privado, simplemente mostrará la marca "Ocupado", sin detalles.

5. Agregar videoconferencias

En lugar de transmitir su inicio de sesión de Skype o Google Hangouts a todos sus colegas, puede insertar el enlace de la videoconferencia directamente en su evento de calendario. Para ello, al crear un evento en "Otros parámetros" haga clic en el botón "Agregar videoconferencia". Cuando llegue el momento de la reunión, se les pedirá a los invitados que llamen en Google Hangouts.

6. Adjuntar archivos adjuntos

A menudo, en reuniones o conferencias, es necesario acceder a algún documento, para cuyo estudio todos se han reunido. Google Calendar le permite adjuntar archivos y documentos directamente al evento. De esta forma, todos los participantes invitados tendrán un acceso fácil y rápido a ellos.

Seleccione el evento requerido y haga clic en el botón con el icono de lápiz para editarlo. En el elemento "Descripción", haga clic en el icono del clip y cargue todos los archivos necesarios. Pueden tomarse de su computadora o agregarse desde la nube de Google Drive.

7. Enciende el reloj mundial

La función Reloj mundial en Google Calendar es muy útil si trabaja con trabajadores remotos de todo el mundo. Con su ayuda, puede averiguar fácilmente qué tiempo tienen, directamente desde la interfaz.

Abra "Configuración" haciendo clic en el elemento correspondiente en el menú con un engranaje en la parte superior. Busque "Reloj mundial" en el lateral. Active la opción Mostrar reloj mundial y luego agregue las ciudades donde viven sus colegas. Y su hora local se mostrará en la barra lateral.

8. Notifique a los invitados por correo electrónico

A veces es necesario informar a los invitados a una reunión para que hagan algo; por ejemplo, llevar sus computadoras portátiles o leer algunos materiales con anticipación. En principio, puede escribir sobre esto en los comentarios del evento, pero es más confiable atraer la atención de las personas por correo electrónico.

Para hacer esto, abra el próximo evento y haga clic en el icono del sobre. Y se le pedirá que escriba un mensaje que se enviará a todos los participantes invitados.

9. Agrega puntos de encuentro específicos

La ventaja de los eventos planificados en el "Calendario de Google" es que puede adjuntarles enlaces a "Google Maps". Por lo tanto, no tiene que llamar o escribir a los participantes de la reunión y explicarles durante mucho tiempo y de manera tediosa cómo llegar allí.

Vaya a las opciones de reunión y busque el campo "Dónde". Ingrese la dirección allí y Google la encontrará. Ahora, cuando el invitado abre el evento, puede hacer clic en la dirección y ver el lugar de reunión en el mapa.

10. Agrega calendarios interesantes

Google le permite suscribirse a los llamados calendarios interesantes. En ellos podrás ver, por ejemplo, el calendario de festivos de tu zona, eventos del mundo del deporte o las fases de la luna.

Busque la sección "Otros calendarios" en el panel izquierdo y haga clic en el signo "+". En el menú que se abre, seleccione Calendarios interesantes. Marque las casillas a las que desea suscribirse y aparecerán en su agenda.

11. Comparte tus calendarios

Si es necesario, puede hacerlo para que otros usuarios puedan ver (o incluso editar) sus calendarios. Esto es útil si está administrando un equipo de colegas y desea que estén al tanto de todos los próximos eventos. O es un estudiante y ha creado un horario de conferencias para sus compañeros de clase.

Desplácese sobre el calendario deseado en el panel izquierdo y haga clic en los puntos suspensivos. Selecciona Configuración y uso compartido. En el menú que se abre, en la sección "Permisos de acceso", puede hacer público el calendario (para todos los usuarios de Internet), agregar conocidos individuales (para esto necesita su dirección de correo electrónico), o copiar el enlace al calendario, que debe luego se enviará de la manera que más le convenga.

12. Utilice teclas de acceso rápido

Usar el teclado puede ser más rápido y eficiente que mover el cursor del mouse. Google Calendar tiene una buena cantidad de teclas de acceso rápido, una lista completa de las cuales se puede encontrar. Éstos son algunos de los más útiles:

• C - crear un nuevo evento.
• Retroceso o Borrar - eliminar evento.
• / - ir a la barra de búsqueda.
• Números del 1 al 6 - cambiar la vista del calendario: día, semana, mes, año, agenda.
• t - ve a hoy.
• k o pag - desplaza el calendario al rango de fechas anterior. Es decir, si tiene un calendario en vista de mes, se desplazará al mes anterior. Si está en modo día, el día anterior y así sucesivamente.
• j o - desplazarse por el calendario al siguiente rango de fechas.

13. Arrastrar y soltar eventos

Si creó un evento, pero se perdió el día o la hora del día, no es necesario ir a la configuración del evento e ingresar los números manualmente. Tome el evento y arrástrelo al día u hora deseados; de esta manera será más rápido.

14. Utilice Google Tasks

Google Tasks es un sencillo administrador de tareas integrado directamente en Google Calendar. Para abrirlos, haga clic en el icono azul en el panel de la derecha y verá una lista de sus tareas. No hay tantas funciones como algunas Wunderlist, pero las tareas de Google siempre están frente a tus ojos.

Puede agregar nuevos casos, editarlos, asignarles una fecha de vencimiento y repetir la frecuencia a través del panel en la interfaz web o a través de Google.

15. Deshacer acciones innecesarias

Finalmente, un pequeño truco. Digamos que creó un evento, le proporcionó diligentemente una descripción, le adjuntó un montón de archivos, lo coordinó con todos sus colegas y luego lo eliminó involuntariamente.

¡Calma! No tienes que recrearlo. Simplemente presione la combinación de teclas Ctrl + Zy se restaurará el evento eliminado. De esta forma, puede deshacer cualquier actividad involuntaria del calendario. Esto es un poco oscuro porque la interfaz no tiene un botón "Deshacer", pero es muy útil.